会議をスムーズに進めて時間通りに終わらせる仕事術

こんにちは
GARNI（ガルニ）でパーソナルマネージャーをしているムロマチアンナです。

もっと頻繁に更新したかったのですが、1週間経ってしまいました。
先週は夫の仕事が再開したため、バタバタしていました。1ヶ月お休みだったので、その話も今度投稿したいと思います。

月曜日なので、今日も定例ミーティングをしていました。

さて、みなさんは会議にかかる時間を意識されていますか？
わたしはきっちり時間内に終わらせたいと考えています。

お互いに貴重な時間を合わせて時間を作っているので、時間を共有する作業の場合、時間厳守は大切ですよね。

そこで、スムーズにミーティングを進めるために私がやっていることを紹介いたします。

議題は事前に共有する

私がミーティングするとき、議題は事前に共有することにしています。
そして、お客様にもお話ししたい内容がないかお伺いしています。事前に内容がわかることで、回答の準備ができるので、ミーティング中に「それはですね‥」と考える時間も少なく済み、下調べをすることもできるので、「次回までに調べておきます」ということも減らせます。週1のミーティングだと、この場合の次週は翌週ということになり、ビジネスシーンでかなりスピードアップがはかれることはお分かりいただけるかと思います。
また、議題の中にはテキストベースのやり取りで完結できる内容も含まれてくるでしょう。テキストベースで完結できる内容を完結させておくことで、ミーティングで話すべき内容に集中することができます。

議事録はその場で完成させる

ミーティング後に行っていた議事録作成ですが、時間短縮のためにミーティング中に行ったところ、話した内容をその場で整理でき、認識の相違がないかもその場で確認できるので、ミーティングの進行にも役に立ちました！
現在はZoomでのミーティングのため画面共有をしているのですが、これは対面でのミーティングでも活用したいです。

まとめ

なかなか時間通りにミーティングや会議を進行できないという方は、こちらの方法を試してみてください♪

・議題は事前に共有する
・議事録はその場で完成させる

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先週のミーティングの記事はこちら