業務フロー改善：CRM導入①
こんにちは！AIトラベルの藤本です。前回に続き業務フロー改善についてです。今回はケーススタディでCRMを導入した時のお話を書きたいと思います。
なぜCRMを導入しようと思ったか
受注管理がスプレッドシートで行われており、スプレッドシートから請求書発行→売掛金/売上高計上を行っていた。さらに売上高がネットで計上されていた（つまり粗利で売上高が計上されていた）。そのため、以下のような弊害が起きていた。
・経理に報告なく過去の数字をスプレッドシート上で変更してしまうため、過去の数字が変わってしまう。
・前受収益の期間収益按分も同じスプレッドシートで管理されているため、売掛金計上なのか、前受収益の按分なのかがわからなくなる。
・変にネット計上されているため、売掛金の消込が煩雑。
・これらにより、売掛金と前受収益がぐちゃぐちゃになっており、売上高も正しく計上されていない。
このままではいつまでたっても正しい数字を計上できないし、B/Sも汚いままだと危機感を覚え、改善に乗り出しました。
関係者ヒアリング
さっそくヒアリングを行うことにしました。今回のケースは営業・営業事務・広告運用（ロジ回り）に話を聞きました。一人当たり2-3時間かけてじっくりと状況を聞いたところ以下のことがわかりました。
・ネット計上は何となくそうなっていた。ネットで計上する理由は特にない。
・売上計上しているが、そのエビデンスを一つ一つ確認しているわけではない。そのため、未検収のまま請求書発行や2重請求などの事故が頻繁に起きている
・計上基準も営業ごとに認識が違うのではないか。
・おそらく、今期の会計システムに入力されている売上高は合っていない。
・スプレッドシートの数字もおそらく正しくない。過去の修正やラインが消されたりしていて、どうなってるかわからない状態。
・現状がよくないとはわかっているが、自分の業務に追われていて改善まで手が回らない。
ヒアリング後
ヒアリングした結果、正しい売上高が計上されておらず、社内の売上計上基準が統一されていない、さらに正しい金額を反映した資料はおそらく現存しない、という事実がわかりました。
もし私がヒアリングせずにスプレッドシートが諸悪の根源だから、いますぐCRM導入しよう！と言って行動していたらどうなっていたでしょうか。そもそも計上基準があいまいなので、結局正しい数字がインプットされずにスプレッドシートの内容がそのままCRMに入ってそのまま放置、というバッドエンドになっていたと思います。
ヒアリングしたからこそ、そもそも最初のルールを設定しなおさなければいけないということがわかりました。まず「正しい売上高」を作成し、計上基準をすり合わせして統一見解を作る、ということから始めることになります。
次回もこのケーススタディの続きを書いていきます！長くなりそう。。。
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