仕事を分解してみる
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仕事を分解してみる

複数の仕事に追われている時や、期限までに間に合うかどうかわからないというような時はしばしば訪れますが、そのような時ほど一度立ち止まって仕事を分解してみることが重要かと思います。

例えば一つの「提案書をつくる」という仕事でも分解をしてみると、
・ヒアリングするもしくは調査をする
・ブレストする
・おおよその提案内容を決める
・各関係者へのヒアリングやスケジュールの調整を行う
・提案書のアウトラインを考える
・提案書のフォーマットを用意する
・提案書の素材を用意する
・提案書の草案をつくる
・草案の段階でレビューをもらう
・ブラッシュアップする
...
などなど。まだまだこれ以上にも分解できるとは思いますし、全然違うよって方もいらっしゃるかとは思いますが、要は自分が扱いやすい単位まで分解すればいいということになります。大きすぎても細かすぎてもだめで、自分がそれぞれのタスクの大きさとだいたいの所要時間を把握して、自在にコントロールできるサイズでタスクをもてばいいのです。
そうすれば隙間時間に少しずつ進めることもできますし、誰かにわたしたりすることだってできるかもしれません。

さらに重要なことはそれぞれのタスクが自分以外のだれかのアクションを必要としているかいないか、その後の工程のいずれかのタスクに紐づいているかいないかを把握することです。
というのも自分だけで完結できるタスクというのは自分のペースでコントロールしやすいものですが、他の人が関わってくるようなタスクではなかなか思うようにコントロールすることができなくなってくるからです。
コントロールが効きづらいということはその分リスクも高くなってきやすいので、できるだけそういう状態を避けたいものですが、そういった他の人や他の何かに紐づいているタスクの把握を怠ってあとで気づくというようなことになると、時間があれば対処できたのに...などということにもなりかねません。
なので、そういったことを減らすためにもしっかりと仕事を分解して他の誰かや何かとの紐付きを明らかにしておくことで、時間的なアドバンテージを活用できるようになります。

なにか物事がうまくいかなかったり、重たくなっているときは仕事の分解がうまくできていない時で、本当は自分だけでは達成できなくて他の誰かにパスを出すべきなのにパスを出せていないことが原因であることが多いと感じています。
なので、まず仕事を始める前や進めていてそういう詰まりを感じた時は必ず分解して並べてみるようにしています。


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