顧客ファイルなしの事業所って？！｜7月にOPENした新しいカタチの訪問介護
アカリエの訪問介護事業所「A-Smile」では、今年度よりペーパーレスに力を入れて取り組んでいます。
ペーパーレス化がどのように進んでいるのか、その状況をご紹介します。
７月にオープン！A-Smile藤沢
A-Smileは神奈川に6店舗、名古屋に2店舗を展開しています。
そして、7月に神奈川県藤沢市に9店舗目となるA-Smile藤沢がオープンしました。
駅から徒歩5分の好立地に位置するこの事業所は、広々としたワンフロアが特徴で、コンセプトはキャンプです。
事業所に入った右手には、ワクワクするようなフリースペースを設けています。
こちらは相談室です。明るい日差しが入り、居心地の良い空間です。
広々とした業務スペースです。
A-Smile藤沢のペーパーレス状況
どのような運用でペーパーレスが実現できているのかをご紹介します。
書庫は2つのみ
ペーパーレスの一番大きな特徴は、顧客ファイルがないことです。
介護事業所は保管する書類も含め、多くの紙が発生しているので、事業所内には書庫が連な
っている所が多いですが、A-Smile藤沢はではその数が２つのみです。
でも、中身が気になります。本当に顧客ファイルはないのでしょうか。
開けて確認してみます。
右の書庫にも
左の書庫にも
顧客ファイルはありません。
顧客情報は全てデータ化
では、顧客情報はどのように管理しているのでしょうか？
アセスメントから訪問介護計画書の作成、ヘルパーの手順書などはすべてデータ化しています。
書類作業は全てパソコン内で完結！
顧客情報をデータ化するメリットは、外出先でもスマートフォンで確認できることです。
情報は常に最新となるよう更新しているので、誰でも新鮮な情報を即時に共有できます。
Faxは送信も受信も印刷しません
毎日多くの紙が発生するFAXはペーパーレスにできているのでしょうか？
A-Smile藤沢は家庭用の複合機を使用しています。
紙でのFAX発信履歴を見ると3件ありますが、これはインターネットの環境が整っていなかったオープン前の記録です。
現在はインターネットFAXを使用しているため、7月以降のFAX送信（紙の）は「０」です。
受信も紙で印刷せず、データ化してメールボックスに届く仕組みとなっています。
契約書・計画書は電子サイン
訪問介護では新規のお客様へサービスを提供する場合、最初に契約書を取り交わさなければなりません。
この契約書も電子化しています。
重要な書類はセキュリティ対策のしっかりした電子化により、安全に保管されています。
コミュニケーションもペーパーレス
サービス提供責任者やヘルパーの方とのコミュニケーションはチャットツールを利用しています。パソコンでもスマホでもメッセージのやり取りができるので、大変便利です。
急な予定変更やお客様からの共有すべき情報は1対1ではなく、1対全員で共有できる体制になっています。
その結果、誰もがどのお客様にでも対応できる体制ができており、連携も強化されています。
ペーパーレスの相乗効果
ペーパーレス化により業務が効率化され、さまざまな効果がありました。
職場環境の改善
書類や書庫、複合機が必要ないことから事業所内がすっきりとしました。情報共有の効率化
情報の見える化により共有が迅速かつ確実になりました。人材採用・定着
20～40代の方々の採用が可能に！コミュニケーションの向上
若い人はスマートフォンを使ったコミュニケーションが得意！業務負担の分散
手順書作成はヘルパーさんも行っています。
アカリエペーパーレスまとめ
一番大きな情報量を有する顧客ファイルをデジタル化することで、業務が効率化され、サービス提供責任者やヘルパーさんとの連携も良好な状況を保つことができています。
ペーパーレスへは最終的に、お客様へのより良いサービス提供につながります。さらに業務改善を積極的に行い、新しいカタチの訪問介護を実現していきます。