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Notionテンプレート無料公開！仕事＆プライベートのプロジェクト管理方法についてまとめました

秋元里奈＠食べチョク代表

こんにちは！食べチョク代表の秋元です。

1/29(日)のTBS「がっちりマンデー!!」にて、Notion活用について紹介させていただきました。
放送を見てNotion使ってみたいな、と思った方に少しだけですが参考になればと思い、私が仕事＆プライベートの管理として現在使っているNotionのテンプレートを公開します！

また、せっかくなのであわせて日々のタスク管理方法などもご紹介します。タスク管理方法は人によって向き不向きがあると思うのであくまでご参考程度に…🙇

🍓そもそもNotionとは

Notionは、手軽に使えるタスク管理・プロジェクト管理・メモ管理・ライフログ管理などを一元管理できるツールです。ページの編集性が高く、またデータベースとしての使い勝手や階層構造の整理などもしやすく、大量・多様なデータを一括で管理できることが特徴です（うまく言葉で説明するのが難しいけど、とにかく便利）

逆に編集性が高いが故に、作り込もうと思うと無限にこだわれてしまったり、最初のとっつきづらさ（何したらいいの？となる）はあるかもしれないですが、今回のように他人が公開しているテンプレートも豊富にあるので、最初は誰からのテンプレートをそのまま使って徐々に自分好みにカスタマイズしていくのがおすすめです。

個人の利用の場合は無料プランでも十分な機能が利用できます。法人の場合は有料プランで契約すればチームで使えたりより高いセキュリティ設定などが利用可能です（私はプライベートなものは無料プランのNotion、会社関連のものは会社契約の有料Notion、と用途に分けて二つ利用していますが、それぞれのアカウントの切り替えもシームレスに行えます）。

🍓私のNotion活用事例【仕事】

- タスク管理

ここで全てのタスクが一覧で見れるようになっています。パッと思いついたものや小さいタスクは個別で追加することもありますが、基本的には以下で説明する「プロジェクト」「議事録ストック」「1on1記録」のどれかに紐付けていることが多いです。期限や優先順位、ステータスなどを設定し、抜け漏れがないように確認をします。

完了したタスクは以前は別のデータベースにストックしていってましたが、振り返ることがない（重要な情報は全てプロジェクトページなどにまとまっている）ので、基本的にすぐ消しちゃいます。

- プロジェクト管理

まず、プロジェクトごとの情報をまとめたデータベースです。例えば「〇〇のキャンペーン」「○○社のプロジェクト」のような形で現在動いているプロジェクトごとにその概要や各種情報へのリンクなどをここにまとめています。

プロジェクトは終わったり再開したり…というのがあるので、基本viewには進行予定 or 現在進行しているプロジェクトのみを表示し、ステータスが完了になると「Archive」の方に移るようにしています。

自分一人で管理しているプロジェクトをジャンルごとに分けて管理しています（チーム全体のは別Notion）

- 議事録やメモ管理

会議の議事録や、ふと思いついて書いたメモなどをストックしておくデータベースとしても活用しています。何かメモを取ることがあればまずここに書き、プロジェクトに紐付けます。＊プロジェクト管理の方には普遍的な情報のみを掲載し、詳細の議事録などはこっちにリンクするようにしています。

議事録にはプロジェクトとタスクを紐付けられるようにしています。
Mtg Notesのフォーマットに沿って情報を埋めていきます

- 1on1の記録管理

こちらも議事録の一種ではありますが、「前回何話したか」をすぐ振り返りたい＆希望する全社員と1on1をしていて量が膨大なので通常の議事録とは分けて管理をしています。

1on1を希望してくれてるメンバーごとにページを作成。いつ入社したかを間違えず覚えていたいので入社日情報、「最近1on1してないな」というのに気付くために最終実施日なども記入できるようにしています。
日付ごとに折りたためるようにしているので、ページが長くなりすぎない＆すぐに昔の情報にアクセスできます。

🍓私のNotion活用事例【プライベート】

- 習慣トラッカー（日次）

「1日1回は何かしら運動する」のようなルールを決めているので、それを日時で記録できるようにしています。夜家に帰るときに新たにページを作り、日付と今日やったことにチェックをしてログを貯めていきます。

カレンダーviewで見やすくするためにタイトルは「-」or 特別な日はその名前をつけてます（母誕生日など）

- ライフログ（週次/月次）

日次で記録したデータを元に、週次で振り返りをしています（日記みたいなものをつけています）。どれくらい運動できたか？のようなプライベートな情報に加え、仕事のジャンル別の割合なども記録するようにしています。

単純な記録だけでなく「その週の1枚」みたいなの載せるとテンション上がります😂

＊補足：仕事のジャンルごとの時間計測だけはNotionではなく「Toggl Track」を利用しています。簡単に作業登録ができるサービスで、何か作業やMtg・取材などの対応をするときには必ずスタートボタンを押してどの仕事に何分使ったかを記録しています（つけ忘れても後から編集なども可能です）。

🍓テンプレートを公開！

上記で説明してきた私が普段使っているテンプレートを「コピーして使いたい！」という方向けに、Notionテンプレートを無料公開します。個別にカスタマイズして使ってみてください。

＊テンプレートの利用方法：コピーしたいページにて、右上のメニューバーから「複製」を押すと自分のNotionに複製できます。

🍓さいごに

いいなと思っていただけたら、ぜひご活用ください＆SNSなどでシェアいただけたら嬉しいです〜！よろしくお願いします🙋‍♀️

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