あらゆる書類を効率的にデータ化!「DX Suite」レビュー
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あらゆる書類を効率的にデータ化!「DX Suite」レビュー

Brownies Works

今回はあらゆる書類をすぐにデータ化してくれるDX Suiteのレビュー記事です。

こんな悩みを持っている営業事務の方や、管理部門の方がいればぜひDX Suiteをお試しください。

Brownies Worksについて

こんにちは、Brownies Worksの岩澤です。

Brownies Works は、シード期〜シリーズA後のスタートアップ企業を中心に、バックオフィスの構築・運用を支援するサービスを提供している会社です。

組織規模が大きくなると業務改善の難易度があがります。

早い段階で事業サイドから管理サイドのデータフローを整理・改善し、バックオフィスの適切な運用をしていくことで、バックオフィスの改善に大きな時間を割かずに済みます。

また、そのフェーズでは資金調達や、事業への投資をするシチュエーションが増えてきます。リアルタイムに必要な情報を取得し、自信を持って経営判断するためにも「バックオフィスが正しく、かつ効率よく回っていること」はとても重要な要件になります。

DX Suiteの導入を検討した目的

当社でDX Suiteを検討した目的は、「請求処理を効率的に行うため」です。
結果として、当初の目的であった請求処理を行うには機能不足もあり導入は見送りました。しかし、DX Suiteは以下のような課題に対しては強力なソリューションになると感じました。

1)FAXや申込用紙などデータ化しないといけない紙資料が毎月発生する
2)PDFの内容を、自社システムに組み込むために手入力している

例えば、お客様から返送された紙の申込用紙や口座振替依頼書、外注業者からメールで送られてくる作業報告書、アンケートを紙で行ったときの解答用紙など、まだまだ紙やFAX・PDFでのやり取りが発生するシーンは数多くあります。

これらを手入力でデータ化するのは大変な作業です。
入力ミスも発生するのでダブルチェックも必要になってしまいます。
(私も学生時代アンケートの手入力をしていたのでその苦しみはよくわかります…)

強力なOCR機能と、チェックの仕組み

OCRによる文字認識機能を持った製品は数多くありますが、特に手書きの書類だと、読み取りがうまくいかないケースも多々あります。

しかし、DX SuiteのOCRは、以下のページでも紹介されているように精度がとても高いです。

ただ、それでもやはりOCRではうまく読み取れないものも発生します。
その場合でも、DX Suiteは人間が目視でチェックする機能も優れていました。

・使っていてストレスがない
・読み取りミスがあれば修正して、さらにそのフィードバックを保存できる。

APIによるデータ連携も可能

DX SuiteではAPIも利用できるので開発すれば自動連動もできます。

ただ、開発しなくてもCSVで吐き出せますし、通常はデータ取り込みの前に目検でのチェックをするのでその流れで取り込みをするのが良いと思います。

料金プランも3つあり、自社の規模にあった料金を選択できる

DX Suiteの料金体系は、若干のわかりにくさがあるものの、思った以上に「安い」という印象を持ちました。

3つのプランが用意されており、読み取る帳票の数に応じて選ぶことができます。

もっとも価格が安いLiteプランだと、基本料金が月額3万円で、帳票の読み取りごとにかかる従量課金部分が“1リクエスト”あたり3円となっています。

例えば「10個の質問があるアンケート用紙」を読み取ったとすると、従量課金部分のカウントは“10リクエスト”となり、3円×10リクエスト=30円の料金が発生します。

ただし、基本料金には“無料枠”が付いていて、Liteプランでは18,000円分までリクエストすることができます。

つまり「基本料金の範囲で月6,000リクエスト分まで読み取ることができる」ということになります。これはなかなか、良心的な価格設定ではないかなと思いました。

詳しい料金プランについては、以下のページをご参照ください。

freee会計への連携は、現時点では「もう一歩」

請求書処理では、取引先マスタ(取引先名、住所、振込口座など)と、請求情報を支出取引(取引先、支払金額、明細、決済日など)として読み取って、freee会計に登録します。

現段階では、このとき ”明細の取り込み” ができないことと、 ”振込口座の登録” ができません。

後者に関しては、DX Suiteで振込口座の情報は読み取れるのですが、そもそもfreee会計に取り込む上で必要な情報が請求書に記載されていないことが多い」という事情があります。

振込口座を登録したい場合、freee会計側では銀行名や支店名の他に、銀行コード・支店コードも取り込む必要があります。一般的な請求書だと、ここが記載されていないことが多いため、DX Suiteで取り込んだCSVからは取り込みができません。

freee会計と連携できるアプリも提供されていますが、このアプリを介すと読み取った後のチェックをDX Suite側でできません。
そのため、DX Suiteが読み取った情報が間違っていた場合、そのままfreee会計にも間違った情報が登録されてしまうことになります。このあたり、もうひと工夫欲しいところでした。

【現状の結論】請求処理はLayerX 、それ以外の帳票を取り込むならDX Suite

この記事を執筆した現時点の個人的な見解ですが、請求処理を最適化するなら「LayerX インボイス」、それ以外の帳票を取り込むなら「DX Suite」を選択します。
(LayerXインボイスについては、また別のnoteにて解説したいと思います。)

有償ツールの場合、自社の課題がどこにあるのか、新しいツールを入れてまで本当に最適化する必要があるのか、導入前に検証したうえで判断することが大切です。

ただ、検証にはそれなりのリソースが取られますし、ツール選定の勘所がつかめていないと判断もなかなかできません。

Brownies Worksでは、御社の課題をヒアリングした上で、ツールの選定や導入の支援も行っております。

「新しいツールの導入を検討しているが、検証する時間が取れない…」「何を決め手に判断したら良いのか、勘所が分からない…」という方は、ぜひ一度当社にご相談ください。



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