コミュニケーションコスト気にしすぎ問題。

こんにちは。ゆりえもんです。

今日は、オンライン秘書にありがちな「コミュニケーションコスト気にしすぎ問題」について書いてみようと思います。

フリーランス界の呪縛

フリーランスのお仕事の世界では、「コミュニケーションコストをかけるな」とよく言われますよね。

私も、日々の情報発信の中で「相手の時間を奪わないようにしよう」とか「行間を読もう」といったメッセージを伝えることがよくあります。

特に、私のまわりにいるオンライン秘書のみなさんは学習能力が高く、とっても気づかいのできる人ばかりなので、クライアントワークにおいても「コミュニケーションコストをかけないようにしよう！」と常日頃から意識して、お仕事をしている人が多いなぁと感じています。

気づかいのできる人が陥るワナ

ただし、そこでよくありがちなのが、コミュニケーションコストを気にしすぎるあまり必要以上に連絡を少なくしてしまうことです。

これは、相手のことを想いやる気持ちが強いオンライン秘書だからこそ、陥ってしまうワナなのかな…と。

もちろん、一度で済むような連絡をバラバラと無計画にチャットに流したり、過去のやりとりをちゃんと確認せずに、何度も同じ質問をするのは良くないです。

でも、連絡すること自体は悪ではないですし、むしろ積極的にコミュニケーションを取った方がいいケースもたくさんあります。

こんな場合はコミュニケーションを取ろう

たとえば、下記のような場合であれば、積極的にコミュニケーションを取った方がいいですね。

【例】
・方向性が合っているかどうか？の確認
・プロジェクトの進捗報告
・もっとこうしたらよくなる！という提案
・相手の状況を想いやった声かけ

◆方向性が合っているかどうか？の確認

方向性が間違ったまま仕事を進めてしまい、あとから「やり直し」になると、その方が、かえって余計な時間がかかってクライアントさんやチームメンバーに迷惑をかけてしまいます。

不明点や、自信がない箇所があるときは、早い段階で擦り合わせるようにしましょう。

その際は、「どうしたらいいですか？」と聞くのではなく、自分の頭で一度しっかり考えたうえで「私はこう考えたのですが、このやり方で問題なければ進めますね！」といった聞き方をする方がいいですね。

◆プロジェクトの進捗報告

お仕事を頼んだのに、その後まったく進捗報告がないと相手は「どうなってるのかな？」「ちゃんと進んでるのかな？」と不安になってしまいます。

問題なく進んでいるのであれば、その旨と「たたき台ができた段階で提出します！」「○日までには結果を共有します！」とった内容を、適宜伝えていきましょう。

◆もっとこうしたらよくなる！という提案

頼まれた仕事を、言われた通りに正確にこなしていくことは大事です。

ただし、仕事を進めていくなかで「こうした方が効率がいいんじゃないかな？」「こうすると相手にメリットがありそう！」といったことが思い浮かんだら、積極的に提案していきましょう。

余計なこと言っていいのかな？と不安になる気持ちもわかりますが、それが相手をラクにすることにつがなるのであれば、遠慮する必要はありません。

◆相手の状況を想いやった声かけ

クライアントさんやチームメンバーなど、一緒に仕事をしている相手が忙しそう、大変そうな状況だったら「これ、私がやっておきますね！」と自分から業務を巻き取ってしまうのもアリです。

また、これは相手との関係性や距離感にもよるかもしれませんが、お仕事に限らずプライベートな内容の声かけもそうですね。

実際、私も「誕生日おめでとうございます！」や「台風、大丈夫でしたか？」のような言葉をいただくと、すごく温かい気持ちになります。

そのためだけにわざわざメッセージする関係性じゃないなら、なにか、仕事の連絡のついでに一言そっと添えてみると喜ばれるはずです。

最低限のコミュニケーションは必要

いかがでしょうか。

オンライン秘書に限らず、フリーランスとして活動している人、あるいは会社員として働いている人の中にも、この内容を読んで「えっ！？これ、私のこと…！？」と思った人がいるかもしれません。

安心してください。同じように悩んでいる人はとっても多いです。

「気づかいができる人」であるがゆえに、コミュニケーションを削りすぎてしまうケースが多いなと感じています。

コミュニケーションコストをかけるのがよくないとはいえ、最低限の報告・連絡・相談は必要です。

ここの土台を踏まえたうえで、もっとスムーズにやりとりをするにはどうしたらいいか？を考えていけるといいですね！

読んでいただき、ありがとうございました！