「会議をスッキリ終える」テクニック5選
「議論がぐだぐだになって時間だけが経ってしまった…」
「遅れてきた参加者のためにまたこの話してるよ…仕方ないけどね～」
「同じ人がずっと喋ってるよ～困ったな…」
あなたはこのような気分になった経験はありませんか？
\\\\\私はあります！何度も…笑/////
そこで今回は、参加者全員が満足して「会議をスッキリ終える」ためのファシリテーター技術を5つご紹介します。このノウハウは、新型コロナウイルス感染症流行下で急速に普及したWeb会議に活用できるのはもちろん、オフラインの会議にも活かせます！💮
①「会議の準備」のルールが、フレームワーク化されている
材料をそろえなければ料理ができないように、会議も準備を徹底することが最も重要です。また、準備のルールがきちんと定められていれば、会議のクオリティが属人化せず、誰が会議運営の担当になっても気持ちの良い会議が実践できます。
会議参加者の時間泥棒にならないように、会議準備ルールのフレームワーク化（枠組み作り・構造化）を行い、準備万端で会議に挑みましょう。
②発言者やToDoを明らかにする議事録が共有されている
発言を記録するのに加えて、誰が発言したのか、発言者も記録しておくことが重要です。なぜなら、その発言に関して質問があったり、後からわかったことがあったりした場合、該当する人物に参照できるからです。会議に遅刻早退する出席者のためにも、きちんと整理しておきましょう。
また、ToDoリストを全体に共有することは、仕事忘れを防止するとともに、お互いの仕事量を把握して過労を防ぐためにも重要です。
③議題ごとに費やす時間を定めるタイムマネジメントが徹底されている
会議の前後の予定が詰まっていて、会議の始まりと終わりの時間厳守を心がけていても、会議時間の配分まで徹底する方はあまりいないのではないでしょうか。
たしかに会議の柔軟性も重要で、話題ごとに設定した時間を多少前後することは認められるかもしれません。ただし、「全く最後の議題を扱えなかった！」という最悪の事態を避けるためにも、「押してしまった時間は次のテーマの時間で取り返す」をモットーにタイムマネジメントしましょう。
④発言が長すぎたり発言がなかったりした場合にファシリがサポートする
発言量が極端な人は、ファシリテーターがさりげなくアシストしましょう。
話が長い人に対しては発言に割り込み、発言がない人に対しては話を振る必要があります。それはやりづらいと感じる方もいらっしゃると思いますが、会議参加者全体の利益のために、時には心を鬼にすることも重要です。
ただし、きつく指示を出すのではなく、気持ちよくファシリテートすることを心がけましょう。
たとえば話に割り込む時、
「会議の進行が遅れているので、申し訳ありませんが、あと２分で話をまとめてもらうことはできますか？よろしくお願いいたします！」
と、謙虚に爽やかに話に割り込んで伝えると、相手の気分も害さず、うまくいくかもしれません。割り込んでその場で打ち切るのではなく、猶予時間をお渡しするところが、相手を配慮するポイントです。
発言を促す場合は、
「どんな些細な話でも構いませんので、気楽にご発言ください。たとえば○○さんはどう思われますか。」
と、発言のハードルを下げてみて、さらに発言を強制させずに発言権を渡すところがポイントです。
⑤会議の最後に決定事項やToDoの確認をする
会議で何が決まったのか＆会議が終わった後にそれぞれの参加者は何をすればよいのか、最後に確認しましょう。たとえ会議中の議論で役割分担をしたとしても、会議で複数の事柄について話し合うと、優先順位を最後に決めることも必要です。また、人間は忘却する生き物なので、確認はとても大事ですね！
全体の共通認識を共有すれば、皆で一丸となって次のステップへスムーズに動くことができます💨
まとめ・耳寄り情報
「会議をスッキリ終える」ための方法として、①会議準備ルールの設定、②発言者とToDoを明確化した議事録の作成、③議題ごとにタイムマネジメント、④発言量が極端な参加者へのアシスト、⑤会議の最後に決定事項とToDoを確認、の5つのポイントをご紹介しました。よろしければぜひ！今後の会議で心がけてみてください。
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本日も最後までお読みいただきありがとうございました。
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