業務フロー改善：経費精算システム導入④
こんにちは、AIトラベルの藤本です！今回は設定から書いていければと思います。経費精算システム導入最終回です。
設定
申し込み後はとにかく中の設定です。
当時所属した会社が外資系だったので、英語で書けるところは英語で書かなきゃとか、どういう順番だと入力しやすいのかとか、仕訳として出すときはどういう形で出さなきゃいけないとかを考えながら一つ一つ設定していきました。
特に仕訳のアウトプットは苦労した記憶があります。楽楽精算はアウトプットの自由がかなり効きます。システム内で関数を書くことができるので、結構無茶もできます。そこで私はだいぶ無茶をして使用していた会計システムのNavisionに合う仕訳を①勘定科目、②人、③部門で優先順位付けし、マージした状態で仕訳を作ることにしました。摘要など明細がほしければ楽楽精算で見ればいいよね、というスタンスにしました。また、相手勘定も特殊な処理が必要だったのでサポート活用しまくって、設定したのをよく覚えています。
設定は自分で悩んでも仕方ない部分が多くあるので、オフィシャルサポートや詳しい人に聞いて設定することをお勧めします。自己流は事故のもとになります。
設定後のテスト
項目などの設定が終わり、いよいよ社内テストを実施することにしました。ここでこだわったのは、一番新しいシステムにフィットするのが難しそうな方にお願いすることでした。
彼/彼女がうまくつないこなせるようになれば、他の人は間違いなくうまくいくだろうし、彼/彼女が躓くところを修正し、マニュアルを作成すれば比較的長く大幅修正せずに使用できるだろうと考えました。
そこで私は最年長の営業の方にお願いし、定期的にフィードバックをもらって、躓くポイントを可能な限り修正していきました。
オンボーディング、そして成果
テストの戦略がうまくいったこともあり、オンボーディングも非常にうまくいきました。途中のデモにテストをお願いした最年長営業マンに操作してもらったのもよいポイントでした。
成果もきっちり出ました。振り返りのプレゼンを抜粋するとこんな感じです。
いい効果出てますね。Excelで地味にきついのが、「出したはずなんだけど申請者に言われたけど経理の手元にない問題」です。実際はどこかに埋もれているのですが、それを探すのもストレスだし、見つからない場合は再提出をお願いしたりとみんなストレスを抱えていました。それがゼロになってるんだからやはりシステムをきちんと運用すると効果が出るんだな、としみじみ思ったのを覚えています。
長くなってしまいましたが、いかがでしたでしょうか？
経費精算のシステムを入れるという単純なソリューションですが、効果は絶大であるということが少しでも伝われば幸いです。また、システム導入でやるべきことというのを具体的に書いていったので臨場感ややるべきことが少しでも共有できて、Excel経費精算から脱却できる会社が増えることを祈っております。
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