毎日やることいっぱいと言い続けて+αができない私へ

面白法人カヤックの人事制度では、全社員が4半期ごとに360度フィードバックを行う。わたし個人として内省したこと、それに対して上司や同僚からフィードバックされたこと。それをふまえて考えたこと。社外秘情報を除いて、社外のかたでもわかる内容で書いてみる。

独自の内容もあるけども、総務や秘書という御仕事をしてるかたに何某か参考になればという想い。正直に申し上げれば、共通する課題があればぜひ一緒に考えたいですという、四方八方に向けたプロポーズでもある。

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【目指すもの】
・面白く働く
・面白いとは　＝　前に進めてる実感があること（今はその日に生じたタスクを打ち返して、0地点に戻してるという感じ。毎日それに終始しがち）
【課題】
・課題には気づいてるけど、そこに向き合うところまでいけてない
・毎日色々対応し尽くすけど、「0に戻っただけ」という負債返済意識
・都度対応だけじゃなく、全体としてみてどう動けばいいかを考えたい
・考えられる状況を創るには
　+一次対応を手放す
　+お願い上手になる。自分がやったほうが早いという意識を手放す
　+大きく変えようとすると動けないので、個々でもいいから変える
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社外の総務のかたともお話ししたけど、なんせ皆さんいそがしい。「総務」という言葉のとおり、会社によって、人事や労務、採用やインフラも担当されてらっしゃったりして。
意外と業務内容はバラバラ。明確な共通点は「やることが多い」だった。
となると、自分の課題も、あるていど一般化できるんではなかろうか。
そのうえで、私がもらったフィードバックやアドバイスも、総務・秘書に関して何かヒントになりそうな気がする。から書きます。

【フィードバックされたこと】

■上司から
僕以外の人間にも秘書的な業務を提供するということが必要になる時期がくるかもしれません。その時に再現性をもってサポートできることが次のチャレンジになりうる。
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■自分のコメント
再現性。
「あらたに秘書が必要になった人に、別の誰かもしくは自分がサポートに入る」という際に、ある程度のフォーマットが必要。
それがあると、自分の上司に、自分以外の秘書がつく・自分が休むときの引継ぎ・秘書メンバーを増やすときにも役立つ。
最初のステップとして、自分以外の人でも出来る仕事を発見すること。
自分のタスクを洗い出して、「外注」できるものをリストにして分業化していく。
自分から切り出すことで、総体として対応量を増やせるし、自分自身の負荷軽減になる。ただし、一番大切なとこは、そういったフォーマットをもちつつ、そのボスと状況に合わせる柔軟性だとは思う

■同僚から
視座を上げる意識をしてみてください。
個々の業務の改善や運用のほか、ユニットリーダーとしての視座を意識して欲しいです。総務・受付チームとして進化できそうな事はどんどん提案してください。時には厳しい視点を持つ事も必要になってくるかもしれません。
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■自分のコメント
チームとしての動きかた、業務の進め方の見直し。といっても漠然としてしまうので、環境を変える。オフィス各所でバラバラで動いてることが多いので、一所懸命に集まってみる。※弊社は、事業部単位でも状況に合わせて大掛かりな席替えをすることが多い。

■同僚から
チームマネジメントしていくことによって、リサさん自身も成長に繋がるきっかけを作れると思っています！たまにシンプルに解決する方法があるのに遠回りをしているときがあります。
遠回りの理由に関しては
・誰かに頼れば解決する。
・自分がシュッと動けば解決する。
遠回りするのと、頼る・動くのどちちがコスト低いかの判断も今まで以上に意識してみてください。
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■自分のコメント
自分と、他の誰か（アルバイトやオンライン秘書）の稼働を考える。どっちがどういう業務に時間を使うべきか。会社のコスト使ってるという意識。
外部サービスに出すというのも選択肢として考える。

■同僚から
色々と踏ん切りがついたのかな、という印象でした。長い在籍期間を誇るリサさんの、本当のスタートはここからではないかと。
体調だけ気をつけて、自分の体調を補う仕組みや提案を社内交渉してみたり、やれることは色々とありそうですよ。
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■自分のコメント
そう言っていただけたのは嬉しい。ので、それを具体的にできるように。