初めてのOJTがうまくいった話(2)

こんにちは。バヤシです。

前回note初投稿で「初めてのOJTがうまくいった話(1)」を投稿しました。今回はOJTを開始して4か月目で振り返り、うまくいった点、改善した方が良い点をまとめてみたいと思います。

まずは今時点の状態

タイトルにある通り、新人さんはうまく立ち上がりました。4か月前に右も左もわからなかった新人さんは、社内DBの操作方法やW/Fの手順等もほとんど完璧に覚え、私のサポート役としては役を全うしています。
さらに、3か月目に入るころには今まであまたもの前任者がほとんど開拓できなかった大企業へのアプローチを始め商談の種をいくつか見つけてきています。※商談成約までの期間が長い商材を扱っているため、初受注まではまだ時間がかかりそう
我が社の歴代新人営業の中では立ち上げのスピードとスキルアップスピードは速い方で、控えめに言っても初期の立ち上げは成功したと言えます。

うまくいった点

では、まずはうまくいった点から整理していきます。
①新人さんの素質
これを言い出したら元も子もないですが、やはり今回の成功はOJTの対象となった新人さんの素質が大きいと思います。
彼は学生時代スポーツをやっていたので、今で言う屁理屈ばっかり言うタイプではなく、多少こちらの言葉足らずでも「まずやってみます」と動いてくれる素質をもっていました。正直私自身言葉足らずの部分もたくさんあったかと思いますが、彼の積極性にかなり助けられました。
その積極性と、素直にいろんなことをやってわからないところはすぐに質問してくれる姿勢は、うまく立ち上がった一番の要因と言っても過言ではありません。初めてのOJTでこのような素晴らしい後輩がついてくれたのはラッキーだったと思っています。

②先が見える安心感
良い素質を持っている方でも、会社がうまく教育できなければ意味がありません。そういう観点では、前回の記事でも書いた通り、OJT開始時にある程度の計画を新人さんとシェアで来ていたのは大きな成功要因であったと思っています。新人さんと簡単なOJTの振り返りを行った際にも新人さんからコメントを頂きました。詳細は(1)を参照ください

③新人さんのスキルやToDo共有の成功
これはOJT中にお願いしていたことですが、情報共有で2つお願いをしていました。
1つ目は、わからない単語帳作成とGoogle Driveでのシェアです。
私自身、新しい仕事についたときは何から学べば良いかよくわからず、単語の意味もあいまいなまま日々を過ごしていたことが多かったです。さらに出てくる単語が業界用語なのか、社内用語なのか、一般用語なのかもわからず、本来業界用語であるのに一般用語で理解しており、社内の会話についていけないことがたくさんありました。
新人さんには毎日わからない単語をどんどんピックアップしてもらうことを課題としました。さらに、私が時間が空いた時にわからない単語一覧にその単語が(業界用語/社内用語/一般用語等の)どの分類なのかを適宜記入していく方式で、わからない単語帳を作りました。
さらに単語帳をGoogle Driveでシェアすることで毎日のメール送付の手間削減と私がいつでも最新の情報にコメントできる環境を作り、効率的にレクチャーができました。
この単語帳運用により、2か月経つ頃には大体の単語は正しく理解できるようになりました。

2つ目は、ToDoリストのシェアです。
入社したばかりにわからないことは知識だけではありません。仕事を回していくうえでの業務の優先順位を正しくつけていくことは、入社当時はかなり難しいです。私自身も優先順位を間違えて何度上司に叱られたことか。。。
これを解消するためにやったことは、ToDoリストの共有です。
我々はJootoというツールを作りました。
カンバン方式で自由にステータスを決められることと、クラウド上でいつでもToDoがシェアできることが決め手です。
ToDoをシェアすることで、嫌な上司ランキング常連の「進捗どう？野郎」にならずに済みます。さらに仕事を振る際に新人さんの業務量を見て仕事を振れるので、オーバーワークを回避できるというメリットもあります。
このToDoシェア、運用の際に1つ気を付けていたことがあります。それはToDoの登録は先輩である私自身がするということです。
基本的に新人さんに仕事をお願いするときは口頭 or メールで依頼します。それで意図が正しく伝われば良いですが、だいたい伝わりません。さらにToDoリストは私も何度も運用してきましたが、うまく運用できない一番の課題はToDoの登録が面倒くさいということです。
指示もよくわかっていないToDoの登録は、新人さんに大きなストレスを与え、ToDoの共有に大きな課題になることは予測できたので私自身が行いました。登録時に期限も設定できるので、他のタスクの具合を見て期限も個別に設定していました。
④(意図せぬ)テレワークの広がり
これは全くの予想外でしたが、新型コロナウィルスの感染拡大により我々も4月～5月はテレワークでの業務でした。
いつもはあちらこちらに移動を繰り返すため、なかなか新人さんのプレゼン練習等を行う時間もとれませんが、意図せずたっぷり時間が取れたので製品やサービスの説明練習をたくさんすることができました。

以上4点が良かった点です。

改善点

次に改善点です。
①責任ある仕事を振るのが遅かった
良かった点に書いた通り、新人さんの素質や、テレワーク等で教育の時間が取れたことにより、新人さんはハイスピードで成長していきました。
ただ、自分自身早く成長した際の計画を考えていなかったのですでに主体的に仕事ができるレベルまで成長しているのになかなか責任のある仕事を任せることができませんでした。
これは売上確保の機会損失と新人さんのチャンスを潰したという2つの意味でマイナスだったと思います。
会社にとっては1人で営業できる営業マンが1人でも多い方が売上の機会損失を減らすという観点で良い効果があります。本来やってもらうべき仕事を振れなかったのは、今後改善すべきかと思います。
また、いつまでも先輩のサポートを続けることは新人さん自身のモチベーションも下がってしまったのではないかと思います。今後、新人さんのスキルアップのスピードを見ながら柔軟に対応できればよいかなと思います。

②マイクロマネジメントになりすぎた
良かった点の③に書いたとおり仕事の指示は口頭とTodoで行っていました。最初期はこれでよかったんですが、新人さん自身でいろいろなことを判断できる知識をついてきたのに、ついつい細かい部分まで指示してしまう期間がありました。
ある程度仕事を任せたタイミングで「次なにしたらいいでしょうか？」と相談をうけた時に自分のミスに気がつきました。
こちらからある程度指示は出すものの新人さん自身で考える場を提供できておらず、私の指示ベースでしか仕事をしてもらえてなかったのです。
これは今回のOJTで、一番大きな指導の失敗です。
その後、Todoの共有は一切辞めある程度新人さんの判断で仕事を進めてもらうようにし、今はうまくまわっています。

まとめ

人生初のOJTを振り返ってみました。
今まで自分が出来なかったこと、横で指導を見ててこうしたらいいなって思ったこと、なるべく詰め込みました。
新人さんの素質もあり、うまくいったことを嬉しく思います。
あと今回OJTをしてみて、誰かを指導して成長させることは、自分自身の成長や仕事のやる気になることが実感できました。
今後は今回の新人さんと同僚として切磋琢磨し、成長していけたら嬉しく思います。