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自分にとって大切な場に、キラキラした人ばかりな理由 [1.交流会開催編]

矢内綾乃です。

自分にとって大切な場は、守っていきたいものです。

2002年に会社の社員寮に入り、寮長を任されて毎月寮のイベントをこなし、独立した後も毎月必ず継続してきました。今では、エンジニア交流会、スポーツ、或いは音楽イベント、店舗のワークショップ開催など、毎月100人規模の交流会を開催し、クレームがゼロで、リピート率は60%を超えています(概算数値のみ)。
2023年までの実績はこちらにまとめました。

そんな私が質の良い交流会作りをするために大切にしたい要素をまとめました。

今回は、『1.交流会開催編』です。


『2.コミュニティ作り編』はこちらです。
***2. 挿入

質の良い交流会を開催するために


交流会を開く際に「変な人」を入れないための具体的な対策を以下にまとめました。
こちらの記事でまとめた、「ラガード」を入れないというのも同じ意図でしょう。



1. 事前の参加条件設定

  • イベントの趣旨や対象者を明確にして、それを募集要項に記載します。

    • 例:「業界経験3年以上の方」「起業に興味がある方」「〇〇に情熱を持つ方限定」

  • 条件を明確にすることで、場違いな参加者が来る可能性を減らすためです。

  • 「紹介者制度」を設け、信頼のおける知人の推薦による人物のみにするのも良い施策です。


2. 事前登録制の導入

  • 参加希望者には事前登録を義務付け、名前、連絡先、プロフィールなどの基本情報を記載してもらいます。

  • 簡単な質問(例:「参加の目的」「自己紹介」)を設け、適切な参加者か判断します。


3. 招待制または紹介制の採用

  • 主催者から直接招待した人、または既存の信頼できる参加者からの紹介がある人のみ参加可能にします。

  • 紹介者に責任を持ってもらうことで、変な人が入りにくくなります。


4. 参加費の設定

  • 無料のイベントは参加者の真剣度が低くなりがちなので、参加費を設けると良いです。

  • 高額にする必要はなく、少額の費用でも「本気の参加者」を選別する効果があります。


5. 参加者の審査

  • 応募者のSNS(LinkedInやFacebookなど)や提供されたプロフィールを確認します。

  • 過去の活動や発言から、イベントの趣旨に合う人物かを事前にチェックします。


6. ルールとガイドラインの提示

  • イベント前に、参加者に対してルールやマナーを明確に伝えます。

    • 例:「他の参加者への迷惑行為禁止」「営業目的の参加はご遠慮ください」

  • ルールに違反した場合は退場してもらう旨を事前に周知します。


7. 主催者との事前面談を実施

  • 参加者と事前に短い面談を設け、対面またはオンラインで話すことで、その人のマナーや目的がイベントに合っているかを判断できます。


8. 小規模で始める

  • 初めてのイベントの場合、参加者を少人数に限定することで、コントロールがしやすくなります。

  • 徐々に拡大していくことで、信頼できるコミュニティを構築できます。


9. 当日スタッフを配置

  • スタッフが参加者を見守り、トラブルが起きそうな場合に迅速に対応できる体制を整えます。

  • 入場時にチェックリストを使用して参加者を確認するのも効果的です。


10. 会場選びも重要

  • 信頼できる場所で開催し、受付や入場制限がしやすい環境を選びます。

  • 入場時に予約確認やIDチェックを行うことで、安全性を高められます。


これらの対策を組み合わせて活用することで、質の高いイベントを実現し、目的の食い違う「変な人」を入れないようにすることができます。

まとめ

継続して交流会を開催してきて、苦渋を舐めた経験、嬉しかった経験から、その結果の原因を分析してまとめました。
たくさんの方の参考になれば幸いです!

そして、自分が参加する側の時は、主催者の意図を汲み取り、嬉しい人材として参加すると、その与える姿勢が巡り巡って自分に返ってくるんじゃないかと感じています。
自己利益だけではなく、for youな精神を持ち続けるのも大切です。

『2.コミニュティ作り編』に関してはこちらで紹介しています。


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