仕事スピードアップ８つの原則

昨日、アップしたこちらの記事。

仕事が遅くなる理由を紹介しましたので、
本日は、どうしたら仕事をスピードアップできるか
お話ししたいと思います。

本日も下記の著書からご紹介します。

タイトル：速さはすべてを解決する『ゼロ秒思考』の仕事術
著者：赤羽 雄二

仕事の全体像を理解する

やっていることが理解できないと
なかなか手が動かせません。

全体像とは、最終成果が何で、
それを果たすために、どのようなステップを
踏まなければいけないか
どこから手を付けると最も効果的かということです。

これが理解できれば、気を付けるポイントや
先に着手すべきことがわかり、やたらと時間を掛けたり
することがなくなります。

上司がいる場合は、自分の全体像と
上司の全体像に相違が確認しましょう。
ただ、上司が言っていること変わることもあるので、
こまめに目的・やり方を確認しましょう。

また、口頭でなくメールなど書面で
目に見える形で残しておきましょう。

丁寧になりすぎない

丁寧にやることは大切ですが、
「やりすぎ」はよくないです。

あくまで成果物が大切です。
いくら丁寧にやっても、期限を守れなければ
それまでの丁寧さは報われません。

あまりにも時間を掛けすぎると、自分の後に
タスクをこなす人に負担がかかります。

ただ、自分へ指示を出した人が何を求めているのか
考えるのが大切で、

「すぐほしいのか」「質を求めているのか」を
バランスよく対応することです。

仕事のツボを押さえる

目的を達成するために、
どこに力を入れるべきか把握しておくと
無駄が省け、効率よく仕事が進みます。

そのためには、仕事のイメージを持ち
何度もシミュレーションすることが大切です。

何をいつまでに完了させ、どんな順序で
誰にどんな動きをしてもらわなければいけないかを
緻密に考えてみましょう。

好循環をつくる

好循環とは、勝手に仕事が上手くいく状況に
持っていくということです。

作成しなければいけない資料のデータを、関連部署に
前倒しで依頼しておけば、いざ資料作成にとりかかるとき
全てのデータがそろっているという状況を作ることです。

ポイントは、好循環が生まれるのは
お互いの信頼関係がある者同士で発生します。

お互い信頼していない関係では、好循環は
生まれにくいようです。

工夫のしかたを工夫する

皆さん少なからず、仕事において工夫を
凝らしていると思います。
それを一歩踏み込んで
「工夫のしかたを工夫する」をしましょう。

周りで一番仕事の早い人と、一番遅い人を
比較して、違いを探す。
普段PCで入力する言葉をすべて辞書登録
しておく。

など、そこまでするか？といわれるまで
追求してみましょう。

前倒しする

全ての仕事が前倒しできれば、
完了までの時間も早くなりますし、
精神的に余裕も生まれます。

精神的に余裕が生まれると、
イレギュラー対応も可能になります。

余裕がなければ、好循環も生まれず、
先手を打つこともできず、疲れ果ててしまいます。

ただ、できる範囲で前倒しする程度です。
無視して長時間労働し、前日に仕事をやる
ということではありません。

一歩先んじる

「進むべき方向を人より先に考えておく」
という意味です。

一歩でなくても、半歩先に行ければ、
信頼や、リーダーシップを発揮できます。

人によっては、だれかを先に行かせて
どこで失敗するかを見定める人もいます。

それでは、いつまでも出遅れてしまいます。

ただ、なんでもかんでも「一歩先んじる」ことを
意識しすぎて、リスクを考えず飛び込む
ということではありません。

事前にきちんとリスクを考えて
バランスよく行動しましょう。

二度手間を全力で避ける

時間もかかりますし、チームで同じことを
やり直すとなると士気が下がります。

初めて経験する仕事は、周りの経験者に
話を聞いて失敗したことなど聞いておきましょう。

ただ、二度手間が発生しそうになったら、
すぐにチームや同僚に情報共有しましょう。

悪いことほどすぐ共有して
最速で挽回の手を打ちましょう。

まとめ

いかがでしたか。
最後に8つの原則を確認しておきましょう。

仕事の全体像を理解する
丁寧になりすぎない
仕事のツボを押さえる
好循環をつくる
工夫のしかたを工夫する
前倒しする
一歩先んじる
二度手間を全力で避ける

似ているところもありますが
全体像の把握し、丁寧になりすぎず
前倒しで仕事を進めることが大切です。

皆さんも、参考にしてみてください。