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修理・交換の記録を一覧にする@中小企業のカスタマーサービス_#7

前回の記事で修理・交換の記録をチェックリストに書き残しました。できれば、これを一覧表にしておくと会社の管理体制が良くなります。

一覧表を作る理由

◆不具合の発生率を確認することや、どのような故障が多いのかを数字で確認するために役立ちます。

◆CSの持っている情報をCS担当者のみで保持するのではなく、会社全体として共有することができるようになります。(会社全体として共有することの必要性は本マガジンの「部門の独立性と情報共有」に書きました。)

一覧表のサンプル

修理・交換を行った記録を一覧にします。1件1件の対応に「管理番号」を割り当てます。尚、端から3列目の「問い合わせ番号」というのは、電話やメールで問い合わせを受けた時に割り当てた番号です。

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表をもっと良くするーVLOOKUP関数の活用方法

VLOOKUP関数を用いて、問い合わせの受付記録表と修理・交換の記録表を連携させると便利になります。

参考画像1.

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参考画像2.

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本サンプルでは、「アイテム」と「内容」のみ自動で反映させていますが、必要であれば氏名なども問い合わせ受付記録から引用することができます。

尚、VLOOKUP関数のイメージがつかみにくい方に向けて、ブログで詳しく書いています。


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やったぁ、ありがとう
高卒社会人33歳位。〈心を許したごくわずかなひとにはおしゃべりになれるのに_ZARD〉
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