メールの文面がどうしても堅くなるので、自分なりに改善してみた
メールの文章がどうしても堅くなってしまう。
先方から「そんなに堅くならなくていいですよ」と言われても、どう崩していいのかわからない。目上の方に「！」を使うのもどうかと思うし…
会社に行っていた時も、これに結構悩んでいた。自分のメールの文面が堅いことはわかっているけど、どうしても柔らかくできず、メール1件送るだけでかなり時間がかかってしまう。先輩にチェックしてもらっても、「これじゃ怖い」と言われた。結局メールの文面が堅いまま、出社できなくなってしまったわけだが…
最近また、メールを使う機会が増えた。クラウドソーシングサイトを使っているので、クライアント様とのやりとりをするためだ。でもやっぱり堅い。丁寧なはずなのに何故か圧を感じる。怖い。
最近送ったメールの文章がこれだ。
〇〇様
お世話になっております。こ林でございます。
履歴書をお送りする前に１点お願いなのですが、
貴社についてご教示いただくことはできますでしょうか？
会社名とHPのURLをお教えいただければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
これは冷たい。怖い。敵意むき出しに見える。
もちろんそんなつもりはないのだが、どうすればいいのだろうか。
文面を柔らかくするには？
もっと感じのいいメールが書きたいので、ちょっと調べてみた。
すると、恐るべき文章を発見した。
「ビジネスメール実態調査2012」という調査によると、過去1年間で、メールを受け取って不快に感じたことはありますか」という問いに、「よくある」と「たまにある」と答えた人は約49.18％もいました。
その理由を複数回答で聞いたところ、「文章が失礼」（47.17％）、「文章が曖昧」（33.67％）、「文章が冷たい」（20.83％）という理由がトップ3。「ビジネスマナーがなっていない」（18.33％）、「メールの返信が遅い」（17.5％）などを上回りました。
文章が冷たいメールを受け取ると不快になる人がいる…
もしかしたら私も相手に不快な思いをさせていたかも…？
これはもう一刻も早く直さなければならない。どうしたらいいのだろうか？
１. クッション言葉を使う
クッション言葉とは、下記のような表現のこと。
・お忙しいところ（誠に）恐縮ですが〜
・差し支えなければ〜
・誠に申し上げにくいのですが〜
しつこすぎるかなと思って敢えて避けていたのだが、逆にこれをめっちゃ多用したら、柔らかい表現にはなるはずだ。早速やってみる。
〇〇様
お世話になっております。こ林でございます。
履歴書をお送りする前に１点お願いがございます。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、
貴社についてご教示いただくことはできますでしょうか？
差し支えなければ、会社名とHPのURLをお教えいただければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
確かに、ちょっと柔らかくなった！
クッション言葉が足りなかったんだな。多用してもそこまでしつこい感じでもなさそう。でもまだちょっと堅いので、もうちょっと変えたい。
２. 書き言葉ではなく、話し言葉にする
書き言葉ではなく、話し言葉で書くといいらしい。なるべく日常的に使っている言葉を使って書き直してみよう。
そう考えてみると、誠にとか、恐縮ですがとか、ご教示とか、幸いですとかは、メールくらいでしか使わない言葉だな。メール文化面倒臭いなぁ…
〇〇様
お世話になっております。こ林でございます。
履歴書をお送りする前に１点お願いがございます。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
貴社について教えていただくことはできますでしょうか？
差し支えなければ、会社名とHPのURLをお教えいただければ大変助かります。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
結構柔らかくなったっぽい！難しい言葉を無理して使うのはよくないとよくわかった。
ついでに、「お忙しいところ恐れ入りますが」が２個も入っているので、そこも変えてみよう。
〇〇様
お世話になっております。こ林でございます。
履歴書をお送りする前に１点お願いがございます。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
貴社について教えていただくことはできますでしょうか？
差し支えなければ、会社名とHPのURLをお教えいただければ大変助かります。
お忙しいところ申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
我ながらなかなかよくなったのではないだろうか…
ここまですれば、流石に相手に圧迫感を与えることはないだろう。
最後に
何年も悩んでいたことが、10分そこら調べたくらいで改善した。これまでの悩みはなんだったんだ…
ともかく、今回はコツを学び、文面を少し柔らかくすることができた。何事もテクニックがあるものだ。今後は相手に圧迫感を感じさせないような文章が書けることだろう。
＊
それにしても、話せば10秒で終わる話を、相手に不快感を与えないように、文章が破綻しないように、クッション言葉に苦労して、こんなに時間をかけるのって正直馬鹿らしいと思う。
用件が伝わればそれでもうOKっていうことでいいじゃん。箇条書きで用件伝えればいいじゃん。礼儀を気にするなら電話とか対面で話せばいいじゃん。
なんだかメールのおかげでコミュニケーションが不便になっているような気がする。ログが残るのはありがたいけど、メリットそれくらい。だとしたら余計に箇条書きでいいじゃんか！
…と、強気なことを言っても、結局また文面に悩んでしまう弱い私である。
以下の記事を参考にしました！
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