会議の達人になるには？

私が、プロジェクトで効率的な会議ができるようになったのは、環境によるところが大きいと思う。会議のやり方を鍛えられたのは、「会議が多いにもかかわらず、会議室が足りない」という環境のせいだ（環境のおかげ？）。

「会議が多い」というのは、会社にもよる。前職の外資系の会社は、日本に進出してきて約１０年ちょっと。変化のスピードが速く、みんな忙しい。さらに、ほぼ全員が中途採用で、まだまだ手探り状態。メールのやり取りを２回、３回と重ねるより、メールを書く暇があったら、直接、話して決めてしまおう、という雰囲気があった。だから、必然的に、会議が多くなる。

それに対して、会議室の数が足りないのだ。オフィスの引っ越しをしたときに、会議室の増設をしたらしいのだが、1on1の定着のために、2～3人の会議室も多く作られたが、4人以上の会議には使えない。また、コミュニケーション促進のため、すぐに集まれる扉なしの会議室も多く作られたが、他部署との時間を決めての会議には不向きだ。

4～8人の収容人数があって、さらに、ちゃんとドアもあって集中できる会議室が足りなかった。なかなか会議室が取れない、しかも、みんな忙しいので、みんなの時間も取れない、ということで、プロジェクトや業務改善では、会議はほとんどの場合30分。長くても1時間。会議室の空き状況と、公開されている参加者のスケジュールをにらめっこしながら、共通の空き時間を探していくのもストレスがたまるので、その30分から1時間の会議で、今、決められることは、決めてしまいたい。再度、集まることになれば、またスケジュール調整に時間を取られ、ストレスがたまる。

生産性の低い会議で困っているという話を聞くと、まずは会議時間の短縮を目指してほしいとアドバイスをする。ちゃんと事前に決められた時間に開始、終了するということもあるが、部署内の日常的な会議であれば、１回１時時間以内に短縮。できれば、１時時間たったら、強制的に会議室をでなければいけないような設定（次の会議室予約が入っている時間帯を選ぶなど）が望ましい。

また、アジェンダを前もってメールで送付し、且つ、ホワイトボードに書いておくことも有効な手段だ。業務改善、プロジェクトで、問題解決が目的の会議は、例えば、①課題の確認、②現状の分析、③解決策のオプション検討、④解決策の決定、⑤ネクストアクション（誰が、何を、いつまでに）というパターンを使って、アジェンダを作る。ホワイトボードに書いておけば、例えば、できない理由を延々と述べる人の話を、「今は、解決策のオプションを検討する段階です。」と遮って、本題に戻すことも可能になる。アジェンダが決まっていれば、事前に目安となる時間を割り振っておくことも可能だ。

基本の基本だけど、会議の目的を明確にしておくことも重要だ。問題解決なのか、報告会なのか、アイデアだしなのか、方針決めなのか、など。よくあるのが「上司の話が長いのですが、どうしたらよいでしょう？」解決策は２つ。上司にも会議の目的に照らして、それにあった話をしてもらうようにリクエストすること。もうひとつは、上司が話したいことを話すのが会議の目的だと割り切る。上司が機嫌よく仕事をしてくれれば、こちらも仕事がやりやすくなるから。ただし、その場合は最長30分でお願いしたいと思う。