働き方のデザイン: 朝一の30分の使い方
これはフェンリル デザインとテクノロジー Advent Calendar 2020 21日目の記事です。
新しい職場にもリモートワークにも慣れ始めた今年の9月ごろ、家で集中して仕事ができないというスランプに陥りました。それを機に考えるようになったのが、リモート環境における働き方や時間との向き合い方です。
課題の解決はまさにデザインだと思い立って、9月以降、いろんな働き方を考えて実践してきました。その中で、なんとなくルーティンとして固まりつつある、始業からの30分の使い方を紹介します。
ちなみに、働き方は人それぞれ向き不向きがあると思うので、そっくりそのまま真似することはおすすめできませんが、働き方を考える上で参考にした「最高の脳で働く方法」っていう本はめちゃくちゃおすすめです。
1. 一気に情報に追いつく
PCを立ち上げて最初にやることは、情報に追いつくことです。
情報といってもニュースの類は含みません。朝一でニュースをチェックし始めると、ついダラダラとネットサーフィンしてしまうからです。
チェックするのは仕事上の連絡のみ。メール、Slack、スケジューラーなどを一通り確認して、自分が関わっている仕事の進捗に追いつきます。
確認中に反応するのは、「すぐに返信できること」と「すぐに返信すべきこと」の2つのみ。ちょっと調べたり考えたりする必要のあるもの、返信が長文になるものは、後回しにします。
2. 抱えているタスクを全て書き出す
続いてはタスクの書き出し。そのときに抱えているタスクを、とりあえず全て書き出します。
書き出すときは、優先度も粒度も気にしません。今日やらないといけないことも、いつかやりたいことも書いていきます。
書き出すときのツールはいろいろ検討しましたが、結局、紙とペンに落ち着きました。タスクが並ぶ紙を手元に置くのが便利というのもありますが、朝一でペンを使うとなんかやる気が出るってのが一番の理由です。
3. タスクを「大」と「小」に分類する
次はタスクの分類。書き出したタスクに対して、「大」と「小」の文字を付け足していきます。
タスクの大小は、脳のエネルギー消費が基準です。自分で考えて何かを生み出す必要のあるタスクは「大」とし、それ以外のタスクを「小」とします。
職種的に何かを考えるタスクが多いので、脳科学的に厳密に考えれば「大」のタスクばかりになってしまうんですが、実際はこれまでの経験を元に、ある程度、主観で大小に分類します。
ちなみに、ここで「大」とした作業は、メールやSlackの通知を切って、スマホを手の届かないところに置いて取り組むことが多いです。集中力が必要なので。
4. 優先度の高い「大」のタスクを2つ選ぶ
分類が終わったら、優先度の高い「大」のタスクを2つ選びます。それが、その日に絶対完了させる「大」のタスクになります。
「大」のタスクは、脳が疲れている状態では取り組めません。なので、いろいろ試して、1日に2つまでと決めました。
このルールを決めるまでは、その日にこなしたタスクが少ないと、仕事終わりにテンションが下がることもありましたが、今では、「大」のタスクを2個こなしたらその日は大成功、と考えることで、仕事終わりを毎日スッキリした気持ちで迎えられてます。
5. 選んだ「大」タスクを朝一と昼休憩後に配置する
続いて、選んだ2つの「大」タスクをスケジュール表に書き込みます。
「大」タスクに取り組むのは、朝一と昼休憩後の時間帯。厳密にいえば、朝一はこの記事に書いた一連の作業をするので、その後の時間帯、「朝二」になります。
朝と昼休憩後を選ぶのは、自分の脳が一番スッキリしている時間だと感じているからです。朝や昼休憩後が会議で埋まってしまう日もありますが、その場合も、「脳がスッキリしている」ことを基準に代わりの時間を選びます。
ちなみに「小」のタスクは、スケジュールを特に決めません。タスクを書き出した紙を見ながら、空いている時間にその時の気分で取り組むタスクを決める感じです。
6. モヤモヤを全て解き放つ
スケジュールが決まったら、最後はモヤモヤを解き放ちます。
具体的には、「反応しないと相手の時間を奪ってしまう問い合わせへの返信」と「質問しないと自分の作業が滞ってしまう内容の問い合わせ」の2つを実行します。
モヤモヤが残ったままだと、「大」のタスクに取り組んでいるときの集中を阻害しかねません。「大」のタスクに全身全霊を注げるように準備するのが目的です。
ここまで30分以内で走り切ったら、だいたいコーヒーを飲んで一息つきます。そして、脳をスッキリさせた状態で、その日1つ目の「大」のタスクに取り掛かります。
さいごに
今回紹介した時間の使い方は、今年の11月末ぐらいにようやく、自分の仕事のスタイルとして固まってきたものです。
ここに書いた通りに朝一の30分を過ごせば、その時点で早くも達成感を感じられるのが、働き方を体系化して良かったと感じることですね。
ただ、一つのやり方に固執して柔軟さを失うのは避けたいので、いい働き方とは何かを日々考えながら、これからも自分の働き方をアップデートしていきたいと思います。
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脳のエネルギー源はぶどう糖です。
それを意識するようになってから、仕事にはラムネが欠かせなくなりました。エナジードリンク味、おいしいですよ。
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