修理や交換した製品を返却する際は、顧客向けに報告書を発行し同封します。「お詫び状」という形ではなく報告書のみで問題ないです。

報告書の見本

以下は、エクセルで作成した報告書の見本です。

１）ブランク（空白）の状態

２）記入済みの一例

作成のポイント

・簡潔に書く

・書類番号や日付を明記するなど書類としての体裁を整える

・確認や承認印を押す

以上を押さえると、書類の信頼性が高まります。（高いように見えます。）

もう一工夫として、顧客情報といったすでに記録表に存在している情報は、VLOOKUP関数を用いることで入力・コピペの手間を省くことができます。例えば、修理番号を参照値として修理記録から情報を呼び出すという方法が考えられます。

心が折れないための心構え

「ご不便をおかけする」ことに謝罪は必要であるが、正しくルールに則りアフターサービスを提供すれば良い。考え方としては「商品を使いたい顧客」と「使ってほしい会社」の両社が存在して互いのニーズがマッチしているもので、どちらが上とか下とかは本来はない。あまり意識しなくて良い。（ただし、多くの場合、顧客側は自分が上だと思っている。）

初期不良ゼロはあり得ないのでアフターサービスを設けていることを忘れないこと。

チェックリストの活用

この報告書は、返品チェックリストをベースに入力するとやり易いと思います。

VLOOKUP関数について

ブログで細かく紹介しています。