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タンバリンの全体ミーティングを紹介!“モヤッとを解消する仕掛け”や“シャッフル司会”あり/PMOチーム 松尾浩志インタビュー

タンバリンでは毎週月曜日の午前11時から30分程度、全体ミーティングを実施しています。大阪オフィスと東京オフィスをZoomで繋いで全員が顔を見せ合い、会社全体や各チームの状況を共有し合っているのです。
今回はこの全体ミーティングの“工夫”を、発案者のPMOチーム 松尾浩志に聞きました。

プロフィール

松尾 浩志 / Hiroshi Matsuo
株式会社タンバリン PMOチーム

新卒でSIerに就職し、エンジニアとしてWeb制作会社を数社経験後、株式会社TAMのCTOに就任。2017年からタンバリンに参加。PMOチームとしてプロジェクトのプロセス改善やチームビルディング、アジャイル開発の推進などに携わりながら、フリーランスとしてスクラムマスターや開発現場向けコーチングも行っている。認定スクラムマスター資格保有。社外コミュニティ活動として「スクラム道関西」にスタッフとして参加している。
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最初の全体ミーティングは、エンジニア4人から始まった

――「全体ミーティングをやろう」と最初に言い出したのは松尾さんなんですよね?

そうです。が、最初は全体でやるつもりは全くなかったんですよ。私は2017年9月に入社したのですが、当時困ったのが他のメンバーが何をやっているのか分からないことでした。

それぞれがどんな案件を抱えているのか、忙しいのか余力があるのか。これらが分からないと、新しい案件を誰に依頼すればいいのか判断できませんからね。

まずは大阪オフィスのエンジニア4人だけで、毎週月曜朝に今週の作業予定や空き具合を共有しようと始めたのが最初でした。壁に模造紙を貼り各自の作業を付箋に貼りだすことで、互いの状況を見える化したのです。

約半年後、その様子を見ていた代表の中尾さんに「エンジニア全体でどのくらい仕事を抱えているのか。追加で案件を受ける余力があるのか知りたい。タンバリンのエンジニア全体でやってほしい」と言われ、大阪と東京のエンジニアで合わせて10人くらいでやるように。

そしたら今度は「エンジニア以外も参加しよう」という提案があり、全体でやることになりました。

最初はエンジニアの報告をみんなで集まって聞いていましたが、すぐに「せっかくみんなで集まっているのだから、各チームの状況を共有しよう」ということになり、今の形になりました。

それが2018年6月ごろだったと思います。

現在の全体ミーティングの流れと、Trelloを使った司会指名

現在の全体ミーティングのプログラムは以下のとおりです。

1、役員会より連絡
2、コーポレート管理部、PMOチームより報告
3、セールス状況&受注、公開&リリース報告
4、改善リスト
5、来週の司会をTrelloで決定

上記に不定期で、他チームからの報告や入社予定報告&新メンバー紹介が入ります。

――司会は、以前はアナログ方式で決めていたんですよね。

そうなんです。最初は私が司会をして、途中から全員で持ち回りにしようとなったのですが、その決め方が箱の中に全員分の名刺を入れて引くというアナログなやり方(笑)。

けれど、これがだんだんと手間になってきたんですよね。というのも、タンバリンは2拠点ですから、新メンバーが入るたびに、その人の名刺が両オフィスに必要になるんですよ。

「何かいい方法ないかなー」と考えていたら、Trelloにカードをシャッフルする機能があることを知って。ButlerというPower-Ups(拡張機能)を使うと設定を変えるだけで色々な使い方ができるのですが、これはそのひとつです。簡単でいいですよ。

「改善リスト」でメンバーのモヤッと感を解消

――全体ミーティングのプログラムに記載されている「改善リスト」について教えてください。

全メンバーが参加するようになったタイミングで始めたのですが、参考にしたのはスクラムのプラクティスのひとつで「妨害リスト(Impediment List)」と呼ばれるものです。私たちも最初はそう読んでいたのですが、メンバーから「名前がカタい」という声があり、今の「改善リスト」になりました。

改善リストは、日々の中で困ったことやモヤッとしたことを各々がボードに追加しておき、それについて全体ミーティングで確認していくというもの。

気になっているけど誰に言えばいいかわからないことや、一度みんなの合意をもらわないとやりにくいことなどをこのボードに上げておくと、全体ミーティングの議題に上がり解決につながるという仕組みです。

メンバーが意見を言う場として活用されていて「Backlogの容量がいっぱいになっているので、みんな整理してほしい」「入口の傘が雑然としているのできれいにしたい」「〜を買いませんか?」など、業務のことから社内環境のことまで幅広くカードが追加されています。

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――改善リストから実行された具体的な例を教えてください。

新しく入ったメンバーが「他チームが何をやっているのかわからない」と声をあげたことがありました。すぐに「共有する場を作りましょう」となり、今は3ヵ月に1回程度のペースで1チーム15分かけて現在の取り組みなどを紹介する時間「Meet the Team!」を設けるようにしています。

タンバリンは課題があると「じゃあどう解決しようか」とすぐに動くカルチャーがありますが、新しくジョインしたメンバーにとってそれが当たり前とは限りません。改善リストは、そういう人たちにタンバリンのカルチャーを伝える役目も果たしているのかなと思います。

最近は人数が増えたこともあり、、改善リストにあがる声が少し減ったように感じます。その代わりにSlackのさまざまなチャンネルでの意見交換が活発になっていますし、リモート期間はDiscordでボイスチャットも活用するようになったので、意見を言う場が増えたという側面もあるでしょうね。

全体ミーティングは、会社の規模に合わせてみんなで発展させていくもの

――全体ミーティングについて感じている課題はありますか?

単純に人数が増えてきたので、Zoomの画面越しだと遠くの席の人の顔が見えない規模感にはなってきましたよね。その辺りは改善できたらいいなと思っています。

フルリモート中の全体ミーティングでは各自が個々のPCで繋いだので、画面にみんなの顔が映っていたのはよい雰囲気でしたね。

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▲フルリモート中の全体ミーティングの様子

今のスタイルに行き着くまで、カメラやスピーカーをどうするかと試行錯誤した時期もありましたが、今また変遷期に入ったのかもしれません。

また少し前に、現在進行中の案件共有をやってみたのですが、いい手応えがあったので今後もやっていこうと思います。

普段は受注&公開のタイミングでしか報告はしていなかったのですが、この大型案件は大阪オフィスのほぼ全員が関わっているのに東京メンバーは誰も把握していないという状況だったので、途中経過を報告をすることにしたんです。

プロジェクトの進め方にチャレンジングな手法を取り入れていたので、その詳細もシェアしてみたら「参考になった」という声をもらえました。この案件はまだ続くので、もう1回くらいやろうと思っていますし、他の案件でもぜひやりたいですね。

全体ミーティングのやり方に正解はありません。会社の規模に合わせて随時改善していくものだと思います。これからもメンバー全員で試行錯誤しながら、より活性化していけるようにしたいですね。

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株式会社タンバリン(https://www.tam-bourine.co.jp/)広報担当アカウントです。タンバリンの各メディアはこちらから→https://linktr.ee/tambourine_inc 「Let’s PARTY!最高のチームになろう。」

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