社内コミュニケーションに日報がオススメな理由
日報は入社時の認識のズレと期待値のギャップをできるだけ埋めることができるツールだ。また、継続して日記のようにオープンな場所で扱うことができれば、誰が何をしているか一番知りたいことが明らかになる。
日報とはなんだったのか
私も新卒入社時に日報を書いていた。
上司に紙で決まったフォーマットに対して今日あったことを記して、その時々を報告。報連相の一貫かなと思いつつ書いていた。たまにツッコミをいただいた記憶がぼんやりある。学校の先生に毎日書いてコメントを添えられる日々の活動記録に似ているなと感じた。ただ、それだけだった。
その効果はどこまであったのか当時は疑問だった。だが、マネージメントする立場になった時に日報あると便利だなと感じることが多々あった。せめて日報は入社時だけでも書いてあるとコミュニケーションが円滑だと感じた。
日報とは
ビジネス用語ではあるが辞書には言葉として掲載されている。
③毎日書かれる報告書。 「セールス－」（三省堂 大辞林 第三版 より）
この毎日書かれる報告書に当たるものが日報と言って差し支えないだろう。古いマネージメント視点だと上司への報告書になる。紙のフォーマットであればいくつかツールとして用意されている。
日誌という言葉の方が馴染み深い人もいるかもしれない。
日報の書く場所は紙からWebへ
日報は特に決まった書き方はない。その日あったことをその日の就業の終わりまでに記載して上司やメンターに提出する。読む側はコメントを添える欄があってフィードバックする。これが日報の基本方式だと思われる。
紙に書いて提出する職場もあるだろうが、今だとWebツールだ。
フラットな職場だと閲覧可能なクローズド気味なWebことグループウェアに提出してタイムラインがあって、みんなで閲覧やコメントができるというのが一般的かもしれない。
社内のナレッジそれもゆるいナレッジ置き場には必ず日報がタイムラインのトップとして君臨する。その場が提供されている理由は誰が何をしているかは上の立場になればなるほど知りたいからだと最近感じる。
そんな環境下で、日報となる今日やったこと・明日やることを記載して、モチベーション具合や苦労っぷりを添えて、見ている人やメンターをしている人が心境や進捗を読み取れて重宝する内容となるだろう。
みんな快適にすごいてほしいしそのために何をしているのか知りたいのだ。
そうなると、日報というより日記となり、どんな立場の人も誰が何をやっているかを知りたい状況が発生し、活用できると心理的安全性が高い状態を保つことができる・またはできているということに繋がる。
今回はオープンであることを前提に書いているが、クローズドな場所でのやりとりよりそのほうがより活用範囲は広がると思われる。そうなると紙である必要はないし、保存・閲覧の点からもWebツールのメリットは高い。
コメントを非同期に添えることができるツールを使う
ツールの話になるとどんな形のツールとなるが、コメントしたことや更新したことがわかりやすいツールを使うと良いだろう。リアルタイムでやりとりする必要はない。更新がわかったタイミングで見れるとよい。
この非同期というのが大事。日報の良さは非同期型コミュニケーションが可能ということに尽きる。メールやLINEのような即時ツールとは違う、一度書いて出した後に、何かのタイミングで閲覧・コメントを添えれば良い。
非同期コミニュケーションが産み出す効果
メールも非同期コミュニケーションの一つだ。ツールがないならメールのやりとりでも良いだろう（ただしクローズなデメリットを活かすならよりプライベートなやりとりに止める使い方と定義した方が良い）。
相手が休んだ。自分が休んだ。長期プロジェクトで何をしているか側から見えない。一週間会ってないけど、今どうしているのか。部署異動してからどうなったのか。そんな些細なこと全てが日報という最小単位でコミュニケーションが取れていれば自ずとやっていることが見えてくるはずだ。
一日何をやったのかを後追いできるところが強力だ。即時返信が求められるようなツールだと後追いが困難だ。まとまった情報が欲しい。その日という単位が欲しい。
それが入社当時の人であればより知りたい。自己紹介だけでは足りない。どんな背景があって入社してまたは転職して、どのスキルを活用したくてどんなプロジェクトで輝くかというのを一緒に働く立場特にマネージメントする立場だと知りたくなるものだ。そこで日報となる。
なお、入社時に始めるのであれば1,2ヶ月も使えば役割としては十分で他のツールを用いると良い。ただ、継続できるとナレッジ共有としての場として様々な効用が見えてくるのは紹介した通りだ。
社長の視点をお借りすれば、全社員が何をしているのか知りたくてたまらないだろう。日報はそれぐらい全ての人が閲覧できる状態まで持っていくと強力なツールと言える。
文章である以上論理的に書く
クローズドではなくオープンな場でやる場合は、ある程度人に読まれている見られているというのを木にするので、論理的な文章の書き方というのは身につけるべきだとは思う。
例えば上記書籍はめちゃくちゃ論理的なことを書かなければというよりかは、文章を書く時にポイントを押さえておくと書きやすいというハードルの低い書き方を紹介しているので、オススメしたい。
日報は日記そしてSNSへ
人はSNSが好きだ。このnoteも好きだ。ブログのように人が書いた文章を読むというのが大好きなんだと思う。
仕事という単位も小さなコミュニティ。そのコミュニティの中で、実はこんな仕事をやってたんだ。プライベートでそんな楽しみ方で充実していたんだという人となりがわかるというのは何よりも楽しいことだと思う。
それが難しい職場というのはコミュニケーションツールを使ったやり方がうまくいかないということなので、そもそもコミュニケーションが取りづらいということになってしまうのではないだろうか。
クローズドでもいいから日報を初めて、交換日記のようにみんなで見える場に書き始めて、上司も部下も関係なく見せ合える関係が取れるとよりフラットにそれこそSNSのように互いの進捗を報告しあえることが理想なのかもしれない。
まずは日報を始めてみよう。
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