可視化できるのは社内業務だけじゃない?! ワークフローの一歩先の活用術
1. 一連の”すべて”の業務をプロセス化するBPM
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、営業・販売・生産・物流など、これまでに個別にシステム導入されることで、分断化されたビジネスオペレーションを、一連の業務プロセスとして可視化することです。
社内の部署同士の連携はもちろん、下請け会社やグループ会社など、社外の組織とのやり取りも一連の業務フローとして可視化します。
すべての作業工程を可視化することで、問題が起きた時に状況が把握しやすい、課題を見つけやすくなるなどのメリットがあります。
また、作業工程や進捗がより明確になるので、的確に業務課題を洗い出し、経営戦略をたてることができます。
2. BPMの目的
BPMの目的は、継続的に経営課題を洗い出し、見つめなおし、改善していくことで目まぐるしく変化するビジネス環境に対する柔軟な対応力をつけることです。
社内のみならず、離れている事業所や外部とのやり取りも、一連の業務プロセスとして定めておくことで、明確に迅速に業務を進めることができます。
また、業務の構造やプロセス、マニュアルなども社内外で共有し、改善していくことで企業の経営目標・ビジネス戦略を実現することにもつながります。
実際に、BPMの導入により成功した企業の事例をご紹介します。
A社はこれまでシステム化できないとされていた、
特殊な工事準備作業をワークフロー化・自動化しました。
専門知識と経験が必要な業務ではありますが、マニュアルのルール化とワークフロー化を積極的に進めていくことで、最終的には工事の準備作業自体をシステム化することが実現しました。
システム化したことで、雛形の選択や情報入力などの定型業務がほとんど自動化され、大幅に業務時間が短縮されました。
B社はここ数年で急速にグローバル展開を行い、海外でもビジネスを拡大しています。
しかし、生産管理システムや販売管理システムが日本と海外で統一されていないために、納期の回答に時間がかかったり、製品在庫が確認できず失注や誤発注してしまったりと、多くの課題を抱えていました。
そこで組織を超えて業務のプロセス一つ一つを可視化し、課題を洗い出し改善することで、B社全体でシステムを統一することに成功しました。
ビジネス環境は急速なグローバル化やIT化など、日々変化し続けています。
1年前の当たり前が、現在の当たり前とは限らないのです。
そこで、業務一つ一つを分断するのではなく、それぞれの役割を持つ関係者が日々組織全体の業務の改善点を見つけ、継続的に成果をあげていくために、BPMを導入する企業が増えています。
3. BPMがもたらすメリット
この章では、BPMがもたらすメリットを3つ、ご紹介します。
業務プロセスの可視化により生産性が向上する
可視化により簡単に業務プロセスの課題などを発見することができるようになります。
加えて、改善や効率化などのサイクルを回すことができるようにもなります。
もちろん、業務プロセスの可視化によって生産性が向上するのは、経営者や管理担当者のみではありません。
従業員全員がプロセスを理解し、共有することが可能になるため、通常業務の生産性も向上します。
業務プロセスが可視化されるため、問題点がわかりやすくなる
業務プロセスの可視化により、誰が何の業務に取り組んでいるのか、その業務は滞りなく進んでいるかなどリアルタイムに把握することができます。
その結果、どの工程が不要なのか、コストを削減できるのか、万が一トラブルが発生した場合でも、迅速な対応が可能になります。
また、重複している工程や停滞している作業、自動化できる業務がある場合、課題を明確にし、改善できるようになります。
情報共有が促進される
多くの場合、各部門や工程は独立して機能しており、進捗や情報共有が行われにくい状態にあります。
しかし、BPMで一連の工程をプロセス管理することで、関係者全員が同じ業務フローをもとに作業を行うので、作業の進捗報告や連絡の手間を省くことができます。
また、停滞などのトラブルの発見も迅速になります。
4. ツールを活用しよう！
弊社のCanbus.をBPMツールとして活用する方法をお伝えします。
Canbus.で BPM を行う最大のメリットは、ユーザー数に関係なく、ライセンス無制限でアカウントを作成できる点です！
BPM では、一連の業務プロセスをワークフローとしてシステム化する必要があり、導入するシステムやツールの導入が必要となりますが、「ツールの導入やコストがかかる…」そんな悩みもあるのではないでしょうか。
特にユーザーのアカウント数については、各事業所や外部業者、外部企業に最低でも 1アカウントは必須ですし、作業工程や関係者が多いほど、アカウント数も必要となりますので、その分多くの費用が掛かってしまいます。
Canbus. は、BPMの機関となるワークフロー機能が充実していますし、プランに関係なくライセンス無制限で利用することができるので、社内はもちろん、外部の作業者にも個人アカウントを発行することができます。
これなら、作業工程や作業者が多くなっても費用を心配する必要はありません。
また、アクセス権や IPアドレス制限をかけることもできますので、多くの作業者にアカウントを付与するためのセキュリティ対策をとることができますよ！
このように、Canbus. のワークフローとライセンス無制限の強みを活かすことで、BPMを始めるのに最適なツールとして活用することができます。
5. まとめ
今回はBPMについて、詳しくご紹介しました。
BPMで、社内外の関わる業務を一連のプロセスとして定め、可視化することで、各役割ごとの業務を継続的に見直すことができたり、オペレーションや情報共有の効率化や組織全体の成長につながることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
この機会に『Canbus.』を導入し、BPMを進めてみてはいかがでしょうか。
☆2023/10/16（月）～2023/11/30（木）で
Canbus.の無料体験キャンペーンを行っております！
この機会にぜひお試しください☆
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？