【スケジューラ―活用のすゝめ】メンバーのタスクを遅らせないタイムマネジメント

私はソフトウェア設計を担当する係で10人程度のチームリーダをしています。担当者に「割り振って放置して完了！」とはなかなかいかないので、メンバーのタスク管理について最近実践している方法について具体的に解説したいと思います。

下記に私の場合の状況を記載しますので、エンジニアでなくともだいたい合致するようなマネージャーさんは本記事を読んでいただくメリットがあるかと思います。

■前提
・細かいタスクが多い
・仕事のバッファがほとんどない
・タスク（×人数）が多すぎて進捗が把握しずらい
・メンバーが積極的にヘルプを言ってこない

＜ステップ１＞翌週業務の棚卸し

〇作業者：担当者＆マネージャー
〇時間　：20分／1人

金曜日（週末）に「翌週の業務棚卸」を実施します。目的としては下記となります。

・作業ボリュームの把握と合意
・ボトルネックの抽出

１タスクあたりの作業時間を明確にします。特に経験の浅い方についてはここを丁寧に実施することが重要です。「このタスクはこのくらいで終わる」という見積もりを提示してお互いに合意しましょう。

また、金曜に実施というのがひとつのポイントです。翌週業務を整理しておくことで「休暇中仕事のことを忘れられる！」というメリットがあると思っています。

＜ステップ２＞スケジューラ―登録

〇作業者：担当者
〇時間　：30分／1人

ステップ１で細分化したタスクをスケジューラに登録します。ここは担当者におまかせしています。ツールとしては共有できるものならなんでもいいですね。私の係ではOutlookを使っています。

なぜスケジューラ―登録が必要かというと「終わりの時間を意識（認識）するため」です。ここ最重要ポイント！

トラブルや作業が遅れで進捗に問題が出そうなら「遅れてます！助けて！」と声をあげなければいけません。そのトリガとしてスケジューラ―が役に立ちます。

また、時間設定にはある程度のバッファを持っておくのが基本です。2時間で完了見込みのタスクなら2時間半は見ておきたいとことです。予定通り予定外のトラブルは発生すると思っておけば丁度いいですね。

＜ステップ３＞スケジューラ―の確認

〇作業者：マネージャー
〇時間　：10分／1人

スケジューラに登録した内容を確認します。予定がパンパン（バッファが無い）なら割り振りを見直すなどこの時点で調整した方がいいと判断します。

--- ここまでを金曜日（週末）帰宅までに終わらせてきます---

＜ステップ４＞タスク処理

〇作業者：担当者

月曜になりました。タスク処理を順次していきます。順調にタスクをこなしていければ何の問題もありませんがそうはいきません。ステップ５へ…（泣）

＜ステップ５＞問題発生

〇作業者：担当者＆マネージャー

問題の発生要因としては大別すると下記①②が考えられます。

①予定したタスク処理に遅れが発生
②外部から別の業務を振られた

①に対してはマネージャーのヘルプでボトルネックを取り除く、②に対しては別の人員に割り当てるなどの対応方法が考えられます。

いずれにしても、業務スケジュールを計画し見える化することで、担当者自身が進捗度合が明確に把握できているということが重要です。これによって適切なタイミングで助けを求めることができます。傷口が広がる前に処置をできるのはマネージャーにとっても大きなメリットですね。

＜まとめ＞

大事なのは事前に全体感を把握することです。この準備作業（段取り）に時間を使うわけですが、実感としては後手後手に回るよりはるかにコスパがいいです。「仕事は準備が8割！」なんて言われますが本当にその通りだと思います。

また、この取り組みから準備の重要性をメンバーにも実感してもらって各自のマネジメントスキルを磨いてもらいたいという狙いもあります。

以上が私が実践しているチームのタイムマネジメントです。この記事が少しでも誰かのお役に立てばうれしいです。

ではまた〜