BALES クラウドStore (スマートキャンプ)
GSuite とは? Google Workspaceとの違い・機能・活用方法・導入メリット・料金を大公開!
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GSuite とは? Google Workspaceとの違い・機能・活用方法・導入メリット・料金を大公開!

BALES クラウドStore (スマートキャンプ)

このnoteでは、「G Suite とは?」をテーマに Google Workspace との違いや機能等について記載していきます!目次から読みたいところをピックアップしていただいてOKですので、是非お目通し下さい!

1. はじめに

こんにちは、BALES クラウドStore営業統括本部の小林です。
普段は、BALES クラウドStoreでインサイドセールスとフィールドセールスを行っております。
お客様へ有意義な提案をするために培った知識をみなさまにも共有できればと思い、僭越ではございますが執筆させていただきました!

2. G Suiteとは

Googleが提供する業務効率化・生産性向上のためのグループウェアで、メンバー同士が、時間や物理的な距離が離れていても、スムーズに連携して協業できるようなアプリケーションが揃っています。
コミュニケーションツールの「Gmail」「チャット」、共同作業が可能な「ドキュメント」「スプレッドシート」、会社の機密情報保護のためのセキュリティ・管理機能など、それらのアプリケーションを1つに統括し、ネットワーク経由で提供しているアプリがGoogleのクラウド です。

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3. G Suite と Google Workspace の違い

G Suite は、これまで10年以上にわたり働き方を変革するのに役立つ製品を構築してきましたが、昨今、自宅のワークスペース化、仕事の細分化、各業界・業種でのデジタル化と、ものすごいスピードで社会の潮流が変わっています。
そこで、Google ではユーザーの未来の働き方に備えるため、2020年10月、サービスエクスペリエンスの変更、一部の機能追加、新たなエディション(プラン)を追加しました。
この変更の一環として、G Suite から Google Workspace に名称が変わりました!

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G Suite と Google Workspace の機能に特段変わりはないですが(※プランによって使える機能が変わります)、Google Workspace は、これまで以上に、何かを成し遂げるために必要なものが1か所にまとめられています。オフィスまたは自宅で仕事をするときも、モバイルデバイスを使って最前線で作業するときも、顧客とつながるときも、作成、コミュニケーション、コラボレーションに最適な方法となりました。

4.機能紹介

ではここからは、その具体的な機能(アプリ)のご紹介です!無償版との違いも記載いたします!

▼Gmail
会社のドメインを使ったビジネス用メールアドレスです。
有償版になると、迷惑メール、フィッシング、不正なソフトウェアの 99.9% 以上がユーザーに届く前にブロックされるので、セキュリティ面も安心して使うことができます。
※無償版アカウントでメールアドレスに会社のドメインを利用している場合は、セキュリティが担保されておりません!

▼Google Meet
音声・ビデオ会議ツールです。Googleのアカウントを持っていない人でも参加可能です。

▼チャット
メッセージのやりとりが可能です。柔軟かつ効率的にコミュニケーションをとることができ、グループでの仕事をさらに効果的に進めることができます。
※こちらは無償版にはない機能です。

▼Googleカレンダー
社内外メンバーのスケジュール管理が可能です。

▼ドキュメント・スプレッドシート・スライド
文書処理ツールの「ドキュメント」、売上などの数値管理、イベント企画や顧客などの情報管理が可能な「スプレッドシート」、プレゼンテーション用の「スライド」など、コンテンツ管理も可能です。
これらすべて、ブラウザ上で共同編集が可能で、変更を自動的に保存します。リモートワーク中の会議でも、参加者全員にURLを送付すれば共有可能で、変更内容をタイムリーに確認できます。また、共有相手に、閲覧のみ・編集可能などの権限設定も行うことが可能です。

▼ドライブ
チームや組織ごとに、ドキュメントやスプレッドシート、写真・動画ファイルを保存できるクラウドストレージです。

▼フォーム
公開可能なアンケートとフォームを簡単に作成することができます。スプレッドシートや他のソフトウェアで分析することも可能です。

▼サイト
IT専門知識がなくても作成できるチームサイト(掲示板)です。外部からの訪問者も、アクセス可能なため、アカウントを持っていない社員にも情報共有が可能です。
※こちらは無償版にはない機能です。

5.活用方法

ここからは弊社での活用方法をご紹介します。たくさんの活用事例を紹介したいのですが、今回はカレンダー・スプレッドシート・フォームをピックアップしてご紹介します!

▼Googleカレンダー
弊社の場合だと、営業メンバーが東京と札幌にいたり、リモート勤務も行っているため、誰がいつ何をしているのかが分かりにくくなっています。それを可視化するため、チームメンバーのスケジュールをGoogleカレンダーに反映させる仕様にしています。会議室の予約状況もカレンダー上で確認することができます。

また、すべての会議はオンラインで行っております。会議はGoogleMeetと連携させ、説明欄には、議事録や参考資料のURLを添付して、シームレスに会議の運用を行っております。

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▼スプレッドシート
月ごとの数値管理(マーケティングであればリード数、インサイドセールスであれば商談数など)を行っております。関数を組み込んで、月ごとの売上等も可視化しています。
セールスフォースなどのCRMでも管理しておりますが、予測の売上数値などを資産するためには、スプレッドシートも便利です。

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入社した当初、本当に関数が苦手だったのですが、今ではかなり関数を組めるようになりました!(笑)

▼フォーム
弊社では、ウェブセミナーを開催することが多いですが、参加者様の満足度を高めるため事前・事後アンケートをとっています。その際に利用しているのが、フォーム機能になります。その結果をスプレッドシートに連携させて、結果を一元管理できるようにしています。

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6.導入メリット6つ
ここまで機能紹介や、実際の活用方法をご紹介しましたが、実際のユーザー目線でのメリットと、弊社の情報システム担当に聞いた管理者目線でのメリットについてお伝えします!

【ユーザー目線での3つのメリット】
1.完全クラウドのため、場所とデバイスに依存することなく利用が可能!
ネット環境さえあればログイン可能なので、都内と地方2拠点生活しているメンバーでも業務可能です!
また、デバイスに依存しないので、「最新のデータは別のパソコンにあるので今は見せれないんです」「パソコンが画面真っ暗になって保存した資料がみれない」といったことはおこらないです!

2.ファイルやデータが自動更新!パソコンが急に動かなくなったときでもデータは守られます!
間違って更新しても編集履歴から過去の状態に戻せます(編集履歴も遡れます)。
共同編集が可能で、タイムリーに編集状況を確認できるので、会議の議事録などにも利用すると便利です!

3.Googleサインオンが使える!
あれもこれもとログイン情報バラバラでログインするの大変!が軽減できます!


【管理者目線での3つのメリット】
1.教育コストがかからない!
ほとんどの方が、無償版のGmailやカレンダーを利用したことがあると思います!それと同じインターフェースなので、感覚的に操作ができます。導入から運用までの教育コストが圧倒的に低いです!

2.データ移行が比較的簡単!
他社ツールからの移行となると、メール・カレンダー・クラウドデータがありますが、その作業の案内書きが分かりやすいので簡単に行うことができます。

3.サポートが丁寧!
24時間365日サポートが受けることができます。チャット機能を使えば、分からないことはほとんど解決できるほか、急を要する場合は電話対応も行ってくれます。技術面などの高度な質問でも、こちらの質問内容をしっかり確認して、折返しの電話をしてもらえます。

情報システム目線で一言!
IT投資を単なるコストと考えてるのではなく、社員がしっかり使えるシステムを選ぶべき!!

6.料金

料金は、プラン(Business Starter/Business Standard/Business Plus)によって異なります。
ユーザー数が3~300名までは、この3つのプランから選択していただきます。

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300名以上は、別途お問い合わせが必要です(まずは、こちらへお問い合わせください。)

欲しい機能と他サービスとの使い分けを検討して、プランを選択しましょう!
キャンペーン情報へ


7.まとめ

ここまでGoogleの機能や、ユーザーとしての活用方法やメリットをご紹介いたしました!

これからグループウェアを導入検討されている方もいらっしゃると思いますが、どのサービスが自社にマッチしているのかを調べて理解することは、なかなか難しいです!

一つのサービスに決定しても、結局欲しい機能が足りなくて、他のサービスも導入するということもよくあると思います!
弊社も、グループウェアやその他の領域でも、複数ツールを使って様々な情報を管理しています!

その点、
Googleのグループウェアは、もともとGoogleの社内でコラボレーションを加速させるためにインフラとして開発されたものなので、まずはみなさまの、会社の基盤として導入することをおすすめします!

8.キャンペーン

最後にお得なご案内をさせていただきます!
先程、プランと料金を記載しましたが、弊社経由の申込みですと最大で初年度20%OFFとなります!

現在、Googleと直で契約されている方も、代理店経由で契約されている方も、このキャンペーンの対象となっております!
※代理店経由の場合、契約期間をお確かめ下さい。

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ご興味もっていただけるようであれば、下記LPからお問い合わせください!
https://bales.smartcamp.co.jp/store/googleworkspace


▼著者紹介
小林英恵
BALESクラウドStore 営業本部 IS兼FS

大学卒業後保育士として働いた後、東京の出版社に転職。その後HR Tech業界にてSaaSのインサイドセールス部隊の立ち上げメンバーとして経験を積む。2020年5月にスマートキャンプへ入社。入社後は、BALESのインサイドセールスマネージャーとして、様々なSaaS企業様のインサイドセールス代行を行う。2021年1月からBALESクラウドStore事業部にジョイン。

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