【毎日の仕事に】メモ・引継ぎ・スケジュール機能をまとめたアプリを作ってみた

こんにちは！小売業に勤めている「ちいよわ」です。今回は自身の業務課題と部署内の業務課題もまとめて解決しちゃおう！というアプリを制作しました！アプリ制作ではGlide（グライド）というツールを使用しています！前回の記事から制作中に一部変更した部分もありますが、よければ前回の記事もどうぞ！

↓↓↓前回の記事はこちらから！↓↓↓

1.Glideに全部まとめちゃおう！

1）WordのTodoリストもっとラクにできたらなぁ

実は私、職場ではとにかくメモするメモ魔です。上司や部下からの依頼内容をメモし、優先順位順にWordでTodoリストを作成し、完了したものを消込しつつ新しいメモ内容を追加していき・・・と今まではWordでTodoリストを作成していました。

ただ、消込しつつ新しい依頼内容を同じメモ用紙に手書きしているとメモ用紙がごちゃごちゃしてきて見づらくなってしまい、Wordで整理しなおしていたのですが、もっとラクにできたらと常々思っていました。

できたらなぁ・・・

2）部署内での引継ぎ問題

部署内のメンバーにも話を聞くと、引継ぎ内容を誰かがやってるよねとみんなが思い込んでいて、実はできていなかった！という業務引継ぎの問題が見えてきました。

じつはできていなかった！

3）部署内でのスケジュール問題

また、セールのタイミングやいつからあったかグッズの商品を並べるのかが共有しきれていないというスケジュールの把握の問題も見えました。

時間に追われるーーー

4）目標：メモ・引継ぎ・スケジュール機能をまとめたオリジナルアプリを作る！

そこで部署内での引継ぎ問題とスケジュール問題、自身のメモ問題を解決できるアプリ制作を目標としました。Glideというツールを活用し作成したものがこちらになります！

やりたい完成イメージです

2.制作したものがこちら！

1）引継ぎ機能

左から一覧リスト・新規投稿画面・詳細確認画面です

左側の写真のようにリスト化されて一覧表示されます。新しい引継ぎ内容があった場合は右上の+Addボタンを押すと真ん中の画像のように新規内容を投稿できます。入力内容は以下になります。

①誰から
②誰に
③投稿タイトル
④投稿内容
⑤投稿日時
⑥必要な場合は画像

投稿日時の新しい順に一覧の上側にリスト化されていきます。投稿内容をタップすると投稿内容の詳細を確認することができ、確認者ボタンを押すことで確認済みの方と未確認の方が一目でわかるようにしています。

2）スケジュール機能

左側からその日のスケジュール一覧・内容確認画面です

何時に何をいつまでにするのかをスケジュールとして入力し、確認できます。進捗や補足説明をコメントで説明できるようにもしています。こちらも確認者ボタンで未確認者が分かりやすいようにしています。

3）メモ機能

左からそれぞれのメモスペース・メモ内容確認画面です

こちらはそれぞれが仕事中に忘れたくないことを個人的にメモしておく機能です。新しいメンバーが加入した際は右上の+Addボタンで新しいメモスペースも追加できます。

3.制作した結果

1）メリット

①アプリのためスマホさえあればいつでもどこでも確認可能
②情報確認する場所をアプリ1つに集約できた
③検索バーがあるため記憶があいまいでもキーワード検索でヒットできる

いままでは引継ぎなどはノートに書いていましたが、ノートのしまっている場所まで移動せずとも情報確認できるため、時間短縮ができました。また、引継ぎと今日行うことの確認書類が分かれていたため、こちらも1つにまとめることで時間短縮となっています。最後は記憶があいまいだったとしてもキーワード検索で過去の引継ぎやスケジュール内容を確認することができます。

アプリ機能によりのメモもスマホでいつでも確認と情報の更新ができるようになり、パソコンでの事務作業時間が短くなり、売場内での業務時間が増加しました。部署内でも引継ぎの未確認者が分かりやすくなったため、「確認した？」の声掛け確認も促しやすい環境にすることができました。全員がスケジュールの確認のしやすさから先を見越した業務を行ないやすく、業務の下準備を行なう業務の逆算行動をとりやすくなりました。

すべてを手のひらに！

2）部署内の反応

「便利！使いやすい！こんなの作れるんだ！」などおどろきと好意的なコメントを頂けました。スケジュールアプリを使用している方もいましたが、「誰が見たのか確認できる機能はないので確認ボタンはいいですね」と言っていただけました。アプリ内容は当初ToDoリストを作ろうと思っていましたが、メンバーからはカレンダー機能のほうが人気でした。自身の必要と思う機能と求められている機能の違いを感じることができ、実際にみんなの声を聴く重要性を感じることができました。

3）改善点

「引継ぎ機能とカレンダー機能にもメモ機能にあったように画像が投稿共有できると、ビジュアルで情報共有ができるし、依頼された内容がどこまでできたのかの報告にも使えるので追加してほしい！」という要望があり、今回紹介させていただいた記事では修正反映しています。

4.制作してみて思ったこと

1）Glideについて

今回はGlideを使用してアプリ制作を行ないましたが、Glideの中身のデータの作り方はExcelとなっており、Excelであれば通常業務でも毎日使用しているためとっつきやすいツールでした。また、Excelのデータをある程度自動で反映してくれるのですが、データを読み込ませた直後から使いやすいアプリの見た目で反映してくれるので完成度が高く見えやすいです。

Googleカレンダーや既存のスケジュール管理アプリやメモアプリもありますが、自身の困っている業務課題をまとめて一つに集約し、自身の業務課題に特化したアプリを比較的簡単に作ることができました。

Glideの無料版だとデータは500行まで、ストレージは100MBまでと制限もあります。

2023年9月時点

2）内容はデジタルだけど、やっぱり人のつながりが大事

アプリ制作にあたり、部署内のチームメンバーにどんな問題があるのかを聞いてみたり、制作したアプリを都度試してもらったり、上司や部下からアドバイスをもらったり、自分の視点にはなかった着眼点があったりと助けられる場面が多々ありました。アプリの機能も部署内のメンバーの助けになればと作ったものでもあるので、内容はデジタルですがアナログなつながりも大事だとも感じました。

いつもありがとう！