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電話や紙ではなく「デジタル」で

電話という連絡手段の不確実性 

 日々学校事務の仕事をしていて感じるのが電話という連絡手段の不確実性です。電話しても確実に相手が出るわけではないし、話している内に内容をうっかり忘れることだってある。かかってくる電話に対し教員に取り次ぐ場合も、教員が授業などで席にいない場合は伝言を紙にメモし、それを教員の机上に置くなりしています(伝言内容をメールで送るという選択肢も考えられますが、私の勤務校では事務室PCから教員にメールが送れないという驚きの仕様)。伝言は私という人一人を経由しているため内容が忠実に伝わらないという可能性がどうしても生じます。そして、紙で机上に置くため紛失のリスクは高いです。

学校からの連絡はいつも「紙」

 2018年版情報通信白書によると、2017年におけるスマホの個人所有率は20代が94.5%、30代が91.7%、40代が85.5%、50代が72.7%です。スマホが普及し、ペーパレスやデジタル化は至る所で進んでいるのに学校だけはなぜかいつも「紙」で「お知らせ」や「お便り」が来る。子どもがちゃんと保護者に渡していればまだいですが、渡していなければ学校から保護者への連絡は当然滞ります。しかも紙は紛失のリスクは高いし嵩張る。ファイリングして保管するのも手間ですし、ファイリングをしっかりやっていなければ後から見返すといったことも難しくなります。

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デジタルの方が喜ぶ保護者は多いのでは

 LINEなどのSNSアプリが普及し、テキストや音声、画像や動画の共有が格段にしやすくなっている昨今、スマホユーザーの情報リテラシーは着実に上がってきているように思います。つまり、学校からの電話や配付される書類もデジタル化してくれた方が満足度が上がるという保護者は相当数いるのではないでしょうか。
 もちろん電話がいい、紙がいいという方は尊重されるべきと思います。要するに連絡手段の選択肢を増やすことでよりきめ細かく対応していきましょう、という話です。

デジタル化した方がいいと思う他の理由は、そもそも手紙を親が見ていない可能性が高いからです。知り合いと話をしていると、「え?そんな手紙あったの?」と言われることもあって、実は子どもが手紙を渡さないことも意外と多いのです。
なぜ学校関係の書類は「紙」なの?「デジタルにして!」と本気で思う3つのもの

5割近くの保護者はデジタル化を望んでいる

 ドリームエリア株式会社による「園・学校連絡のデジタル化」に関するアンケート調査において「今後あなたが希望する、園・学校を休む時の連絡方法は?」と保護者に質問したところ、一番多かった回答は37.3%の「電話」ですが、「スマホ・タブレット(アプリ含む)」が32.0%、「専用のホームページ・システム」が14.1%、「Eメール」が10.5%となり、5割近くの保護者はデジタル化を望んでいることがわかります。
 もちろん必要に応じて電話の方が連絡方法として優れている場合もあります。子どもの体調のことや直接話して伝えたいことなどです。

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少なくとも欠席連絡はスマホの操作のみで

 「お休みの連絡をスマートフォンでできたら良いと思いますか?」という質問に対しては、約7割の保護者の方が「思う」と回答しています。単純な事務連絡はスマホでテキスト入力する方が保護者にとっては利便性が高く、教員にとっても業務負担軽減につながり、本来やるべき仕事に時間をより割けるようになるなどのメリットがあります。

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全部デジタル化するわけではない

 「園・学校からの連絡をスマートフォンで確認したいと思いますか?」という質問に対しては半数以上が「思う」(54.3%)と回答した一方で「思うが現在の方法と併用」(38.7%)との回答した方も約4割もいるため、紙とデジタルとを併用するのが最適です。
 全部デジタル化するわけではなく、紙が適している方、デジタルが適している方それぞれに合う連絡手段を選択していくことが学校に必要なことです。

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デジタルツールの活用で効率化と生産性向上を

 スマホが普及し、第5世代移動通信システム(5G)のサービス開始が目前に迫っている中、デジタルツールを有効活用しないことは文字通り「宝の持ち腐れ」です。AIやブロックチェーン、ドローン、MaaSなどなど、日進月歩で進化するテクノロジーは現代に生きる私たちにとって必修科目だと思います。テクノロジー(道具)を活かしてサービスの質を上げたり、単純作業から解放させたりしていくことが今後ますます重要です。
 学校と保護者との連絡手段のデジタル化に話を戻すと、最近では2019年4月に横浜市が学校連絡・情報共有サービス「COCOO(コクー)」を試験導入して、学校からの配布物の効率化や電話連絡の自動化などを進めています。

横浜市の試算ではシステムの導入によって教職員1人当たり1日約11分、1カ月で約3時間半の業務時間の削減につながるという。横浜市の林文子市長は「教職員の勤務時間の短縮のほか、子どもたちと直接関わる時間を確保する」と期待を寄せた。
保護者からの欠席連絡を自動対応、横浜市が教員の負担削減へ

 学校と保護者や子どもと繋ぐデジタルツールは続々と出てきており、全国の小・中・高校などで導入実績を残しています。

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COCOO/学校連絡・情報共有サービス/学校と家庭をつなぐスマートコミュニケーション
マチコミ/学校と保護者を結ぶ無料の連絡網サービス
Classi/学校ICT化を多目的にサポートする教育プラットフォーム
スタディサプリ連絡帳/先生方から、保護者&生徒への連絡をカンタン&安心にお届け
デジタル連絡帳/保護者・教師・学校が繋がり、教材活用にも活用可
学校連絡網サービスFairCast/学校連絡網の問題にNTTデータが手をあげます
学校連絡網/現場の声を取り入れた学校専用連絡網システム

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