リモートワーク

リモートワークでチームが幸せになるために心がけていること


#リモートオフィス

こんにちは、株式会社grooves(Forkwell)でプロダクトデザイナーをしている 711fumi です。
noteでリモートワークの記事を募集しているということで、のっかって弊社の(というか私の個人的な)知見も共有したいと思います。

おそらく使用するツールや運用ルールなどは他に詳しい記事が公開されると思うので、私からは
リモートワークでチームが幸せになるために心がけていること
を共有させていただきます。

もちろんチームや個人の状況によってリモートワークの理想形も様々なので、あくまで一企業&一個人のやり方として見ていただければと思います。

そもそも : groovesはリモートワークが当たり前

groovesではリモートワークが当たり前になっています。
東京と大阪、クアラルンプールのメンバーが協業は当たり前、開発メンバー(エンジニア、デザイナー)は特に申請不要でリモートワークをおこない、ビジネスメンバーも業務の都合によってリモートワークと出社を使い分けています。

私も最近は朝の通勤ラッシュを避けるため午前中は家で仕事、午後はメンバーと密にコミュニケーションを取りたいため出社するようなワーキングスタイルになっています。ああ自由。
中にはワーケーションにチャレンジということで、タイで平日リモートワークをし、週末は観光するというツワモノまで現れました。

このようにリモートワークが浸透した理由は色々あるのですが、

・トップダウンで全社的にリモートワークにチャレンジすることになった
・オフィス改築のため強制的に全社リモートワークしなければならなくなった

経緯について書き出すと長くなってしまうので、詳しく聞きたい方はオフィスまで遊びに来てください

参考:働き方改革に便乗して、会社にワーケーションぶつけてみた

本題:心がけていること

長年リモートワークに取り組む中で強く感じたのが、リモートワークを機能させるためには、ツールや制度を整えるだけではダメだということです。

対面でコミュニケーションをとっていたときには何も問題なかったのに、テキストやビデオを介しただけで急に摩擦やすれ違いが起きてしまうことがあります。
こういったコミュニケーションロスが仕事の効率を下げたり、ひどい場合には人間関係を悪化させる場合も出てきます。

そんなリモートワークの悲劇を産まないために、私達(個人的なのも含む)が心がけていることをいくつか挙げてみました。

1. リモートワークする人を特別にしないこと

よくあるのが、ミーティングで一人だけリモートワークで誰かのPC画面越しに参加、残りのメンバーは会議室に集合しているという状況です。
これ、リモート参加のメンバーはすごく話す難易度が上がります。話が聞き取れなかったとしても他のメンバーはどんどん話を進めているので言い出しづらい、他のメンバーの様子がわからなくて状況が把握しづらいなどの問題が起こりがちです。

ではどうするか。

おすすめは、一人でもリモート参加者がいる場合は全員が離れた場所でリモート参加するです。全員の状況を合わせることで、みんなが同じ状況(情報量)でミーティングをすすめることができます。
なのでミーティングは基本リモートでおこなう、もし全員が同じ場所にいたら対面でおこなう、というルールにするのがいいんじゃないかなーと思っています。

ただ場所の確保などの問題から、リモート参加者がいるけれど他メンバーは会議室に集まって開きたい場合があると思います。そのような場合は全員ビデオチャットに顔を写した状態でミーティングするようにしましょう(音声は周囲の音声を拾える遠隔ミーティング用のマイクなどを使いましょう)。
みんなの表情が見えるだけでだいぶコミュニケーションのやりやすさがあがります。

この例に限らず、「リモートワーク(リモート参加)する人だけが特別に何かをすればよい」という考えでリモートワークにチャレンジすると必ず失敗します
リモートワーク成功の秘訣は、関係者全員が自分ごととして取り組むことです

2. テキストコミュニケーションはより相手に気を配ろう

リモートワークではコミュニケーションの中心がテキストチャットになります(そうじゃない場合あるかな??)
テキストでのコミュニケーションは後で見返すことができたりして便利な半面、会話よりも意図が伝わりづらいというデメリットも併せ持っています。

ただでさえ細かいニュアンスが伝わりにくいのに、人間はテキストにあるその背景を無意識に読み取ろうとしてしまいます
その裏に特別な背景や意図などなかったとしても。

ありませんか?「なんか返事がそっけない…怒っているのかも」「納得したと書いてあるが…どうも納得しているように聞こえない」なんて不安になることが。

ではどうするか。

まず「意図が伝わっているのかどうかわかりにくい」「うまく説明(議論)できた気がしない」という場合ですね、当たり前かもしれませんがとにかくビデオチャット(ZoomとかHangouts Meetなど)で会話しましょう
複雑な会話をテキストで続けて、後で言った言わないみたいになると悲しいですからね。

結構リモートワークしていて「今ビデオチャットいいですか?」みたいなことが言い出しづらいという意見を聞くことがあるのですが、基本テキストチャットだろうがビデオチャットだろうが必要だと思ったときに送っていいというルールにすべきです。
あくまでリアクションするかどうか(タイミング)は受け手がコントロールすればいいことなので。
(もちろん深夜にチャットでメンションしまくる、とかはダメだと思いますが)

次に「感情が伝わらない(怒ってないのに怒っているように伝わる等)」問題ですね。
基本テキストは感情が伝わりにくく、感情が推測しにくいと人は(たぶん)ネガティブな推測をしてしまうので、それを防ぐためにまぁなるべくテキストは楽しそうにしておけばいいのでは(雑)

私的には語尾に何かをつけるのが手軽でおすすめです。
特に文章と全く関係のない絵文字をつけるのが好きです

・確認しました
・確認しました。
・確認しました!
・確認しました!!!!
・確認しました〜
・確認しました🍢✨

_人人人人人人人人_
> 確認しました <
 ̄Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^Y^ ̄

3. ビデオチャットにおける相づち、アイスブレイクの大事さ

人は会話する際に相手のリアクション(相手が聞いてくれているかどうか)がないと、とても不安になります。弱い生き物です。
よくオンラインミーティングで進行役になり話し始めたが、みんなに伝わっているかどうかわからず不安になることありませんか?みんな聞いてくれているのはわかる、わかるけどシーンとした中ディスプレイに向かって話すのはとても心細い。

ではどうするか

聞き手は積極的に相槌をうちましょう。とにかく「聞いているよ!」ということを話し手に伝えてあげるのです。それだけで話し手はめっちゃ喋りやすくなります。
オンラインミーティングでありがちなのは、声を出さず首だけで相槌すること。やらないより良いとは思うのですが、ビデオチャットの画面って参加者全員が映っているわけでもないですし画面越しの頷きってわかりにくいのであまりおすすめしません。声での相槌が一番です。
ただし周りの状況によってはマイクをオンにすることで雑音を拾ってしまい、話し手のじゃまになってしまうことがありますね、ちょっとこの場合の解決策は思いついていないです。

あとオンラインミーティングは最初にみんなで声を出す、軽くおしゃべりしてから始めるとその後の進行がスムーズになります。
オンラインミーティング開始時は「みんなで話す空気」が全くできていないので、そのままミーティングを始めると変な緊張感が残ったままぎこちなく会が進んでしまいます(特に進行役が辛い)。最初にみんなで声を出し、会話して意思の疎通ができていることを確認することでぐっとミーティングの進行・議論がやりやすくなります。

ちなみに私の所属する開発チームでは、毎日行われる定例ミーティングで

・あいさつ(みんなで声を出す)
・当番がアイスブレイクとしてちょっとした小話?をする(みんなで会話する)
→本当に些細な話でよい。困ったらお題をくれるSlack botがある。

スクリーンショット 2020-02-18 10.01.50

をやっています。
おすすめです。

4. 会わなくても状況がわかる

リモートワークについての質問で「メンバーがなにをやっているかわからない」「リモートワークしてる人がちゃんと仕事してるかどうか不安」みたいなのを時々耳にします。

いやそれリモートワーク以前の問題では??!???!!?

例えば私の所属するチームでは

・チームのタスクはJiraで管理されている(もちろん担当もわかる)
・毎日の定例ミーティングで今やっていることや進捗、困り事などを共有
・常にテキストチャットやビデオチャットでコミュニケーションしている

ため、だいたいチームメンバーが何をやっているか把握できる状態になっています。
チームメンバーの「どんなことに取り組んでいる」「どういう状況」「困りごと」などを見える化することはリモートワークやるやらないに関わらず仕事の効率化・生産性に寄与すると思いますし、見える化できていればリモートワークも自然とやりやすくなります。

あと勘違いしてはいけないのは、↑見える化はメンバーの監視ではなくチームのパフォーマンスを最大にすることが目的です。
メンバーが仕事サボってないかどうかを監視するためのツールではありません。
メンバーの割り振りやタスク消化の優先度決めなど、チームとして最大の成果を出すためにみんなの状況を見える化しているということを意識しましょう。

余談:あちこちでいわれていることなので今更感ありますが、仕事に関するテキストチャットでのやり取りは基本的にDM(ダイレクトメッセージ)は使わないようにしましょう。
やり取りを秘密にすることで、何かあったときに周りの人がサポートに入れなかったり周りの人のチェックがはいらず問題につながったりします。
会話に参加しなかった人も情報を得られるのがテキストチャットのいいところでもありますからね。

おわりに

というわけでリモートワークを実施する際に心がけていることを書かせていただきました。
誰にでも当てはまるものではないですが、少しでもリモートワークにチャレンジする上で参考になっていたら嬉しいです。

いろいろ書いていますが私達もリモートワークする上でまだまだ課題を抱えており、日々改善中です。
今後も引き続き新しい働き方にチャレンジしていきます🐕💨

他に「こういうこと意識すると良さそう!」などありましたら教えてもらえると嬉しいです〜

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アリガトゴザイマス \( ゚д゚)/
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UI / Digital Product Designer デザインのこととか書けたらいいですよね〜それ以外のことでもいいですよね〜 https://www.711fumi.info/

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