仕組みのデザインで課題解決の循環をつくるー業務の可視化編ー
こんにちは。ajike PRチームの説田です。人や組織が抱える課題を解決する方法の1つに、「仕組み化」がありますよね。
仕組みをつくることで、課題解決のサイクルそのものをつくることができ、課題が発生する度に1つ1つに対処していたプロセスから、解決の影響範囲が広がります。
ajikeは、インターフェースやユーザー体験をデザインの対象としてきましたが、デザインの対象を「仕組み」そのものに広げられないかとチャレンジをはじめました。今後、noteで身近な仕組みのデザインの事例を取り上げていきたいと思います。
今回は、「誰が何の業務をしているのかわからない問題」を仕組みで解決した事例の紹介です。
現在コロナ禍で対面での業務が難しくなり、社員の仕事をいまいち把握できないことに困った方が多いのではないでしょうか。聞かないと状況がわからないという状況はマネジメントする側、される側どちらにとっても不便なものですよね。
私たちの場合はコロナが蔓延する前から、全社でGoogleカレンダーでのタスクの自己管理と共有の仕組みができていたからこそ、2月からのリモートワークで困ることはありませんでした。
日々の細かな業務もすべてカレンダーに登録
他社さんだとミーティングの予定管理のみにカレンダーを使うケースもあるかもしれませんね。ajikeは、ミーティングに限らず30分、1時間のような細かい個人の業務もカレンダーに登録しています。
業務に対する所要時間も把握でき、タスクの自己管理にもなっていますね。何かタスクが発生した時はカレンダーにスケジュールを登録し、1週間など未来のスケジュールを見て計画を立てています
全社でスケジュールを共有
そして、この細かく登録した予定を全社で共有できているところがポイントです。Googleカレンダーには、特定のユーザーとスケジュールを共有する機能があり、全社員を登録しています。
社員数が多い会社であれば、同じ部署、チーム単位などでもいいですね。
この機能により上司が部下の業務を把握でき、マネジメントしやすくなるという利点もあります。また、誰かにちょっとしたことで話しかけたい時や、あの人何してるんだろうとふと思ったときも、その人のカレンダーを確認する習慣ができています。
ミーティングに誘うとき、予定が入っていない時間を確認する、だけではなく、「会議が続いてそうだから別の時間にしようかな」「タスクが詰まってそうだから別の人に相談しようかな」など、お互いの様子を察し合うこともできています。
今回の「仕組み化」のポイント
この事例の仕組み化のポイントは、次の2つです。
・毎日の業務のルーティーンに落とし込み習慣化する
・誰でも状況が確認できる状態をつくり、属人化させない
この他にも業務の中で仕組みをデザインしたこと、例えば「リモートワーク下での人事評価」など色々とありますが、その時々の状況を踏まえて創意工夫により改善していく、いわゆるデザイン思考によって仕組みをデザインすることを大切にしています。
今後も身近な「仕組みのデザイン」の取り組みをご紹介していきたいと思います。
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