会議への苦手意識が強い若手に共有してみたい､実践中の3つの工夫｡

こんにちは!
株式会社リブセンスでPdM(プロダクトマネージャー)を担当しているあずまと申します｡

社員有志によるマガジン｢Livesense Letter｣｡
隔週火曜担当として､3回目の投稿になります｡

こんな方に読んで欲しい

突然ですが､あなたは｢会議｣に関して苦手意識はありますか?

自分は､特に｢会議を主催する｣ことに対して苦手意識がありました｡
上司に｢今度時間押さえといて~｣と言われても
　　｢意味の有る会議にできるか不安だなあ｡なんだか申し訳ないなあ...｣
と､変に遠慮してしまう､ということがよくあった気がします｡

そんな自分ですが､上司･先輩の真似をしたり､自分なりに工夫をしていく中で､苦手意識が少しずつ薄くなっていきました｡(勿論､まだ改善の余地はいくらでも有るのですが｡)

そこで今回は､会議が苦手だった自分が､克服のために実際に実行している具体的な工夫を､｢会議開始時｣｢会議中｣｢会議終了時｣からそれぞれ1つ､合計3つ記述出来たらと思います｡

･会議の進行役を務める際に､頭が真っ白になってしまってどう進めたら良いかわからなくなってしまう
･会議で出た意見の収拾を全くつけられない
･会議の後､｢あれ､結局何の話をしたんだっけ...｣と思い出せないことがある

こんな若手の方に読んでいただいて､少しでも参考になれば嬉しいです｡

また､｢そもそも不要な会議は削ったほうが良い｣など､他に重要な観点も沢山あると思っています｡
そういった部分に関しては､他の書籍や記事をご覧いただけたら幸いです｡

【ⅰ.会議開始時】:手元のメモに｢NextAction｣という枠を必ず用意しておく

<こういう状況改善に役立つかも?>
｢会議を実施したは良いが､会議において､次に繋がる意見が出ない/出せない...｡意見は出た気がするが､なんとなく聴き流してしまっている気がする...｡｣

<説明>
会議に臨む際に必ず手元にメモを用意するのですが､上記のような失敗を防ぐために､会議開始時点に一番上に｢NextAction｣と入力して枠を設けるようにしています｡(その上で､｢メモ｣という枠を下に設け､その中に会議メモをとるようにしています｡)

NextActionの枠を設けた上で、会議の終わりまでに必ずそこを埋めるように意識します。

｢NextAction｣枠を設けることで､下記のような意識面での効果があると感じます。

①｢この会議を次に繋げよう｣と､会議開始時点に強制的に意識するきっかけができる
②自分の手元を見たタイミングで｢次に繋げないと｣という意識でき､有る種のリマインダー代わりになる

これにより､｢その会議を次に繋げる｣という目的意識の欠落を少しでも防げると思っています｡

実際は､会議を開く前に､会議の目的･着地をしっかりイメージして臨むことがより大事だと思います｡

ただ､必ずしも､自分が毎回主催者になるわけではないと思います。
手元に一言書くだけのこの方法は､自分が会の主催者じゃない場合も含めて､会議で常に着地を意識する癖を作るのに役立つので､その点でもおすすめです｡

【ⅱ.会議中】: ｢目的｣を意識し直し､発言者の｢問い｣を想像してみる

<こういう状況改善に役立つかも?>
｢自分がファシリテータを務めている会議｡意見が沢山飛び交っていてとても嬉しい｡けれど､どう収拾を付けたら良いのか分からない...｡｣

<説明>
そういう時は､①会の目的を意識し直した上で､②発言者の問いを想像するようにすると良いかもしれません｡

①会の目的を意識し直す
会議にはほぼ必ず｢目的｣があります｡
個人的には､｢目的｣は大きく､下記の2種類の変数の掛け合わせによって決まるのではないかと考えています｡

A: 会議の形態
　･｢情報共有型｣｢ブレインストーミング型｣｢意思決定型｣など
　･会議の｢着地イメージ｣を形作る

B: 会議のアジェンダ
　･個別具体の内容であり､当然､会議ごとに毎回異なる
　･｢会議の中で取り扱われる具体的な内容｣を形作る

この2種類の変数から､｢自分が会議の目的を認識できているか?｣を改めて確認します｡

その際､まずは目的を自問自答し､共有資料の目的欄を再度軽く確認した上で､それでも目的を正しく認識しきれていない場合は､｢目的を確認させてほしい｣と場に投げてしまうのも良いと思います｡そういう場合は､他の参加者も目的を見失っている可能性があり､投げかけること自体意味を持つことも多いと思うからです｡

②発言者の問いを想像する
意見が飛び交うということは､参加者がそれぞれ｢自分の仮説｣を持っているということだと思います｡
そして､仮説は問い(疑問)から生まれることが多いと考えています｡

開発を伴うプロジェクト内の会議に参加することが､自分は比較的多いのですが､経験の範囲では､主に下記の3種類の問いから発生する意見が多いように感じます｡

｢WHY｣... 　なぜ?　なんのために?　(=原因･目的･理由などを深ぼる)
｢WHAT｣...   何?　何を?　　　　　　(=対象を分解する･定める)
｢HOW｣... 　どうやって?　　　　　  (=解決策を考える)　

例えば､｢サービスの会員登録数増加を目的としたプロジェクト｣があって､以下のような場面があったと想像してみます｡(※あくまで妄想上の会話です)

きっと､それぞれ正しいことを言っています｡なのに､話の収拾をつけるのが難しい｡
理由は､3人とも違う問いのたて方をしているからです｡

Aさんは｢WHAT(何を改善するか?)｣､Bさんは｢HOW(どうやって改善するか?)｣､Cさんは｢WHY(なぜ改善する必要があるか?)｣と､全員バラバラの問いのたて方をしています｡

この場合は､問いのたて方を､一度適切なものに揃えて議論したほうが､意味のある議論･発散ができる可能性が高まると考えています｡
(勿論､｢会の目的(形態×アジェンダ)｣として､問いのたて方自体バラバラでOKであれば問題ないと思います。その際も､一つの方法として、問いのたて方ごとに意見を聴くと整理しやすいことも多い印象です｡)

【ⅲ.会議終了時】: メモを直ぐに共有する

<こういう状況改善に役立つかも?>
｢気づいたら会議時間が終了｡後で参加メンバーと話しても何の話をしたかイマイチ覚えてない｡話がまとまったと思ったのに､後でまた同じ議論が発生する...｡｣

<説明>
【ⅰ.会議開始時】でも記載しましたが､会議時は､自分の思考の整理も兼ねて､基本的に手元にメモを取るようにしています｡
そのメモを､｢修正･追加があればお願いします｣と一言添えた上で､会議参加者に対して終了時点に共有するようにしています｡(弊社はSlackを使っているので､適切なグループチャット上でメンションを付けて投げています｡)

そうすることで､

･何を話したのか､全てのメンバーが直ぐに振りかえることができる
･文字化して提示することで､改めて認識の齟齬がないか確認できる

といった効果があるかなと思っています｡

また､下記の理由から､｢直ぐに投げる｣というのも重要だと考えています｡

･何かやることが決まっていれば､投げたメモを元に次の作業に取りかかれる
･投稿ハードルが下がる(時間をかけただけ､期待値が上がる)

また､会議にもよりますが､多くの会議は｢メモ｣程度の共有でもある程度は機能する気がしています｡
｢しっかりとした『議事録』を共有しないと...｣と思って､共有まで時間が空いたりすると､かえって目的が達成できないこともあると思うので､｢直ぐに｣｢メモを｣共有する､という意識が大事ではないかと思います｡

まとめ

今後も引き続き､工夫をブラッシュアップさせていきたいなと思いますし､また機会があれば､別の工夫も紹介させて頂けたらと思います｡

自分にあう工夫を見つけるには､良さそうだなと思う方法を試しに使って見ながら､取捨選択したり､カスタマイズしていくのが早いんだろうなと思っています｡

もしお持ちでしたら、あなたの工夫も教えて頂けたら嬉しいです。

ここまでご覧いただき､有難うございました!