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ベンチャー企業にひとり人事として入社して3ヶ月でやったこと。

noteを運営しているピースオブケイクに入社して、今日で3ヶ月が経ちました。
本当にあっという間で、沢山のことを経験させていただいた3ヶ月でした。
こんなにいろんな事を経験させてもらえて、本当にピースオブケイクに入社して良かったな、と思います。

これでようやく試用期間が終了したわけですが、私がピースオブケイクに一人目の人事として入社してやったことを"簡単に"まとめたいと思います。
これからベンチャー企業に一人目の人事として入社する人事担当の方に是非読んで欲しいと思います。

ちなみに弊社は新卒採用は現状行っていないため、中途入社を前提でお話します。

▼前提として

採用も担当しているので、以下のことは当然のように行います。
もちろん、面接や面談対応も実施しますし、内定後や入社時には内定通知書や雇用通知書を作成しました。

フォーマットは既にあったので、作成頻度はそんなに高くないです。
しかし、金額や職務など間違えられないものばかりなので、注意が必要です。

▼一ヶ月目

採用目標人数を確認する

まず入社してすぐに採用目標人数を確認しましょう。
どれくらい採用すればいいのか、そのためにどのようなアクションを取ればいいのか、がなんとなくイメージできると思います。

また、採用したい職種によっても手法が変わってくるので
・採用職種
・採用目標人数
・採用したい時期(いつまでに何人採用したいのか)
をしっかり確認しましょう。

特にベンチャー企業の場合は、短期間でこの目標が変化したり、1人採用できるごとに次に採用する方のスキルセットが変化したりするので、こまめに確認することをオススメします!

受け入れ体制を整える

私はまず、入社者の受け入れ体制を整えることにしました。

・内定までに確認して欲しいことのメールテンプレの作成
・入社初日にやって欲しいことリストの作成
・内定者のステータス管理シートの作成

内定までに確認して欲しいことのメールテンプレの作成
よく内定すると送られてくる、アレですね。
「健康診断書のコピーを用意してください」「入社日のご案内」など、入社までに確認してほしいことをまとめて、テンプレートを作成しました。

一度作成してしまえば、以後は入社する方に合わせて少しずつカスタマイズすればいいだけです。
特に、私が知りたかったことや、多くの転職をしてきての経験で助かった情報などを入れ込むようにしました。

入社初日にやって欲しいことリストの作成
PCのセットアップ方法や、オフィスの使い方など入社初日に確認してほしい事などをまとめて、当日お渡しできるようにしました。

これも私が入社時に知りたかったことや、会社として知っておいて欲しい事などをまとめました。
こちらも一度作成してしまえば、少しカスタマイズすればいいだけなので、最初だけ頑張ってください。

内定者のステータス管理シートの作成
内定者が今、どれくらいいるのか、どんな情報は回収していて、どんな情報をこれからお伝えする必要があるのか、何月入社で経由はどこなのか、などをまとめたシートを作成しました。

これらを入社1週間くらいで作ったと記憶しています。
もちろん一度作って終わりではなく、日々必要な情報があればアップデートしていっているので、作成当初と今とでは違うものができあっています。

従業員リストの作成

人事的に欲しい「従業員リスト」がありませんでした。
入社日や年齢や勤続年数といった情報がまとまっているものですね。

候補者さんに「平均年齢は?」と聞かれても最新情報をお伝えすることができます。
経営陣とのコミュニケーション時にも大いに役立っています。

ーーーー以下から有料にしていましたが、ピ社に新しく入社する方や応募を検討している方、新しくひとり人事になる方に読んでいただきたく、無料公開にします。ーーーー

エージェント管理リストの作成

今まで数社しかお取引はありませんでしたが、担当者の方や連絡先をリストにしてまとめました。
契約内容なども確認し直し、留意点などもここに記載していきました。

選考管理シートの作成

選考が進んでいる方の進捗管理用のシートを作成しました。
今、どのステータスまで進んでいるのか、どんな結果だったのか、など、それぞれの職種ごとにシートを作成し、見えるようにしました。

しかし、これは全て人力でパワーがかかります。なので、同時に採用管理ツール(ATS)の選定も進めていきました。

採用管理ツール(ATS)の選定

採用管理ツールを導入するにあたり、まず、見つけられるだけのサービスをピックアップしました。
同時に、必要な要件をまとめました。ここがずれちゃうと実際に運用フェーズに持っていったときにあれ?となってしまうので、ここは慎重に。

そして、やりたいことができそうなサービス数社からお話を伺い、ATSを選定していきました。
20社くらいから6社に絞り、3社に絞りと詳しい要件を確認して、最終決定しました。

前職でATSの乗り換えを経験していたので、チェックするポイントやつまづきやすいポイント、今後乗り換える際にポイントになりそうな点をヒアリングさせていただきました。

各職種の募集要件と選考フローの整理

募集している職種の募集要件を一覧で見れるようにまとめました。
この職種には記載があって、この職種には記載のない項目や、情報そのものが古かったり、ということがひと目でわかるようになりました。

そして選考フローもまとめました。
どの職種で誰が書類選考するのか、面接は誰がするのか、何回面接があるか、などなど基本となる選考フローをまとめ、全社員に見えるようにしました。

新しい求人職種の公開

毎週募集状況が変化するので、新しい求人票を作成し、公開したり、充足によってクローズになった職種をエージェントさんに連絡するなど、常に最新の状況が保てるようにしました。

会社説明ができるようになる

会社概要資料があったので、あとは説明の流れとスクリプトを考えればいいだけでした。
もし、会社概要資料がない場合は、資料の作成から必要になってくるので、もっと時間がかかるかもしれないですね。

公開情報を整理する

求人票はコーポレートサイトに公開している情報を整理しました。
・古い情報は最新に
・足りない情報は追記して
・出したほうがいい情報はどんどんアップ!

評価面談への同席*40人くらい

弊社では、評価制度のようなものは現状なく、CEO加藤が全員と面談をして評価を決めています。
入社した時期がちょうど評価の時期と被ったため、社員約40名の面談調整と面談への同席を行いました。

同席させていただいたことによって、お仕事内容が把握でき、会社のことや社員のことを知れるキッカケになったので、本当に良かったと思っています。

ただし、調整〜面談終了まで約2ヶ月かかりました。1日2名の面談を実施していたので、2.5時間くらいこの準備などに時間がかかったので、タスク管理が本当に大変でした。

インタビュー記事のディレクション

社員インタビュー記事のディレクションを引継ぎ受けました。
表現は会社の雰囲気に合っているか、その人の良さがちゃんと伝わるか、などの部分を中心に確認し、基本的には手直ししない方針で進めていくことを心がけています。

せっかくインタビューを受けてくだったのに、沢山修正してしまうと、私の言葉になってしまって、個人の良さが伝わりづらくなっちゃう気がするんです。でもそれは企業それぞれのカルチャーに合った方法がいいと思いますが、私は統一さを求めないほうがピースオブケイクらしさだと感じています。

業務外でしたこと

以上が1ヶ月でしたことですが、業務外でやったことがいくつかありますので、ご紹介します。

・毎日誰かとランチに行く
・Twitterアカウントの開設
・noteアカウントの開設
・人事界隈の方との交流に積極的に参加

毎日、誰かしらをお誘いしてランチに行くようにしています。
それは三ヶ月たった今も変わらずやっています。
人事って距離ができがちだし、何しているかわからない人になりがちなんですよね。

それから、人事界隈の皆様と交流を積極的に行うように心がけました。
勉強会みたいなのもいいのですが、人事界隈の方との飲み会を週1で入れるようにして、何かしら接点を作り、情報収集できる環境を整えるようにしました。

▼2ヶ月目

1ヶ月目に開始したATSの選定や評価面談などはこの2ヶ月目にもかかってきていますので、2ヶ月目に新たに始めた取り組みなどを中心にまとめていきます。
採用面談の数も2ヶ月目になるととても増えてきて、1日に3〜4名の方と面談する日も少なくなかったです。

退職者管理表の作成

退職者のステータス管理表を作成し、退職面談の実施や退職に伴う手続きを一覧で見れるようにしました。
入社者の管理シートを先に作成していたので、その逆をベースに考えて作成しました。

肖像権同意書の作成と回収

今まで社員の写真を自由に求人票やインタビュー記事で使用させていただいていました。
しかし社員数も増えていく中で、コンテンツを扱う企業でもあるので、同意書にサインいただく流れを作りました。

イベント登壇

3/14に実施したnote HR meetup #1「うまくいく採用広報とは?」になんと登壇者として参加させていただきました。
初めての登壇イベントだったので何を伝えるかと、入社1ヶ月半の私が何を伝えることができるのかを強く考えたイベントでした。

資料作成のときも、イベント当日もそうですが、入社したばかりの私を登壇者として選出していただて、本当に素敵な経験をさせていただきました。
当日は司会もさせていただき、登壇だけでなかったので慣れた司会ができたことで、あまり緊張しませんでした。

アルバイト受入れ準備

正社員では使えるものが使えないものや事前にアナウンスする事項が違ったりするので、調整が必要でした。
しかし、そんな難しい話ではなく、正社員を受け入れる際の手続きからの引き算でいいので、正社員の受入体制をしっかり整えておくことがポイントだと思います。

Twitterの公式化

note公式のTwitterがTwitter公式になっていなかったので、公式化するための手続きをしました。
実は前職でもTwitterやFacebookの運用を担当していたので、このあたりのコネクションや知識が少しあったので、すぐに公式化するために動きました。

POC夜会(やかい)の企画と運営

ピースオブケイクでは、いままで社内行事がありませんでした。
社員数も増えてきて、会社にイベントスペースもあるということで、初の社内イベントを実施することになりました。

ありがたいことにその企画担当に任命されたわけですが、役員のスケジュール調整や当日のコンテンツ作成、懇親会のケータリング準備と意外とやることは沢山あって。

ワークの内容も内製しましたし、席替えもくじ引きで実施したりと初めてなので、なるべく参加型のイベントになるようにしました。
一緒に準備を担当してくれた玉置さんと2人であーだこーだできたのも、とてもいい経験でした。

写真撮影の運営

そしてPOC夜会同日に、採用広報用の写真撮影が入り、そのディレクションも担当しました。
当日のカットの仕上がりイメージをカメラマンさんにお伝えし、社員さんにはお時間ちょっと前に来ていただき、説明する。
というのを各職種ごとに実施しました。

それとは別に個人写真も撮影したので、1人終わったら2人呼んで、順番振り分けて〜みたいな調整を約40人実施しました。
みなさん業務中だったりするので、早めに呼びすぎてもダメ。
でもギリギリで呼んじゃうと雰囲気キャッチや準備に時間がかかるのでダメ。
などなど考えながらなので、地味で大変なディレクション業務でした。

最後は全員集まっての集合写真も撮影したので、その時も約50名を動かさなければならず、なるべくわかりやすく説明し、動きやすいようにを意識して説明しました。
なかなかそんなディレクションする機会はないかもしれませんが、こういうのは得意なので、もし需要があればお声がけください(笑)

採用チラシの作成

エンジニア採用時に使えるチラシを作成しました。
どんな情報がほしいのかをデザイナーに伝え、必要な情報を集めていきました。

今回はインタビューを新たに実施し、その内容を採用チラシに盛り込みました。そのインタビューのディレクションやチラシのデザインのディレクションも行いました。

何度も修正してくれて、私のわがままをいい感じのデザインに仕上げてくれたデザイナーの川井田さんには感謝しかないです。
本当にありがとう!

採用イベントの企画

採用を強化していこう!という中で、採用に特化したイベントを実施することになりました。
いつ実施するのか、どんなイベントにするのか、を考え、調整し、社員の皆さんに協力してもらえるような体制を整えています。

実際の実施は少し先になりそうですが、イベントは準備8割。
油断はできません。

組織のあり方について

社員数が増えていく中で組織の問題は出てきます。
チーム制にしたほうがいいのか、という組織構造の話もあれば、モチベーションサーベイのようなものを入れたほうがいいのか、という話もあったり、組織に関する様々な課題に対して、どうすべきかを経営陣と相談しながら進めています。

取材対応

弊社へテレビの取材が入った際の、当日のアテンドとディレクション、放送までのメディア側との連絡のやりとり。
これは広報の経験が本当に活きました。

▼3ヶ月目

2ヶ月目から継続しているものもあるのですが、こちらも新規で始めたもの、やったことをまとめます。

リファラル採用に伴うランチ代補助制度の制定

リファラル採用に関して、ランチ代補助があると嬉しいという声をいただき、制度として運用を開始しました。
支払い方法や金額の上限など、事前に調整することで案内時には質問ゼロという状況に。

社員の声をすぐに反映できる環境がベンチャー企業にはあると思うので、フットワーク軽くいきたいです!

ビジネスマナー研修の実施(アルバイト向け)

就業経験のないアルバイトの方が入社してくるということで、来客対応と電話対応の方法について、研修を実施しました。
「研修を実施」といっても、資料を作成し、スケジュールを調整し、資料を事前に準備して・・・などなど。

久しぶりに研修講師をしてみて、自分自身気づきが沢山あったので、本当に良かったです。

募集職種のスキルセット見直し

入社時から比べても、少し状況が変化していたので、改めて募集要項の見直しを実施することにしました。
タタキを作成し、現場の社員さんに確認してもらう、という作業。

募集要件が最新になることで、リーチできなかった層にもリーチできるようになると思いますし、やりたいことが出来ないかも、と諦めていた方に対して、ピースオブケイクでできることが明確に伝えられるようになったらいいなと思っています。

ATSの導入〜設計

導入のための契約書の確認から、締結。そして、ATSをどう運用していくかの設計を行いました。
運用方法のルール決めはこれからですが、前職で一度経験しているので、そんなに時間はかからないのでは、と思っています。

▼今

さて、入社3ヶ月でこんなことをしました。
もっと出来たなーと思うことばかりで、少し反省しています。
3ヶ月経った今、採用や人事広報みたいな部分はある程度回っていると思います。

もともと整えられていた部分も多かったので、3ヶ月でここまで出来ましたが、もしかしたらもっと時間がかかるかも知れないです。

また、ありがたいことに、私が入社してから選考への応募者や内定者が大変多く、その対応に本当に多くの時間を使ったことは間違いないです。
ここに書いたことは大項目であって、採用に関わる細かな調整事項などは書いていません。

これから人事を始めるかた、これからひとり人事を始める方にとって、少しでも参考になれば嬉しいです。

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いつも読んでいただき、ありがとうございます。 サポートいただいたら、noteを一緒につくってくれている社員さんとランチに行きたいと思います。

これからもnoteをよろしくお願いします!!
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noteを運営している会社で人事業務全般を担当しています。(労務は勉強中) 新潟出身。働きながら短大を卒業した30代。通称「踊れる人事」 お寿司/ラーメン/温泉/旅行/HIPHOP/Dance/歌舞伎/舞台 に興味があります。

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