業務がオンライン化されるなかで必須となる能力とは・・・？

新型コロナウィルスが猛威を奮い、外出自粛がとなるなか、多くの企業が自宅勤務を発表し、これまで好調に伸びていた「シェアオフィスビジネス」さえも人っ子ひとりおらず、家で過ごすことを余儀なくされているわけですが、

一方で、ZOOMやSkypeなどを使えば、どこにいても滞りなく仕事の打ち合わせができ、人とコミュニケーションができる世の中でもあるわけで。

ビジネスツールとしても、メールのみならず、ChatworkやSlack、FacebookにLINEなど、すでにオンラインで業務を進めるものが溢れていて、本来なら、こうやって強制的にオフィスがなくなったとしても、業務に支障はないはず・・・。

だけれども、これまではオフィスに集まって仕事するのがメインストリームだった。それはやはり、どうしたって対面が主で、オンライン、つまりネットはおまけ的な扱いだから。

それが、コロナによる強制力が働き、あらゆる業務がオンライン化されるにあたり、一人一人の実力が試され始めるだろう、と予測している。オンラインでもこれまでと変わらないパフォーマンスを出せるのか？という、高い「業務遂行能力」という点が問われてくる。

昨日は、弊社としては、事業としてではなく、社会貢献活動、つまり、ボランティアとして参画させていただいているプロジェクトのキックオフミーティングを急遽、ZOOMで開催することに。ファシリテーターはこのプロジェクトオーナーさんでありその方がとてつもなく、オンライン業務に慣れていたということもあるが、リアルで、オフラインで会うことよりは、人の温もりや感性、感情をダイレクトに肌で感じる、ということは薄れるものの、オンラインであっても、十分に盛り上がり、プロジェクト成功への”気”を高めることができた。

オンラインでもいいじゃん〜！！

っていうことだけではなくって、振り返ると、この成功の裏にある”業務遂行能力”が肝なわけで、オフラインで慣れきってしまって「対面こそ命」な感覚から抜け出せないでいる場合には、なかなか、ここまでの結果にはならなかったと思うわけです。

さて、では、その、オンラインに切り替わると俄然、必須となってくる能力とは何か・・？というのが今回のコラムのテーマです。さぁ、行ってみよう〜！

オンラインとオフラインで、結局、一番違うのは何？

コロナを皮切りに、「どんなにネット社会になったとしても、やはり直接会わないとね〜。」とか「オフィスじゃないと出来ない仕事があるよね〜」とか、アナログ頼りな企業・人は、強制的に活躍の場が減る事態となっているかと思うのだが、

まぁ、確かに、「人と直接会ってできること」の方が確かにコミュニケーションは楽な訳です。

ここをもっと掘り下げてみるに、直接会うということは、伝えられる情報量が膨大にある、ということ。

言葉にわざわざしなくても、その人の持つ、オーラ、雰囲気、思考の癖、表情の機微、などの、非言語の情報が伝わるから。

なので、特になんの前触れもなく、会ったとしても、会うことで、雰囲気を察知して、その場でさくっと会話して解決、ということも往々にして起こるもの。意図せずしてたまたま会えたことで、偶然にそこで話が膨らみ、意外な角度から、その時持っていた課題が解決する、などということもある。

つまり、「コミュニケーション」という観点での難易度が低いのが、対面な訳です。相手がどういう人か、非言語の部分で伝わることで、自分と相手との会話の着地点が見つけやすいということ。

では、その点、オンライン化するとどうなるで。どれだけWifi環境が整っていても、通信にちょっとしたタイムラグがあったりするため、表情の微細な変化や発するオーラまでは、画面をずっと凝視していないかぎり無理だし、

よくあるオフラインの直接のミーティング風景である、その会議室のホワイトボードに、ささっと誰かが図解したり、話し合いを整理した図を参加者全員が確認しながら、議論を前に進める、ということは出来なくなる。

「その場の空気感の共有」というのも、どうしたって、オフラインほどには、オンラインでは出来ない。物理的な場所がそれぞれ違うからだ。

オンラインでも十分に人と打ち合わせできるツールは数多く生まれてはいるが、そのツールを使う側である人間にも、オフラインではあまり極めなくてもよかった能力が必要となっていることは、想像に難くない。

まとめると、業務の進め方で、オンラインとオフラインで何が一番違うのか？というところは、オンラインでは、オフラインでは無条件で出来ていた「非言語でも伝わっていた情報の伝達」や、「その場の空気感の共有」というものは、努力しないと難しい、ということが一番の違いなのではないか、と思う。

この違いを埋める鍵とは

コロナがきっかけとなったに過ぎなくて、これからの業務は、オフィスに集まることを前提とした在り方ではなく、日本全国津々浦々、そして、世界中の人と物理的な空間は別な者同士が仕事する必然性が出てきた時に、オンラインでもオフラインと同じだけのパフォーマンスを発揮できる人が、より活躍できるし重宝されるのは間違いがない。

としたら、このオンラインとオフラインでのパフォーマンスの違いを明確に理解し、その溝を埋めうる能力を高める必要があるということだ。

では、具体的には、どんな能力が必要となってくるであろうか。私が実際に海外ともオンラインで仕事してきた際に失敗も成功も体験してきて思うのは、

段取り力と書類作成能力が必須だと思うわけだ。

業務のオンライン化で必須の段取り力とは

段取り力をさらに分解すると、目標設定力・想像力・準備力の３つだ。

オンライン化される上で重要なのは、わざわざオンラインでも集まるに値するように、一つ一つのミーティングなり顔合わせなり、どんなことを達成する必要があるのか、明確なゴール設定が必要となる。

さらに、その目標、ゴールを達成するために、必要な要素は何か、どんなことが障害となりうるか、オンラインでも確実にコミュニケーションがなされるためには何が必要なのか？という想像力が必要となる。「段取り」するにも、どういう順番で物事を動かすべきか、ということを想像できる力から得られる結果だ。

さらには、想像して終わり、ということでは設定した目標が達成出来ない。最悪の状況まで想像して、そのために何重にも準備できるかどうか、準備のための行動ができるか、も大切だ。（私は結構、この準備を疎かにして幾度となく自暴自棄になったりしている汗💦）

想像力を働かせたら、必要な事前準備を書き出し、それを確実に行っておく必要がある。例えば、参加への個別の根回しや下調べ、といったことも準備力に入る。さらにこの準備力を支えるなかで、欠かせないのが、次に触れる「書類作成能力」だ。

業務のオンライン化で必須の書類作成能力とは

段取り力のなかで、「準備する」必要のあるものが炙り出され、そのうちの一つが、目標を達成するために必要な「書類」である可能性は高い。対面で会うだけなら、その場でささっとメモやホワイトボードに書き込んで、意思疎通や思いの共有ができるが、オンラインだと、「即席な手書きの共有」にどうしても限界がある。

iPadのペンシルなどを使ったり、ZOOMのホワイトボード機能を使ったり、と出来ないこともないが、ツールありきだったり、ツールへの慣れの問題も生じてくるからだ。（もちろん、それを見越して時間をかけて使い慣れておく、ということも一つの”準備”である。）

なので、思い描いている図柄、図形、表などがあるなら、事前に資料として書き起こしておいて、それをオンラインのミーティングで画面共有する、相手に同じ資料を見ながらミーティングに参加してもらう、という「段取り」が必要がある。

その際に、「書類形式」も、臨機応変に対応できると尚良い。伝える内容によっては、パワーポイント資料がいいこともあるし、ワードがいいこともあるし、エクセルがいいこともある。

さらには、業務のオンライン化を促進する「GoogleDocs」というツールもあり、各自のPCのローカルに保存していては共同で作業・編集出来なかったことが、すでに何年も前から、共同編集ができるという、サービスが出始めた当時から画期的だと感じたツールも、もはや一般化しつつある。

こういったオンラインの場面で、さっと適した書類形式を選べて共有できるのも、必須能力。

なので、パワーポイントが苦手なんです、ワード・エクセルが苦手なんです、GoogleDocsは使ったことがない、などというツールへの苦手意識がある人は、今のうちに慣れておくことが必要だ。オンライン業務を自らが動かしリードしていくことが難しくなってくるからだ。

ツールの選び方は場数をこなしていけばいいのと、その団体ごと、企業ごと、業務ごとに推奨ツールがあるだろうから、それほど特に心配はないのだが、これまで企業人の時から仕事してきて思う、オンライン化においてはかなり残念だと思う人は、悲しいくらいに「文章力」「書類作成能力」がない人、なのだ。

企業勤めの時も、何を言いたいのかわからない絶望的な文章、書類、というのを見る機会があったが、そういう書類をたくさん見てきて思うことは、そのまとまらない書類を見ただけで、その人の頭の中の整理されてなさ具合が透けて見えてしまうからだ。

熟慮していない。思考していない。なんとなく感覚だけ。
それが文章に現れてしまう。

だからこそ、書類には、「その人自身の思考力」が現れてしまうし、それだけで相手からの信頼を勝ち取ることもできる一方、あまりにひどいクオリティだと、一発で信用を失ってしまう。事実、法務という部門で、最重要かつ難度の高い「契約書」を扱う部署で、あらゆる「書類」を作成した身分として、書類のクオリティから、物事を動かすキーパーソンを見抜いていたことはよくあった。

ますます言語化/文章化は避けて通れない

オンラインであれオフラインであれ、人の頭の中にあることは、何かしら言語にしないと人に伝わらない。

それでもオフラインであれば、前述したとおり、非言語で伝わる部分も多分にある。雰囲気、機微、表情、など微細なものから言わんとすることがわかる、ということがある。しかし、どうしても、オンラインとなると、オフラインで伝達可能だったものが、伝達がされないことが往々してあるので、より言語化能力が必要となり、さらには、それを相手が読みやすい形の「書類」に落とし込む能力が必須なのだ。

「こんなことを考えています」「こんな内容の事業をやりたくて承諾して欲しいです」など、メール、ワード文書、パワーポイント、どんな形式であっても、その時その状況に応じて、適切な書類が作れることは大事だ。

これは、スピードが大事な時に、極端に粒度も完成度も高い書類を作れということでもない。粗があってもいいから、スピード重視で簡潔な書類が求めらられることもある一方、重要かつ社外にも出すような綿密性が必要とされるため、時間をかけてでもじっくり作成すべき書類もある。

つまりは、臨機応変に記載する粒度や完成度を変化させられる能力も含めての「書類作成能力」なのだ。

で、こういった能力について熱く語っているのはなぜか、というと、私は、この「書類作成能力」はどうやって身につくのか？について研究しているから。

i-Readyスタッフになることで鍛えられる能力

手前味噌ではあるのだが、最近改めて思うのは、弊社で提供するi-Readyという法務体制構築サービスの業務推進力を支える根本能力は、この「段取り力」と「書類作成能力」に他ならない、と思っているのだ。

会社組織というは、長らくそこに勤めて完全に内部に入り込んでしまうと、他社や世間との客観的な比較が出来なくなってきて、会社文化が当たり前になってしまうことがある。すると、構造的な課題や業務の無駄が見えにくくなっていく。

i-Readyとしては、法務体制構築、という切り口で複数社を支援させていただいているが、法務やコンプライアンス周りについてのフィルターから、会社が再定義すべき「会社の本来のあり方」を見出していき、適切なリスクテイクができる、攻めと守りのバランスの取れた組織作りに貢献しているという自負がある。

すると、会社全体が向かうべき本来の姿という目標設定も含めた、段取り力、そこに向かうために会社内外の方を巻き込んでいくべき説得資料ある書類作成など、「法務」という枠組みに捕われない支援をする上で、超絶大事な能力なのだ。

法務というのは一般的には契約書をチェックするだけの部署、と捕われがちだが、契約書を作成し審査できるというのは、そもそも物事を立体的に多角的に捉えられて初めてできることなのである。

文書に落とし込める、書類を作成できる言語力があるということは、世界を的確に切り取る視線や鑑賞力がある、ということに他ならないからだ。

その能力を元に、企業の経営陣に、リーガルの観点も踏まえた的確なアドバイスができる社内のキーパーソンとして活躍できる人材となっていく、というのが、i-Readyサービスの一員として、i-Readyスタッフとして働くことの一番の醍醐味だと感じている。

オンラインが進む世の中だからこそ必須な能力をi-Readyでは「契約書が理解できる、契約締結マインド、コミュニケーション力」が、業務に当たる過程で高められるようになっている。i-Readyを卒業しても、必要不可欠な能力が身につくわけなので、是非とも、i-Readyで鍛えられて、社会に巣立って行ってもらいたい。いや、ずっと、仲間でいてくれた方がもっといいのだけれどもw