チーム内の共通認識を明確にする

仕事をしている中で、作成した資料が上司もしくは後輩、部下と認識が合わない時があります。

• 提出した資料の内容において、上司からこれが足りてないと指摘された

• 後輩から、部下から提出された資料の内容で、思ってもみなかった内容が含まれていた、もしくは自分が思っていたものが含まれていなかった

など。

この場合考えられることとして、

• その資料を作るための範囲が合っていない

• その資料を作り上げた内容の前提となる前提条件の認識が合っていない

• 互いの課題認識が合っていない

などの可能性があります。

プロジェクト業務をやっていますと、一つ一つの課題を潰していくためには、範囲を明確にするために前提条件を書き、課題を明確にして、対策を作っていきます。

でも普段の日常業務では、そこまでやることはないと思うのです。
そうすると何が起きるかというと、認識の齟齬が生まれて、求めていたものが不足していたり、違う観点の情報が入ってしまうことがあります。

• 依頼事項は伝えたはずなのに、一部漏れがあった

• 上司が思っていた前提条件があり、その内容を確認できていなかった

• 後輩や部下の経験不足などからの個人的な考えにおける余計な前提条件が盛り込まれていた

などなど。

例えば今回の一例としている資料を作り上げるということにおいては、チェックする側の上司と作成者は、ひとつのチームです。
そのチームの中で、一緒に扱う内容についての「共通認識」が合っていないとこのようなことが起きてしまいます。

この互いの「共通認識」とする事項を１つ１つ明確にしていくと、仕上がってきた資料の食い違いを防ぐことができます。

忙しいとどうしてもおざなりになりがちですが、手戻りのことを考えるとちゃんとやっておいた方がいい事前準備だと思います。

仕事の手戻り防止による時間効率としても、2名以上でやらなければならない仕事では、「チーム内の共通認識を明確にする」ということを実施してみるといいと思います。

今日もありがとうございました。