バックオフィスこそ、他企業交流をすべきだ。
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バックオフィスこそ、他企業交流をすべきだ。

表題のとおりである。3社経験してきてよく思う。

バックオフィス…管理部門…とひとくくりにするのもなんだが、総務・人事・経理・法務・情シスエトセトラエトセトラ。会社によって呼び方は変わるし業務範疇は変わるが、要は「会社が、社員が活動するにあたっての仕組みを整えたり動かしたりしている」部署のことを本記事では指す。この仕事はよく経営層や現場から軽めに見られたりすることがある。売上をあげない部署だから、「(どの会社でも同じだし)誰でもできる」から、などなど。 まぁ確かに稼いでくれる部署あってこそですよねと思わんこともないが、あまりにも軽んじられすぎてはいないか、アップデートされないままではないか、投資されるべきではないかと思わなくもない。なぜならやはり「仕組みを整えたり動かしたりしている」からであり、「みんなが働くにあたっての土台」となっているからだ。

ここがしっかりしないと、みんなが働くにあたって足を引っ張ったり、いらん手続きが増えたり、「なんじゃうちの管理部門は」となってしまうことがあるからだ。現場の人たちが現場のことにフォーカスできるかどうかというのは、割とこちら側のやりようにも関わってくる。

 現場への影響という話だけではなく、管理部門系のスキルセットやアンテナにも関わる話だと思っている。人事制度の細部や給与制度の細部を見ていこうという話ばかりではなく、本記事の趣旨は「仕事の進め方」の部分である。

どういうことか?例えば勤怠管理の話をしよう。1社目では社員に紙の勤務表フォーマットを配り、手書き押印させ、上長からも押印をもらい、各営業所から本社へFAXを送らせるという手法をとっていた。担当者はそれらの勤務表を1枚1枚確認し、給与計算へと結びつけ、年次有給休暇の残日数を管理していた。この会社にとっては「ソレが当たり前」だった。2社目では勤怠管理のシステムが入っていた。日々の入力、週の締め、月次の締めを本人-上長ラインで行い、人事が最終締めをする仕組みだ。そこから給与計算システムへ自動で流れていた。3社目でも勤務システムは入っていたが、週と月の締め概念はなかったし、給与システムへの流れ込みとその後の処理についてはアウトソースをしていた。

同じ勤怠~給与ラインでも、全然仕事の進み方と常識が違う。どれが良いのか悪いのかという話ではないが、結局やること(what)は同じなのに、やり方(how)は多岐にわたる。それから自社の人数や性質や環境等に合うやり方を見つければよいと思うのだが、今までこうだったという思考に陥ってしまうケースが多々ある。

今のは勤怠管理や給与計算といった話にフォーカスしたが、管理部門系ではよくある「社員に何かを配る・依頼する」⇒「回収する」みたいな日常の仕事でも、紙を配って回収して転記するのか、メールでやり取りするのか、メールにエクセルのフォーマットをつけてやりとりするのか、Formsのようなアンケートフォームを使うのか、自由記述なのか選択式なのか。集計もマクロでバーッてやるのか手で転記するのか関数をガチガチに組むのか。

こういう部門で働くと、(働き始めると)陥りがちなのだけれど、「これをしなきゃいけない(what)」という法や会社規則を守らんとすることと、「こうやらなきゃいけない(how)」を混合してそのままになってしまうケースがある。「このエクセルとこのエクセルを使って、給与があっているかを確認しなきゃ」みたいな。目的は給与があっているか確認することであり、このエクセルとこのエクセルを使うのは、別にマストではないのだ。でも頑なに手順を守ろうとしてしまう。だって今までそうやってきたから。

 会社での仕事の進め方 みたいなのは、どこでも通じるものではなくその会社独自の物が多い。それが効率的なのか、どうなのか。固定的な概念に陥っていないのか。その際に、1社しか知らないのであれば、その中の常識でしか測ることができない。だからこそ、よその会社のやり方についてアンテナを張らないといけないが、こういった「仕事の進め方」みたいな情報はあまり世に出ていない。管理部門・バックオフィスの仕事の進め方なんて書籍でマニュアルになっているものでもないし、社労士や弁護士先生は「法的な」話には詳しいが実務的にどうかという話はまた別になる。 

だから今回の提案になる。よその会社はどんなことしてるんだろうなぁという発想、交流が大事なのではなかろうか。もちろん制度の中身などの社外秘情報はあるにせよ、実務担当者が実務を行う上でのアレコレについては、もっと気軽に情報を交換したいものだ。このシステムが便利だったよ、あのサービスを導入してみたいんだけど。なんか社員が全然勤怠入力してくれないんだけど。そういった日々の悩みを、取り組みを、解決策を、「よその会社でも同じこと(what)をしている」管理部門だからこそ、ぐいぐいと人材交流して、いろんな環境のアップデートをしていきたいものだ。

こういったものを考えるとき、例えば人事であれば世にでているのはその3段階上にあるような人事制度や福利厚生、採用方針、教育方針などの(経営が絡む)施策レベルが多い。

わかる!わかる!未来の人事とかの視点を持つ大事さはわかる!人事という仕事を考えるとこういった仕事こそがミッションであり、目の前の仕事(作業)ばかり見ていても駄目なのもわかる。(ん?駄目か?)ただ、それで無駄な時間を費やしている事実だってある。現場の取り組みレベルから変えていくべきな点は、山のようにあるはずだ。そしてそれは、地味だけど大きな改善になっていく。

とまぁ、色々と考えていたが、現場から「こんなやり方はおかしい」「やりづらい、わかりづらい」という声が上がってくるなら良い。外に向けた仕事と中に向けた仕事が融合して、チームで動けているならそれに越したことはないなぁ、とも思った。そういった関係性でありたい。バックオフィスと現場は利害関係じゃなくて、一緒に事業を進めていく中でどちらも必要で、相互で補い合っていくような関係性を築くのも大事。バックオフィスは経営を考える必要もあるが、現場目線で考えることも重要なのだ。こればっかりは忘れてはならない。


…と、やりたいやりたい言ってないで、調べんかいと思ったので調べてみます。

全部東京やんけ!!!!



(本記事は、いろいろ雑多なことを書いているブログから抜粋したものです。特定分野だけnoteにも展開していこうかなと)


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大阪に生息する会社員。 ゲームのことや本のこと、たまーに仕事のことを書きます。