リモートワーク開始から1年。管理部もちょっと褒めてほしい。
初めての緊急事態宣言から1年が経ちました。昨年4月7日の緊急事態宣言を受けて、私たちフォーデジットも速やかに在宅勤務体制へ移行。異なる環境で同等のパフォーマンスを求められるメンバーのみなさんの大変さたるや、いかばかりかと思います。でも、あえて言っても良いでしょうか。
※2023年現在は原則オフィスで業務を行っています。
管理部もけっこう頑張ったと思います。
フォーデジットの管理部 Corporate Design Div、通称CORP（コープ）。総務、法務、経理、人事、広報、情シスなど、フォーデジットのマネジメント部分を担当するチームです。フォーデジットメンバーのみなさんがリモートワーク体制下でも変わらぬ働き方ができるよう、CORPも日々起こる様々な問題に対応してきました。振り返ってみたら、この1年けっこう頑張ったんじゃないかな？って。
「がんばった！」と主張するのが苦手なCORPチームですが、どんな取り組みがあったのか、インタビューを交えて振り返ります。
メンバーの声を受け、柔軟なルール変更
フォーデジットがコロナ禍における最初の対策を実行したのは、2月。東京都の1日の感染者数はまだ50人を超えない程度でしたが、対応可能なメンバーから在宅勤務を推奨しました。
ー リモートワークができるようにどんなことを準備しましたか？
じんさん：フォーデジットのオフィス近くには国立競技場がありますよね。オリンピックの時期には通勤が困難になることが予想されていたので、コロナ禍前からリモートワークができるように設備を整え始めていました。電話の一次受けサービスを入れたり、VPNの設定をしたり…。
とはいえメンバーには急な話。今までオフィスでの出社を基本としていたので、まずはメンバーにリモートワークについて理解してもらうことから。各チームのMTGに参加し、セキュリティーの観点や勤務時間の考え方などを伝えました。
できるだけオフィスと同じような環境で業務ができるように、希望者はモニターをタクシーで持って帰れるようにしたり、スマホやポケットWiFiを支給したり。一律のルール化より、メンバーの状況に合わせた柔軟なサポートを心がけました。
ー どうしても出社が必要なことはありましたか？
じんさん：クラウド上で押印ができるサービスも導入していましたが、クライアントに合わせると原本や押印が必要な書類がどうしてもあります。社印は持って帰ることができないので、本社、CREATIVE SURVEY、CONTENTS ONEのオフィス、3社分の郵便を郵便局留めにして、週に2日ほど受け取りに行っていました。スキャンして担当者に中身を送ったり、返送の対応などを行うのはなかなか大変でした。
ー 新しく決めた制度はありますか？
じんさん：緊急事態制限が解除されたタイミングで、全メンバー原則在宅勤務から出社人数を制限しつつ、プロジェクトに合わせて出社できるように変更。出社の際に満員電車をできるだけ避けられるよう、フレックス制のコアタイムをなくし、時差出勤を推奨しました。また事業部からの要望で、安全性の観点から禁止していた自転車通勤をOKにしました。駐輪場代も支給しています。
今後もメンバーの声を聞きながら、フォーデジットに合ったルールを取捨選択していきたいと思います。
みんなが不自由なく業務をできるように
リモート体制になり、格段に問い合わせが増えたのが情報システム関連。ソフトウェアやPCについて、毎日何人ものメンバーが情シスあらさんのもとへ相談に訪れます。
ー 普段から問い合わせを多く受けていると思いますが、リモートワークへの移行はスムーズでしたか？
あらさん：リモートワークを開始して数日はずっと問い合わせ対応でした...。クラウドのファイル共有サービスを使っているメンバーはネットワークさえあれば、普段と同じように仕事ができます。しかし社内サーバーを使用したり、クライアントの環境に入る必要がある人にはVPNの設定が必要でした。
ちょうどIT資産・ライセンス管理サービスを使い始めていたので、VPNを接続するための個別のパスワードをスムーズに伝えられた点は良かったです。ただ、うまく設定できなかったメンバーにはPCをリモートで操作させてもらい、設定したりもしました。
また、家のネットワークが弱かったり、容量が少なくすぐに上限を超えてしまうという人には大容量のWiFiを手配。メンバーもデザインデータを分割して作成し、ダウンロードやアップロードの際の負荷を減らすなどの工夫をしていたようです。
ネットワークが整ってからはもともと使っていたGoogle meetの録画機能やストリーミングサービスが無料で解放されていたりしたため、あまり問題はなかったように思います。
ー 新規入社の方のITセッティングはどうしていましたか？
あらさん：購入したPCは僕の自宅に送ってもらい、自宅でセットアップをしてメンバーの家へ送っていました。あとなぜだかPCがよく壊れたので、調子が悪いメンバーにも代替のPCを送り、データをうつしてから調子が悪いPCを送ってもらったり。部屋中はPCだらけ。なかなか楽しい光景でした。ヤマトの集荷担当の方にも驚かれました(笑)
とにかくミスに気をつけた請求書対応
経理業務も自宅から。クライアントの事情に合わせたり、密なコミュニケーションで緊急の振込なども柔軟に対応している経理担当のリモートワークは？
ー リモートワークをするにあたり、変更したことはありますか？
まさみん：経費精算はもともとサービスを入れていたので、原本を次回出社時に提出してもらうだけで済みました。
大変だったのでは請求書の管理。リモートワークをするまでは紙の請求書に承認印をもらって、承認されたものに支払いをしていました。対面でやりとりをすることが多かったので安心感がありました。しかし、リモート勤務になり、クラウドサーバーに承認をもらった請求書をデータであげてもらうフローに変更。支払いは会社の信用に関わるので、最初は漏れがないかとても不安でした。ナンバリングして管理し、とにかくミスの無いように気をつけました。
結果的には紙でのやりとりがなくなり、以前よりもスムーズになって良かったと思います。
意識したのは心理的距離を近づけること
採用において、メンバーとの親和性や人柄を大切にしているフォーデジット。これまでオンラインでの面接はほとんど行なってきませんでした。しかし緊急事態宣言下では採用ももちろんオンライン体制へ。
ー オンラインでの面接で心がけていたことはありますか？
くみちゃん：できるだけ心理的距離を縮められるように、アイスブレイクとして雑談を多めにしていました。また、面接のときにオフィスに来られないので、オフィスの様子を伝えたり、こちらが出社しているときはオンラインオフィスツアーをして雰囲気を感じてもらえるようにしていました。
ー リモート体制でのオンボーディングで工夫したことはありますか？
くみちゃん：2020年卒の新卒メンバーのオンボーディングも急遽オンラインで実施しましたね。今となっては大変だったことしか覚えてないので、noteを書いていて良かったです...！
やまちゃん：オンボーディングは採用チームよりメンバーのみんなの方が大変だったと思います。入社メンバーに1週間、1ヶ月、3ヶ月のタイミングで行なっている定期面談はオンラインで実施しました。「最近コミュニケーションとっていないな」というメンバーはオンライン飲みに誘ったり。業務で関わりがないメンバーとのつながりがどうしても希薄になりがちだったので、オンラインでも積極的にコミュニケーションをとるようにしていました。
今回のリモート期間、もちろん大変なこともありましたが、新しいことにチャレンジでき、そのおかげで面接方法や働き方に選択肢が増えました。
インナーコミュニケーション方法を模索
業務外のコミュニケーションが減ってしまい、社内活性化に課題が。PRチームは、インナーコミュニケーションに力を入れました。
ー リモート体制でPRチームはどんなことをしていましたか？
ちかちゃん：リモートワークが始まって、メンバーの声を聞く機会が減ってしまいました。そこでリモートワークの良いところや課題に感じているところ、マイルールなどを全社にアンケート。在宅環境の写真も合わせて送ってもらい、もらった情報をnote記事にまとめました。その記事がきっかけでWebDesigningのムック『いますぐ！超実践テレワーク』に掲載いただき、PRチームですごく喜んだのを覚えています。
当初は終了期限を決めずに始まった在宅勤務ですが、緊急事態宣言は6月まで延長することに。長期化する在宅勤務に対しての要望を経営陣に届けるために再度アンケートを実施。その結果、会社から全メンバーへ在宅勤務補助金を支給することにも繋がりました。
ー インナーコミュニケーションはどんなことを工夫しましたか？
みおさん：リモート期間中に社内コミュニケーションツールが全社でSlackに統一されました。全社告知チャンネルを「4d_all-公式」「4d_all-広報」「4d_all-雑談」に分けて、情報を届きやすく発言しやすくしてみたり。それまでオフラインでやっていた勉強会やイベントをオンラインに移行したりしました。
オンラインにすることで違うブランチのイベントに参加できたり、仕事をしながらラジオ感覚で聴けたりできるのが嬉しいという声も届いたので、今後もオンライン勉強会が主流になりそうです。
ほかにもいろいろ頑張った
一番苦労したのが、半期ごとにグループ全社で集まっていたキックオフや、忘年会などの全社イベント。各国4拠点250名のメンバーをオンラインで繋ぎ、ただライブ配信を見ているだけになってしまわないようにイベントづくりを工夫しました。
また、経営陣からのメッセージをタイムリーにお届けするストリーミングライブ「Monday Morning Live」を毎週配信したり。
他にも、オフィスの各所にアルコール除菌を置いたり、メンバー同士が距離を保って座れるように、座席間に “Keep Distance” マークやアクリルパーテーションを設置したり。メンバーの心の健康面が気になり、一年に一度実施しているストレスチェックの回数を増やしてみたり。なかなかメンバーが集まれないオフィスを明るくするべく、クリスマスツリーの点灯式をしたり…。
日々変わっていく状況に合わせ、メンバーのことを考えながらさまざまな取り組みをしました。
どうでしょうか？管理部もリモート対応、結構がんばったのではないでしょうか？
管理部は劇的なドラマや華やかな成果は、なかなかありません。それでも私たちCORPによる日々の小さな改善アクションの積み重ねがメンバーの1年間のリモートワークを少しでも心地よくできていたら、本望です。
CORPメンバーも心強い仲間たちが増えてきました。パワーアップしたCORPで、これからも変化していくフォーデジットを楽しみながら支えていきたいと思います。
