必要なデータは変化する。一度のチャンスで、対話でしか得られない情報を聞く準備

皆さんこんにちは。谷口です。
さて本日は、「一度のチャンスで対話でしか得られない情報を聞く準備」というテーマでまとめてみます。

必要な情報は刻一刻と変化する

技術者の皆さんは、日々様々な情報を駆使して仕事されていると思います。その中で人との対話の中で得る情報、例えば顧客の要望を聞いたり、社長に事業方針を聞いたり上司に業務指示の詳細を質問したり等、社内・外で様々な対話により情報を得る機会があると思います。

その時、ついつい必要なことだけ聞こうとしていないでしょうか？正確に言うと、その時の自分が必要だと理解している範囲のこと、という意味です。ですが皆さんお気づきの通り、「必要な情報」とは立場やタイミング、時代の変化によってもかなり変化します。

情報の「変化」とは？

では情報にはどのような変化があるのでしょうか？
例えば、自社の技術発展とかサービスの進化によって出来る事が増えた時に、顧客層が変化し扱う情報も変わるかと思います。また、顧客の変化によってニーズが変わり、新しいニーズが生まれる時に自社サービスの見直しを迫られる、その時に必要な情報が変わる、あるいは新しいアイデアとか機会を生み出したい時にもそういった変化があるかと思います。

中には人との対話によってしか得られない情報もあるにも関わらず、そもそも話すチャンスが少ない人（外部の人など）というのもいます。

ということで今日はその限られたチャンスの中で色々な必要な情報を聞くために準備できることを2つのポイントでまとめます。

限られた時間の中で必要な情報を聞くための2つのポイント

① 対話でしか得られないことを明らかにする
インターネットで公開されている情報はものすごく沢山あります。ですので、事前に調べて分かることは事前に調べて準備しておくのがベターです。そうすることで、対話でしか得られないことをかなりコンパクトに聞くことができます。

② 聞くカタマリ（トピック）ごとに時間配分を考える
目の前にある案件推進に必要な情報というのはあらかじめ設定しておくことができると思いますので、それらを一問一答ぐらいの感覚で質問していけば他の情報を聞く時間を確保しやすくなります。

時間配分の例　～谷口の場合～

ここでは、相手との対話においてどのような時間配分で情報を得ていくかということを、谷口の場合の例えでお話しします。相手との打ち合わせが仮に60分あるとして、私の時間配分はこんな感じです。

限られた時間の中で必要な情報を聞くための2つのポイント＆時間配分の例

各トピックについてそれぞれ詳しくご説明します。

・マクロな仕組みや動き
例えば、今目の前にある案件に至った背景とか思惑を掌握しておくことで、全体像を把握しながら先々を想定して動くことができるということです。なぜ先を想定する必要があるのかというと、例えばせっかく要件を固めたのに仕様変更が頻発する、という事態があったとしても、その時に背景とか今後の変化の可能性を事前に想定しておければ、そういった変化も予定した動きを計画できるわけです。

・それぞれの関係性
決定には誰の意思が強く反映されるのか、その思惑を強く持っている人は誰なのか、目の前の担当者とその人の関係性は上司と部下なのか、社長と担当者なのか…その関係性によっても2人が会話する頻度が週１なのか月1なのか四半期に１回なのかというのが変わってくるので、それぞれの関係性を把握しておくことで情報を得られる機会がある程度推測できるようになりますし、自分たちが何を準備しどのようなスパンで物事を考えるべきなのかを推測できるようになるということです。

・プライベートな情報
例えば担当者の方が来月旅行で1ヶ月いないです、という話を聞けたとすれば、来月進めようと思っていた案件があるけど今月で片付けなきゃ、とか、もう捨てようという判断もできると思いますし、そういったプライベートな情報は意外なところで役に立つことがあります。

ということで本日は一例として、一時間の打ち合わせを想定した時間配分とトピックを挙げました。皆さんが、どういう情報を活用したいか、会話という限られたチャンスでどう獲得するか、ヒントを見つけていただけましたら幸いです。

本日お送りした内容については、動画でも話しています。ご興味ある方はぜひ以下もご覧ください！