バックオフィスの業務って?

バックオフィス、会社の後方支援部隊です。

私は社会人になってからほぼバックオフィス業務です。

1社目は支店の売掛金担当と営業サポート、2社目、3社目は財務経理、現職は経理を中心とした総務労務庶務です。

おそらく50名規模の会社以上になると、大体それぞれ専任の方がいるのではないでしょうか。

今はすごく便利なクラウドサービスもたくさんあって、人、いらないんじゃないの?って思うかもしれません。

でも誰がそのソフトを導入して設定して運用するの?っていうことでやっぱり工数は必要なんです。

現職では10名規模で入社し、社員役員時給社員合わせて50名程度の時まで経理総務労務を一人でさばいていましたが、そのあたりまでが限界でした。

特に月初、月次の締めと給与計算、経費精算などが一気に押し寄せ、だいぶしんどいことになっておりました。

これから会社を立ち上げる方、またベンチャーの小規模の会社の方がイメージしやすく、会社が大きくなるにつれて必要になってくる過程を振り返ってみました。

わかりやすく労務・総務(庶務)・経理・法務に分けてみました。

【労務】
①社員:10名程度の規模
労務システムなどはなし。すべてエクセル・Dropbox・書類で管理。
給与計算・社保手続きは社労士。そこに投げるまでの勤怠データの集計や有給数の確認、社保手続きの元データ収集は必要。


②社員:50名程度の規模→この辺りで労務専任担当者を1名入れてもらう・勤怠管理システムを導入する
勤怠管理をエクセル提出してもらっていたのですが、上場に向けてキチンとしたシステムを入れることに。
ただマスター登録やワークフロー設定などはそこそこ時間はかかっていた。導入後の運用マニュアルやルールも作成して社内にアナウンスをしました。
また人が増える分、引っ越し、結婚などの社保関連の手続き(扶養いれるいれないなど)が増えてくる。
勤怠も残業多めの方などがいたりすると管理に気を付けないといけない。でも相変わらず労働者名簿のようなものはエクセル管理・・・。

③社員:100名程度の規模→この辺りで人事管理システムの導入を決意(エクセル管理の限界)
衛生管理委員会を設置しないといけないです。(衛生管理者資格を勉強して取りに行きました。)
勤怠管理だけでなく、労務問題が起こり始める。なので労務面談や産業医との連携がいろいろ必要になってくる。
またあらゆる社員から個別に問い合わせがくるのでそれに追われる。
(個人的に、労務面談はすごく大事だなと思った。)
現職ではちょうど来月あたりに人事管理システムを導入予定なので、これからその設定に追われる予定です。

【経理】
①社員:10名程度の規模
発行する請求書や入出金も少ないので、管理は楽。会計ソフトはスタンドアローンのものを使用。
ただ、証憑をしっかりファイリングしたり、後日わかるようにフォルダーをしっかり年月別に分けておくなどが必要。
これをさぼると、後日この仕訳なんだっけ?なんでこの処理したんだっけ?となる。一人でやっているからこそそこはメモを残すなどしてだれが見てもわかるようにしておいた

②社員:50名程度の規模→この辺りで経理の社員1名とフルタイムパートさんが1名入る
この辺りになると事業部がしっかりできていて営業もビジネスも増えるので請求書や案件管理が必要になる。
会計システムをクラウド会計ソフトを導入し複数名で管理できるように。また上場に備え監査法人・税理士をしっかりした事務所へ変更。
当然のことながら監査が始まる。(ここで今までの資料やファイリングが生かされる)

③社員:100名程度の規模→経理は5名体制に。(弊社はこのあたりで上場)
私は財務側に移動。経理の専任Mgrがいるのでその方が中心に決算周りを支えています。上場会社で決算・申告までやってきた方が数名必要な規模です。
事業部ごとにメンバーを付けて案件管理のフォローをしています。
月初は締め作業でいっぱいいっぱいになります。

【総務】
①社員:10名程度の規模
物品手配やネットワーク管理、機器発注などいろいろやることはあるけど頻度が少ないのでこなせます。
役会議事録作成や契約書のチェック・製本・総会招集運営なども総務でやりました。(大体は書面決議で済むのですが)

②社員:50名程度の規模→パートさん1名入れていただく
度重なるレイアウト変更・移転などが発生し始める頃。そのたびに名刺・備品手配や電話工事・内装業者との打ち合わせなども必要です。
人数が増えると必要になる 備品が増えてきます。
これが変わるとこれが必要、とすぐ考えられるようになっているのが大事かなと思います。
契約書管理も管理番号を付けて年度別にしっかり分けておくと後で探しやすいです。
器具備品(PC等ので20万以上の資産性のあるもの)については管理NOを付けてしっかり総務側でだれがどれを使っているかの把握が必要になってきます。


③社員・100名程度の規模→パートさん3名入れていただく
この辺りになると法務やIR専任がいるので、役会関連業務・契約書チェックは専任の仕事になります。
福利厚生の案を考えたり導入したりなどを役員含め検討したりしています。
労務システムなどはなし。すべてエクセル・Dropbox・書類で管理。
何気に大変なのがPC手配やシステム管理。PC壊れたとか入れ替えたいとかの要望がしょっちゅうきます。
後地味に面倒だった名刺発注をシステムをいれて総務の誰でも新しいレイアウトで発注できるようにしました。すごく便利です。

ざっとですが、イメージわきますでしょうか。
またいつか個別に業務について詳しくお話できればと思います。

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