リモート秘書を活用して業務を手離れさせませんか？
時間が足りない、コストを下げたい、人がいなくて困っている、会社内でそのような課題はありませんか。リモート秘書を活用し業務の一部を手放すことで、そういった課題を解決できる可能性があります。本記事ではリモート秘書ついて紹介します。
リモート秘書は外注手段
リモート秘書は外注手段の1つです。まずは外注に関する情報を整理します。
外注は現代では当たり前
一昔前は会社内の仕事は全て会社内の人が行なっていました。
その後、業務の一部を専門として対応するBPOサービス提供会社が現れ、経営の合理化や人材不足などを理由に積極的に業務を外注する企業が増えてきました。
アウトソーシングに拍車をかけたのがクラウドワーカーや個人事業主、リモート秘書の台頭です。低額で利用できることからより幅広い企業に受け入れられるようになり外注が手軽にできるようになりました。
価格や契約形態、サービス内容が異なるBPOサービス提供会社、クラウドワーカー、個人事業主、リモート秘書などの幅広い選択肢の中から発注先を選択できるようになった現代では、労力を確保するとき、社内人材を活用するのではなく外注するのが選択肢として当たり前になりました。
そもそも外注とは
本記事でも登場する外注という用語は、外部の業者や個人に仕事を発注することを言います。外注は、正式な契約形態を指している分けではありません。外部へ仕事を発注すること全般を指し、契約形態は派遣や請負、委任/準委任などに分けられ契約ごとに異なります。
外注の発注先
これまでに紹介したように発注先の選択肢は複数あります。企業は複数ある選択肢の中から自社に合った発注先を選択し業務を委託します。代表的な発注先についてもう少し詳しく説明します。
クラウドワーカー
クラウドワーカーとは、インターネット上で不特定多数の人に業務を委託するクラウドソーシングを使って仕事を受ける方のことをいいます。
インターネット環境があれば仕事情報を閲覧でき、かつリモートで業務遂行ができることから幅広い方がクラウドワーカーとして働いています。クラウドワーカーには、主婦や大学生等の働く場所に制約がある方から、会社員の副業として働く方、個人事業主として仕事を受ける方など様々です。対応価格や品質はクラウドワーカー次第です。
個人事業主
個人事業主とは、法人を設立せず個人で事業を営む方のことをいいます。
会社員が勤務する企業と雇用契約を結ぶのに対し、個人事業主は企業には属さず何らかの業務委託契約を結ぶことで仕事を引き受けます。システムエンジニアやデザイナー、イラストレーター、歯科医などの仕事を会社員としてではなく個人として引き受けます。中には先に述べたようなクラウドワーカーとして働く個人事業主もいます。
BPO
BPOとは、業務プロセスの一部を外部委託することをいいます。
製品開発やシステム開発、広告映像制作などの商品やサービスをつくる業務の一部や経理や労務などのバックオフィス系の業務をまるごと委託（アウトソーシング）します。アウトソーシングすることで、企業は事業の中核となるコア業務にリソースを集中させます。
BPOでは委託する業務規模が大きいため、クラウドワーカーや個人事業主では対応が難しく、BPOサービス提供会社は業務にあった専門家集団で体制づくりなどをして対応します。
リモート秘書
リモート秘書とは、バックオフィス系の業務から制作系の業務まで幅広い業務を代行するサービスのことをいいます。
クラウドワーカーや個人事業主が特定のスキルを活かすのに対し、リモート秘書は様々なスキルを持つ方を配備し、多様な業務依頼に対応します。BPOがある部門の業務をまるごと受けるのに対し、リモート秘書は各部門の業務を引き受けます。
Why リモート秘書？
なぜ近年リモート秘書が注目を集め、利用企業が増えているのでしょうか。前述したように外注先は様々あります。その中でリモート秘書が選ばれる理由は大きく下記3点にあると考えられます。
①低額スモールスタート
②時間の使い方が自由
③複数の業務に対応
①低額でスモールスタート
リモート秘書は月ごとの利用上限時間を設定し、設定した時間に応じて毎月定額料金を支払うサブスクリプション型のサービスです。
例えば月5時間15,000円プラン、月30時間60,000円プランなどが用意され、利用する方は自分の依頼量にあったプランを選ぶことが可能です。
依頼する業務が少ない方、少しの依頼から徐々に依頼量を増やしていきたい方にとっては低額からスモールスタートできる仕組みとなっています。
クラウドワーカーや個人事業主を活用することも考えられますが、この場合依頼の都度発注者を選定し、価格交渉や契約条件を交渉するため、依頼作業自体に労力を使います。
②時間の使い方が自由
月ごとに設定した上限時間に対して、その時間をどう使うかは利用者次第です。毎月自由に使うことができます。
例えば毎月発生する給与計算やデータ入力等を定型業務として依頼することも、先月はバナー制作今月は調査業務を依頼することも可能です。お客様のビジネスの状況によって依頼したい業務も日々変動すると思います。先月と同じ業務を依頼しなければならないということはなく、自由に時間を使えます。
③複数の業務に対応
リモート秘書は幅広い業務に対応しています。
経理や人事、労務、総務などのバックオフィス系の業務からバナーやちらし、WEBサイト制作といった制作業務、表計算ソフトマクロ・プログラミング言語を用いたシステム開発まで、提供会社により対応業務は異なりますが、1種類の業務専門ではなく複数の業務に対応します。
依頼業務ごとに新しい外注先を探す必要はありません。
結局リモート秘書とBPOの違いは？
リモート秘書はBPOサービスとよく比較されます。言葉が違うだけで同じサービスなのではないか、違いは何かと言われることがあります。
前述したように、BPOサービスは業務プロセスの一部あるいはある部門の業務をまるごと受けるのに対し、リモート秘書は各部門の業務の一部を引き受けます。
BPOは業務をまるごと受けるのでフルタイム社員ｘ部門の人数分の業務量となり大規模となります。また法務や総務、経理の専門BPOサービスでは、依頼元の対応部署に取って代わります。
一方、リモート秘書は、単月の業務量は高々60時間程度で人を一人雇うほどでもないが外注したい規模の業務量となります。また複数の部門から少しずつ業務を依頼するといった利用方法ができます。
リモート秘書ができること
リモート秘書は、パソコン上で行なえる作業であればほぼすべての業務に対応可能です。
ただしお客様の作業効率改善を目的としたタスク遂行・解消するサービスであり、お客様からの具体的な指示や手順に沿って業務を遂行します。
弁護士法、税理士法、公認会計士法、社会保険労務士法、旅行業法その他の法令上の資格を要する業務は基本的に対象としていません。
リモート秘書の導入方法は？
リモート秘書は月額制のサブスクリプションモデルのビジネスとなります。月ごとの利用時間上限を設定し、設定した時間に応じて月額料金を支払います。
上限時間を複数用意しているサービス会社が多く、例えば月5時間15,000円プラン、月30時間60,000円プランなどからご自身にあったプランを選択できます。
短時間少額から導入できるようになっています。
リモート秘書はどういう企業が使うの？
人手不足で困っている企業、ピーク時に備えて人材を確保したい企業、事業拡張に向けて時間を確保したい企業、コストを削減したい企業など、社内の人に代わって手を動かしてほしいと思う企業の利用が目立ちます。
バックオフィス系の部署を持たず社長や幹部自らが雑務まで処理している企業、単純なデータ処理に時間をとられている企業、デザイン制作やシステム開発の雑務を代行してほしい企業などが具体例です。
リモート秘書を簡単に試す方法
リモート秘書の導入にメリットを感じていても、「結局使ってみないことには良さはわからない」という意見も少なくありません。
そこでおすすめしたいのは、こころとアシスタントの活用です。
無料トライアルでリモート秘書を体験
こころとアシスタントでは、最長3か月間の無料のトライアル期間を設けています。無料内で実際にサービスを体験することが可能です。
簡単な依頼方法
メールやチャットワーク、Slack等、普段お使いの連絡手段にてご依頼が可能です。テキスト形式での業務説明が難しい場合、テレビ会議で対応することも可能です。
幅広い業務に対応
データ入力や書類の作成、集計作業といった一般的なバックオフィス業務に加え、バナーやちらし、WEBサイト制作といった制作業務まで対応可能です。
汎用スキルを持った方とITエンジニア、イラストレーター、デザイナー、音楽動画クリエーター、マーケターとしての専門スキルを持った方がアシスタントを務めます。
品質を確保する体制
お客様からの業務のご依頼には、ディレクター、アシスタント、チェッカー、監査役のチーム体制で対応します。
ディレクターはお客様との連絡窓口・業務のディレクション、アシスタントは実務を担当します。
チェッカーは、作業品質向上のため、アシスタントの作業を総合的にチェックし、業務改善指導やフィードバックを実施します。
監査役は、サービスの品質維持・向上のため、各スタッフがサービス規定に沿って業務を遂行しているか定期的に監査し、改善指導を実施します。
セキュリティを担保
全国に設置されたセキュリティセンター内で作業を実施し、セキュリティレベルを確保します。
各セキュリティセンターでは入退室の管理、情報システムへのアクセスを保護するファイヤーウォールの設置、作業PCの定期的なセキュリティチェックを徹底します。
他社のサービスでは連絡窓口となるディレクターはサービス会社の社員ですが、実務を担当するアシスタントは大学生や主婦のことがあり、どこでどいう言った環境で作業をしているかわかりません。
消化時間を工数から換算
1つのご依頼で消化する時間はそのご依頼の工数から換算します。
ほとんどのリモート秘書では、ご依頼の工数ではなく実際に作業にかかった時間を消化します。これでは同じ業務でも作業するアシスタントのレベルにより消化時間が変動します。
消化時間を工数から換算することでお客様の想定以上に時間が消化されることを防ぎます。
無料トライアルの詳細
トライアルは、単発トライアルと継続トライアルから構成されます。
・単発トライアル
ご依頼の流れと品質をチェックする目的のトライアルです。まずは2～3時間程度のご依頼をし、実際に依頼をするときの連絡窓口のディレクターとの連絡や仕上がった納品物の品質をチェックいただきます。
・継続トライアル
業務の切り出しを目的としたトライアルです。業務の切り出しには負担がかかります。ご自身のペースで1か月～3か月かけて業務の切り出しを含めた継続的な利用のトライアルを提供します。
まずは単発トライアルからサービスを体験してみるのはいかがでしょうか。トライアルを実施することで、ご利用イメージが湧き品質が確認できるだけでなく、体験中に生じたサービスの疑問などもあわせて確認することができます。外注先を選定中の方や外注業務がまとまっていない方もまずは単発トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。
トライアルのお申込みはサービスサイトより
その他メールでも承ります。info@cocoroto-human.co.jp