見出し画像

小さなストレスだらけの大人数オンラインMTGが、快適でノーストレスになるまでの記録

MTG(ミーティング)やインタビューをオンラインで行うことが増えている昨今。ネットワークの不安定さや機材の性能など、まだまだ課題が多いのが現状です。タンバリンでも、少しでもストレスフリーになるよう日々試行錯誤しています。今回は、改善に向けて中心的に動いているコーポレート管理部の久保実由季に、今の環境を構築するまでの経緯を聞きました。

プロフィール

久保 実由季 / Miyuki Kubo
株式会社タンバリン コーポレート管理部

前職では情報システム部でツール管理やアカウント発行、資産管理、入退室管理など人事寄りの業務を担当。タンバリンには2019年2月入社し、総務としてオフィス環境の整備をはじめ、ツールのアカウント管理・導入フォローといった情報システム関係の業務や、全社総会の準備なども担う。メンバーが働きやすい環境を日々構築中。
プライベートでは多趣味で、洋服、音楽、映画、アニメ、漫画、小説、鉱物などを広く浅く楽しむ。食べ物は、蕎麦とアボカドが特に好き。

毎週のオンライン全社MTGで少しずつ蓄積されたストレス

――これまでタンバリンのオンラインMTGには、どのような課題があったのでしょうか?

私が勤務する東京オフィスには大小4つの会議スペースがあり、これまではいずれも小型カメラや外付けマイクを使っていたのですが、

・Wi-Fiを使用していたためネットワークが不安定
・デバイスの接続が悪い
・カメラの視野が狭く人が映りきらない
・マイクの性能もあまり良くなくて、音が聞きづらい

……という課題の多い状況でした。

例えば、毎週月曜の朝に東京と大阪オフィスをオンラインで繋いで全社MTGを行っているのですが、「聞こえづらいです」「もうちょっと大きな声で話してください」「(話している人は)どこにいますか?」といった会話が毎回繰り返されていて……。話す人は声を張ったり、カメラに自分が映っているか何度も確認しないといけない状況だったんです。

ひとつひとつは小さなことだけど、積み重なると結構なストレスになるじゃないですか。しかもそれが毎週になると…MTGに参加している私自身も課題を感じていましたし、複数のメンバーからも「どうにか改善できないかな」と相談を受けたこともあり、思い切って課題解決に取り組むことにしました。

画像1

▲現在の全社MTG風景。東京-大阪間の意思疎通が以前よりスムーズに

快適化に向けた2つの改善

――多くの課題をどのように解決していったのですか?

取り組んだことは大きく2つあります。

【1】Wi-Fiから有線LANに切り替え
最初、ポリコムのRealPresence Group シリーズシスコのCisco Webex Room Kit Proなどのテレビ会議システムを導入したり、Zoomをアップグレードしたりとツールを変えることで改善できないかと考えたのですが、そもそもネットワークの不安定さは有線LANにすれば解決すると分かったんです。
今では、すべての会議スペースで有線LANが使えるように環境を整えています。

【2】大人数に対応できるカメラ付きマイクスピーカーを導入
それまで使用していたカメラは少人数用だったんです。普段のMTGなら十分でも、全社MTGのような大人数の場合は全員が映りきらなくて当前ですよね。
なので、思い切ってYAMAHAのカメラ付きマイクスピーカー、CS-700AV(約15万円)を導入。カメラ近くの席から後ろの方の席まで全員が映るようになり、後ろの席から話しても音声を拾うようになりコミュニケーションが快適になりました。

画像2

▲全体MTG用に導入したYAMAHAのカメラ付きマイクスピーカー

さらに8名ほどの会議室では下記のアップデートを実施しました。

・LogicoolのMeetUp(約13万円)という視野が広いカメラ付きマイクスピーカーを購入
・JabraのマイクスピーカーSpeak 710(約4万円)を導入

iOS の画像 (3)

▲ChromeBoxやApple TVも用途に応じて使用しています

――ひとつひとつ変えていったのですね。それぞれのデバイスはどんな基準で選んだのですか?

各会議スペースに合わせてちゃんと全員が映り、マイクの集音機能が十分なこと。また前提として、直接有線LANが繋げられることを条件に、いくつか候補を選んでいきました。

ちなみに、このモデルチェンジは3段階目。実はこれらの前に2段階目があります。

2段階目の時に選んだのは持ち運びできるカメラ付きマイクスピーカー、LogicoolのCONNECT(CC2000ER2SV)で、Jabraのマイクスピーカーも利用していました。小型で便利だったのですが、あくまでPCに取り付けて使う個人向け。全社MTGには向いていなかったのですが、小会議室では問題ないので現在もそのまま使用しています。

3段階目の今は、全社MTGで一番後ろの席の人がその場で話しても音声を拾いますし、全員が画面に映るようになりました。もちろん、毎週の全社MTGで「聞こえない」と言われることもなくなったので、いちいち声を張る必要もありません。

画像4

▲機材のテストを兼ねて、社内でオンライン懇親会を開催しました(笑)

次は小規模MTGを快適に

――これらの環境整備は、どのように進めていったのですか?

とにかく情報収集して、候補を選び試していきました。と言っても、自分1人の力ではありません。

私はPCのことならそれなりに分かるのですが、PCに繋げるデバイスは全く詳しくないんです。けど、社内のメンバーに相談してみると、実は詳しい人がいて。例えばYAMAHAのスピーカーは、CFOの古川さんから「こんなのあるよ」と提案してもらいました。

メンバーからもらった情報をもとに、さらにネットでリサーチ。他社さんのブログを読んでどのようにオンラインMTGに取り組んでいるか参考にさせてもらったり、各デバイスの評判を調べたりして候補を絞り、決めていったんです。

でも、デバイスって本当に使ってみないとわからないことが多くて。例えば2段階目の時に使っていたマイクは、いざ使ってみたらすごく近づかないと音声を拾いませんでした。ネットで調べた時には「これなら大丈夫そう」って思ったんですけどね……。

――ひとつずつ試していくと大変ではないですか?

確かに簡単ではありませんでしたが、会社が後押ししてくれたのは大きかったですね。タンバリンはメンバーのストレスを解消することに対して、とても前向きなんです。こちらから改まって相談しなくても、普段から「何か問題ない?」と声をかけてもらえる環境なのでありがたいですね。

もちろん情報収集はそれなりに労力が必要でしたし、操作方法や初期不良に悩んだこともありましたが、本当にそのくらい。

――オンラインMTGの課題は、全て解消できたのでしょうか?

いえ、全体MTGの課題は解決できましたが、小規模MTG用の会議スペースにはいくつか課題が残っています。

やはりスペースの広さや用途に合わせて、適切な機材を選ぶ必要性を痛感しました。近い将来、どこの会議室でオンラインMTGをやっても同じように快適な状況を実現したいですね。

★少しでもタンバリンに興味をもってくださった方は、フォローしていただけると嬉しいです。

★新たな仲間を探しています。
現在募集中の職種は下記に掲載しています!ぜひ、お気軽にご応募ください。


よろしければ次のnoteも読んでくださいね。
16
株式会社タンバリン(https://www.tam-bourine.co.jp/)広報担当アカウントです。タンバリンの各メディアはこちらから→https://linktr.ee/tambourine_inc 「Let’s PARTY!最高のチームになろう。」

こちらでもピックアップされています

tambourine magazine
tambourine magazine
  • 121本

株式会社タンバリンのことを、もっともっと知ってもらうためのマガジンです。公式メディア一覧→ https://linktr.ee/tambourine_inc

コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。