【図解】スプーンを使って食べるシステム
娘がご飯を手づかみで食べていたので、スプーンを使うように言いました。すると、ご飯を手づかみでスプーンに乗せてから食べましたとさ。
娘の行動を見て、ちゃんと理由を説明して、要求のもとになっている目的を理解してもらうことが重要だなと感じました。娘の行動は、「スプーンを使う」という要求を満たしているように見えます。しかし、「スプーンを使う」要求の真意＝手のばい菌がご飯につかないようにとか、手が汚れないようにとかを満たすものではありません。ヘリクツをこねるだけの言語能力・(悪)知恵がついたことはうれしいですが、相手の言動の意味を理解するようになってもらいたいですね。
仕事目線では、目先の要求を満たすことに固執して、本来の目的を実現していないような、そういう個別最適なシステムを作っていないか？と自省しました。「食事」を「業務」に、「スプーン」を「システム」に置き換えると、娘の行動と似たようなヘリクツがまかり通っているんじゃないかと。私の業務だと、面倒なデータ入力をPower Automate Desktop(RPAツール)で自動化したのが去年の実績。それはそれで工数削減につながったので悪くはないんですが、そもそもこのデータ入力って必要？と問うていくのが今年の動きですね。
もう一つの例として、職場の別の部署から聞いた話を。その部署では、前工程からのメール件名に【至急】・【緊急】・【大緊急】の3種類がつけられているそうです。後工程としては、メールのフィルターを3種類用意しておく運用が想像できますが、これはその場しのぎの個別最適なシステム。ややこしい運用のルールを作って複雑化していくよりも、全体をシンプルにしていく方が確実です。前工程からのメール件名は一本化してもらい、【大緊急】の依頼だったら電話もしてもらうようにするなどですね。その方が「納期に間に合わせる」という本来の目的の達成に近づけるのではと考えました。
いつも図書館で本を借りているので、たまには本屋で新刊を買ってインプット・アウトプットします。