良かれと思って無駄な仕事が増えていく
ほぼ日の「クソどうでもいい仕事」の記事を読んだ。面白い図があったので自分なりに解釈して書いてみる。
例：「見積を出して申込書をもらう」の工程が3.5倍になるまで
このような流れがあったとする。ここにいろんな確認フローがはいって業務が増えていく。
業務プロセスは3.5倍になっている！
個別の業務にはやるべき理由があるが、全体としては無駄が増えている
それぞれの業務には追加された理由がある。
・いきなり申込書と見積を送るよりは、「仮見積書」で、顧客の意向を確認すべき。
・以前にミスがあったので、上司にも念のため確認する。
・みんな忙しいから事務担当者を置いて分業する。
・営業担当は抜け漏れも多いから事務担当が書類系は全部ちゃんとチェックして送付する。
なぜこうなるのか？どれぐらい「安全」にやればいいか、わからないから。
なぜこうなるのか。最初の記事を読んでも「クソどうでもいい仕事本」を読んでもよくわからなかった。問題を指摘する本で、解決策が全部出せているわけではないのか。私の読解力不足か。ヒントはあった。
ブルシット部門がより大きく膨張している理由の大部分は、数量化しえないものを数量化しようとする欲望の直接的な帰結だということである。
自分なりに解釈する。
1.自分の業務の適切さをその業務に関わってない人に説明するには、定量化が適している
2.自分の仕事は「仕事の質の適切さ」について、定量化できない
3.定量化しなくてもわかるレベルまで「自分の仕事の質」を高めることで、他人に適切さを納得してもらおうとする
4.それを関係者全員が行った結果、全体として業務の工数が膨れる
「内部統制の天才」にこれに関する答えを教えてほしい
内部統制とは「企業不祥事を防ぎ、業務の適正を確保するための社内体制」
少なくとも私は、「内部統制的な観点から理由を聞いたらその業務フローが適切なのはわかるけど、全体像からみた直観的には無駄にしか思えない。どうすればいいんですか」に対して、納得いく答えを聞いたことがない。誰か内部統制分野の天才的な人に教えてほしい。
今回は以上です。このブログをベースに、いろんな人に「どうすればいいんですか？」と聞いてみよう。
解決策のヒント：人間を使わない
エンジニアの障害報告の記事が参考になりそう。同僚の氏原さんに教えてもらった。
最初に「よい再発防止策」。
1.その種類の問題について二度と意識することがなくなる解決策
2.その種類の問題を開発時に自動的に検知することができる解決策
3.その種類の問題が発生しても自動的に復旧することができる解決策
4.その種類の問題が発生しても影響が局所化される、フールプルーフ、フェールセーフになる解決策
次に、「悪い再発防止策」。
悪い再発防止策は、シンプルで人間というコンポーネントを使うことです。1.責任回避のため稟議、決済経路を追加する策
2.他者の努力／忍耐／根性の不足を指摘し改善を求める策
3.個人／チームの注意力を原因とし、「より注意深く確認します／させます」といった策
4.それっぽい言い訳付きのダブルチェック/トリプルチェック体制
5.ドキュメントにその旨追記します！的な解決策
これは面白い。シンプルに、人間を使わないというヒントから考えてみよう。以下の図の「上司」と「事務担当者」を「コンピュータ」に置き換えてみる。
赤い矢印の部分は、営業担当からするとレスポンスもすぐだし、ストレスにならないからいいのでは。
悪い再発防止策は、すべて人が動いて対応する。応急処置はそれでもいい。でもそこで終わらせずに、自動的に検知する・復旧する等の方向まで見越しておくのはよさそうだ。具体的にどうするの、という話は見えてないけど、自分では考えつかない切り口だった。
別の観点でもらったヒント
いきなりよいヒントをもらった。これだけでブログをかいた価値があった･･･。ひとかたまりの業務全体として関わる人を減らす。それは確かに使えそう。
関わる人を減らすというのが現実解だといつも思ってますね、、、 https://t.co/2APwUH2kfM
— きゅーい🍿🍿 (@library_fit) January 11, 2022
誰かが書いてたけど、サポートしてもらったらそのお金をだれか別の人のサポートに回すと書いていて、それいいなとおもったのでやります！