見出し画像

仕事のメール、やわらかく書いたり、かたく書いたり。

仕事でメールを書くときに丁寧だけど堅すぎないように気をつけている。

話すときと違ってメールは文章だから普通に書くと、
受け取る側にとっては「冷たい」「きつい」印象を与えてしまう。

会って話すと明るくて人当たりのいい人なのにメールだとものすごくきつい女性の先輩がいて、その人からメールが来るたびに気持ちがずーんと沈むことがあった。

自分の考えを持って仕事をするのはいわずもがな大事なことだけど、それをどう伝えるかによって受け取る側の気持ちも行動も変わってくる。

送る側と受け取る側のディスコミュニケーションは誰でもどんな職場でもよく起こる普遍的な課題で、佐々木 圭一さんが書かれた『伝え方が9割』があんなに売れたのも、そこに悩んでいる人が多いことの表れだろう。

会社の文化にもよると思うが、うちの会社の(&わたしの)場合、
上司でもさん付けで呼ばせていただているし、1対1のメールの場合は文章をやわらかくするようにしている。
こんな具合だ。

【お願いごと】
~~してください → ~~してもらうことできますか?

【確認事項】
○○と△△どうするべきですか? → ○○と△△が考えられますが実際のところどうなんでしょう??

【続けざまにメールを送るとき】
続けざまに失礼します → 何度もメールすみません。。。

もちろん社内の複数の方に一斉メールを送る際には役職をつけて、用件を明らかにして無駄のないようやや堅めの文章にするし、相手との関係性によってやわらかさの割合は変えている。

私の直属の上司は年齢も近く、優しい人なので、何かをお願いする時や自分の考えを伝える時に相手に余計な圧迫感を与えたくなくて、上記のように[?]や[。]、場合によっては[・・・!]などの記号も利用しながら、できるだけ話し言葉に近付けてそのトーンも伝わるようにやわらかくしている。

件の女性の先輩のように普段はいい人なのにメールが強い言い方になっていると「本当のあの人はきつい性格なんだな・・・」とギャップが与える負のインパクトが強く、その人自体の印象が変わってしまうから気をつけたい。

あとメール上で言い合いを重ねている人たちを見ると、会うか電話で話した方が真意が伝わるし早いんじゃないか・・・と思うときがある。忘れてはいけないのは、「今仕事をしている相手と向かうべきゴールは同じはず」ということだ。
お互いに「良い会社にしていきたい」とか「仕事の質を高めたい」と思って
こだわっているはずなのだ。
だけど、こだわるうちにいつの間にか「自分の意見を通したい」「相手を言い負かしたい」に目的がすり変わっているように見えるときがあるから、こちらも注意したい。

メールを書くときには、相手のことを頭のなかで思い浮かべて、その人の心に触れられるよう会話するように書く。
お願いごとや意見を言うときでも、ベースにある目的は相手と共通という意識で書く。(自分の負担が増えるのが嫌だからやりたくないという伝え方は0点)
こんなことを気をつけるだけでメールってぐっと優しいツールになると思う。

あとはお礼とか感謝の気持ちもよくメールするようにしている。
大きなイベントが終わったあとには手伝ってくれた社内の人や協力してくれたメーカーの方々にも送るし、上司に対してもちょっとしたメールの最後に
「いつも色々考えてくださってありがとうございます」と付け加えている。


どうせなら嫌な気分よりも、良い気分になってもらいたいじゃないですか。
その方が結果として良い仕事にも繋がっていくと思うんだけど、どうでしょう。

#エッセイ #日記 #メール #仕事 #Aprilのひとりごと

この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?気軽にクリエイターを支援できます。

note.user.nickname || note.user.urlname

noteは無料ですがもしサポートいただけたら、健康的な食事をしたいと思います。

嬉しいです!
10
都内勤務のしがない販促プランナーです。役に立つこととか難しいことは書けないとわかったので、日常のことを綴ろうと思います。
コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。