リモートになってコミュニケーションの場を増やしましたの話
こんにちは。
梅雨ですね。暑いです。
家から出たくないです。
この時期、リモート最高と思っています。
アジケでディレクターをしているよしだです。
どこの会社さんでも取り組んでいらっしゃると思いますが、弊社で地道に取り組み始めたリモートコミュニケーションの方法を紹介させてください。
はじめに
まず、Twitterっぽく140字以内でまとめると、こうです。
リモートになってからコミュニケーションを増やすため、社員全員でのmtgを、月1回から週1回に増やしたよ。
雑談もするけど、UI/UXデザイン会社っぽく、デザインについても話したりもしたよ。
やっぱ人と話すってめっちゃいいね。
と、
この内容が結論なのですが、もう少し内容を知りたいと思っていただけたら、最後までお付き合いいただけると幸いです。
補足しながらお話を進めます。
リモート全体共有会をはじめました。
2月までは毎月1回、オフィスで社員全員が集まって全体共有会というものを行なっていました。
そこでは各案件の共有や情報交換、講師を招いての勉強会などを行っていました。共有会後には飲み会を行ったり、業務以外でのコミュニケーションを図る場としても活用していました。
コロナが広がったことで、弊社も3月後半から全員リモート勤務となっています。
リモート勤務自体は以前から月数回まで認められていたので、抵抗はなかったのですが、いざ、毎日となると色々と課題が出てきました。
案件進捗などもそうですが、社員同士の会話だったり、雑談の機会がかなり減った印象でした。
個人としても自宅でそれぞれ対応してもらっているのでモチベーションだったり、メンタル面のケアなど
マネジメント部分や案件以外のメンバーとのコミュニケーションに難しさを感じました。
そのとき、「まずは社員全員が集まる場をつくろう！」ということを経営層から言ってもらい、
定期的にコミュニケーションを取る場として週に1回全員でリモート共有会を始めることになったのです。
手探りのZOOMコミュニケーション
ツールは通常勤務から使用していたZOOMを使いましたが、全体共有会の開催方法に関しては試行錯誤でした。
全体共有会の開催方法に関しては試行錯誤でした。
まず、はじめは全員で繋いで雑談してみました。
もちろん、すごく微妙でした。
回す方も、しゃべる方も、相槌打とうとするならタイミングがめっちゃ難しいなど顕著に課題を感じました。
最近、テレビを見ても感じますが、大人数でのリモートのクロストークは正直見てられない時があります。
これはテレビではないけど、プロでも難しいことを素人がやってみようなんて考えない方がいいですね。
そこから、試しにZOOMのブレイクアウトルーム機能を使ってみました。
数人ずつのチームにランダムで振り分け、テーマに対して各々話してもらうようにしました。
すると、全体だとしゃべりにくかったメンバーも積極的に会話に参加してくれて、もともとやりたかったコミュニケーションを増やすと言う部分ではだいぶ効果が出てきたと感じました。
アジェンダ更新
これも、はじめは雑談メインでとりあえずコミュニケーションを取ろうが目的でした。
何週か試して慣れてきたことで、リモート前にもやっていたような内容を追加していきました。
例）
・部署をまたいでの案件共有
・ニュースを取り上げてのグループディスカッション
・緊急事態宣言下での生活でのおすすめや悩み
・リモート勤務での相談
など
グループディスカッションとしては、フランスのデザイン会社5・5がソーシャルディスタンスを保つ路面標示をデザインした例(以下事例)を取り上げて、
・コロナでの身の回りにどのような課題があるか
・課題に対してできそうなアクションとは
を簡単に議論しました。
ここまでやってみて、以前まで行ってきた通りにまでとはいきませんが、
私生活や業務外の雑談でストレスを発散することや業務や職種などに関連する話題で一緒に考えたりとだいぶ社内では会話が増えたと思います。
おわりに
すごく当たり前なことで、単純にまとめてしまうと、
コミュニケーションって大事だなってことです。
また、先々週から週に1日オフィスに出社するようになって改めて感じました。
この状況下、業務に関係なくとも、会話することで心が軽くなったり、ストレスを発散できたりはあると思います。
業務効率などを考えると会話よりチャットの方がいいなど色々意見はあると思いますが、こういった状況下で会社としてコミュニケーションを取る場を設けることはすごく効果的だと感じました。
早く以前のような状況になることを祈ってますが、できることを少しずつでも進めていけたらと思います。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
こどものワークショップ開催費にします👦