(E01) 会議の準備と会議の進行でやるべきこと-2 (2019.12.4） by 伊勢川暁 より抜粋加筆しました。

Ⓐ会議の準備でやるべきこと

⑴ Web会議を行う場合は10分前につなぐルールとする

Web会議は接続のトラブルが発生し、よく遅れるというのは、多くの人が経験していることでしょう。

IDG Research社の調査によると、
オンライン会議ツールを使っている人の56%は接続で技術的な問題を経験しております。

オーバム社の調査によると、
会議が遅れる時の遅延時間の平均は10分です。

Web会議のトラブルと遅延は見越して、
会議開始の10分前には接続をして準備をしておくとよいでしょう。


⑵ アジェンダは事前に参加者に共有し、過不足がないようにしておく

アジェンダを決めておくだけでも、
会議が脱線してなかなか前に進まないという状態を避けることができます。

アジェンダは会議の内容や流れを決める重要なことなので、事前に参加者に共有して、過不足がない状態にしておきましょう。


⑶ アジェンダごとの予定時間を決めておき、会議の終了予定時間を定める

アジェンダを準備する際に、予定時間も定めて置くと、
今会議が遅れているのか進んでいるのかが明確になり、時間管理ができるようになります。


⑷ 資料を作り込みすぎない

会議用の資料はアジェンダのメモ書き程度で十分です。


Ⓑ会議の進行でやるべきこと

⑴ 目的とアジェンダを掲げる

会議の目的と事前に準備したアジェンダは、
口で説明するだけでなく、できれば全員が見える場所に掲げてください。

それにより、参加者全員が、
目的に向かって、今何をすべきかが明確になり、余計な脱線を防ぎ、動きやすくなります。


⑵ アジェンダごとに時間を測る

アジェンダごとに予定時間を定めたら、
会議を進める際は、アジェンダ別に時間を計測しましょう。

計測をすることで、計画との差異が明確になり、
予定通りに進めようとする圧力が加わります。

ダラダラと話さず、急いで発言することによって、
議論がいつもより活性化されます。


⑶ 司会とタイムキーパーと書記を決める

誰も仕切らず、ダラダラと進む会議は時間もかかり、非生産的です。

司会とタイムキーパーを決めるだけで、ずっとましになります。


⑷ ホワイトボードか大きなディスプレイを用いる

会議を脱線させずに、今の議題に集中してもらうためには、
全員で一つのホワイトボードを見るのがよいです。

画面共有のツールを使う場合も、
一つの大きなディスプレイを見るようにして、各人がバラバラに自分のPCを見ることがないようにしましょう。

皆が違う方向を見ながら会議をすると、
盛り上がりと集中を欠く会議になりがちです。


新型コロナウイルス感染により外出を控える中国では、
宴会もお互いに自宅からネットでPC画面越しに乾杯をしています。

社内会議も、Web会議ツールを使いこなす時代になりそうです 。