スクラムフェス仙台をやりました #scrumsendai

こんにちは。天野です。

8/26-27で初開催となるスクラムフェス仙台を無事に終えることができました。今のところ完全に燃え尽きていますが、記憶が新しいうちにふりかえりつつ感想を書いておきたいと思います。

開催前になぜやるのかを書いた記事もよければご覧ください。

参加人数

スタッフを含む参加人数は、現地の受付人数が75名、オンラインが約100名でした。オンラインは実際の参加人数を把握するのが困難なので、チケット登録数からのざっくり推測です。現地参加者のうち7名は学生でした。

現地の参加人数は最大80名になるよう設計していたので、歩留まり93%とめちゃくちゃ参加率の高いイベントになりました。当日まで「人が来なかったらどうしよう…」という不安は常にあるで、積極的に参加いただけて大変ありがたかったです🙏

ウェルカムノートで挙手確認したところ、遠征組の割合が非常に高かったです。7〜8割くらい？地元の参加者が少ないことは一見残念な感じもしますが、東京他で開催されている場の空気をそのまま仙台に持ってこれたとも言えます。少しずつ地元の参加者にも楽しんでもらえるようにしたいです。

セッション数

他のスクラムフェスと同様にオープンプロポーザル方式で、最終的なプロポーザル数は56件、採択したセッション数は20件でした。運営負荷を下げるためトラック数をかなり絞ったこともあり、倍率はとてつもなく高くなってしまいました。今確認してみたら、東京より高かったです…

多くの魅力的なプロポーザルを採択できなかったことは今でも心苦しく思っていますが、自分を含め不慣れな運営メンバーでセッションを増やすのは危険だと思い、トラック数を抑える判断をしました。

来年は1トラックくらい増やせるかも知れませんが、プロポーザル数とのバランスも見ながら、検討していきたいと思います。

実行委員会の回数

当日までに開催した実行委員会の回数は、24回でした。1月にキックオフして、最初は隔週、スケジュールが近づいてきたら毎週実行委員会を開催していました。

Discordでオープンに開催していたこともあり、他地域のオーガナイザーやコミュニティの方が適宜駆けつけてくれ、なんとか進めることができました。最後の数週はどんどん参加者が増え、たくさんの人たちの貢献によって実現されることを改めて実感しました。

無理のない運営

なぜやるのかの記事では、下記のように書いていました。

なので、イベントとしてはとても完成度の低いものになる（べきだ）と考えています。無理のない運営で、無限に改善点はあるけど、来年の開催が楽しみになるような、そんなイベントにしたいと思います。

https://note.com/ama_ch/n/nad62fd34909e

これは概ね達成できたんじゃないかなと思います。当日忙しく走り続けるスタッフはいませんでしたし、何名かはセッションを立ち聞きしたり、ぶらぶらする余力を持てていました。片付け・撤収も1時間程度で終えることができ、誰かに極端に負荷がかかるような状況は避けられたと思います。

計画段階で詰め込みすぎず、余力のある状態をキープすることをかなり重視していました。どうせ当日は想定外のことが起きるし、その場で色々やりたくなるので、現場で創意工夫するためには十分な余力を確保しておくことが必要です。

余力の確保は、事前の取り決めを少なくすることとイコールでもあり、取りこぼしや考慮できていなかった点も大量にあります。現実は受け止めて、ふりかえりながら改善していきたいと思います。

総じて、最低限の品質を確保しつつ無理のない運営を実現できたと言えそうです。経験から学び、来年はレベルアップした実行委員会でより良い運営を目指します。

オンラインスタッフの活躍

当日は現地スタッフのほか、オンラインスタッフが6名いました。無線トランシーバー（携帯回線を使うので全国どこでも繋がる）をオンラインスタッフの自宅に送り、現地スタッフと通話できるようにしました。

これが大活躍で、無線トランシーバーを使って現地スタッフの動きをオンラインスタッフがカバーするという動きがめちゃくちゃ効果的でした。

例えば、以下のようなやりとりがありました。

• 現地スタッフが「◯◯の落とし物探してまーす」と言うと、オンラインスタッフが「Discordのお知らせに流しておきまーす」と告知作業を実施

• 現地で「iPad開けないんですけどパスコード何ですか？」と聞くとオンラインスタッフが教えてくれる

• オンラインスタッフ同士で「◯◯の件相談したいからDiscordに集まれる？」と言ってさっと相談が始まる

ハイブリッド開催だと現地もオンラインもどちらも気にする必要があるので、無線トランシーバーを使って現地＋オンラインで連携するのは今後も必須になりそうです。

大変ではあった

他地域のオーガナイザーが全力でサポートしてくれるとはいえ、全体としては分担の難しい細かい意思決定が必要な作業が多く、それなりに大量のエネルギーを注ぐ必要がありました。

「段取り八分」という言葉がありますが、まさに準備を整えるためにエネルギーの8割を使い、当日は嵐のようにあっという間に過ぎ去っていったような感覚です。

ですが、今年の開催実績ができたことで、来年は格段に楽になると思います。初めてと1度やったことがある状態では、心理的な負担が段違いなので。

来年もよろしくお願いします

ひとまず無事に開催できたことを祝いつつ、運営スタッフ・スポンサー・スピーカー・参加者・コミュニティなど、関わっていただいたすべてのみなさまに感謝です。

来年も仙台で楽しいフェスを開催したいと思います。みなさま、来年もよろしくお願いしまーす！