業務フロー改善：経費精算システム導入③
こんにちは！AIトラベルの藤本です。今回は前回の続きから書いていきます。予算取りのためのアクションですね。
工数削減に命を懸けた
経費精算システム導入のメリットは主に工数削減による効率化になります。経費精算に使われている低付加価値業務を以下に減らしてほかの業務に振り分けることができるか…。しかも経理だけじゃなくて、他の部門にもメリットがないと理解が得られない…。
これらの効果が導入コスト・ランニングコストを上回ると判断されれば導入が決定し、下回れば導入されないというシンプルなものです。なので、システム導入によっていかに工数が削減されるか、つまり、いかに無駄な業務がなくなり、洗練されたフローを作成できるかにフォーカスを当てて予算取りのための資料を作ることにしました。
実際に業務を要素分解し、時間計測をした
効率化された未来を描くためにはまず現実を知らなくてはいけません。
そのためにまず、経費精算にどんな工程があり、どれだけ時間がかかっているのかを計測しました。
そして実際に時間を計ってドン引きしました。かなり手間かけてたのは把握してたけど、こんなに時間かかってたのか。。システム入れたらここもここも減らせるだろ、って作られたのが以下の表です。
この表が作成されたとき、勝利を確信しました。月次で20時間経理部の工数減るんだから、これは導入間違いなしだろ、と。後はなんでこんなに工数削減できるのかと、他にポジティブな効果書いておけばオッケーだな！と思ってこんなスライドを入れてました。
経理部だけでなく、ユーザー側も効果あるんですよってのと、二重管理がなくなるうえに、内部統制の水準も上がるよ！ってアピールしました。これはコーポレートのシステム入れるときの常とう句ですね。
実際にはもっと細かく色々書いたスライドを30枚くらい用意して、社長プレゼンしました。
結果は導入決定。
Excelなんてクレイジーだと思ってたからさっさと動いてくれ、と言われ無事大きな一歩を踏み出しました。正式に申込書を書いて、導入に向けてのオンボーディングへと舵を切ることになります。
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