お局様攻略中であります②

お局様攻略中であります①の続きになります。
この②までの期間に、お局Ｅさんと衝突があり、そのときの対応によりひとまず決着がつきました。
それも後々、③で書き出していきます。

さて続きです。

【計画】対策を考えてみた

お局Ｅさんとwin-winの関係を目指すには、どうしたら良いのか。
引き継ぎが順調にいき、「さすがＥさん！」と後輩の私が素直に言える状況を作り出すがのが一番良いのですが、捨てゼリフが得意でフローやマニュアルをつくるのが苦手なＥさんが自主的に変化してくれるとも思えません。

Ｅさんにマニュアル化の話しをすると、以下の言葉が返ってきます。
「システムが近いうちに変わる予定だからやる意味がない」
「マニュアルを作っても改訂しないといけない」
「説明しながら話さないと手順や作業ポイントが思い出せない」
「そんな資料作ってもらったこともないし、そんな丁寧な引き継ぎは受けたことがない」
システムは確かに変更の予定がありますが、毎年延期しており、おそらく今年中にも完成はしません。どうやらフローやマトリクス表を作るのが不得意で、やらない理由を探しているだけのようです。

様々な会社でＥさんは理不尽な引き継ぎを受けたそうです。
丁寧な引き継ぎなど受けたこともなく、口頭引き継ぎを丸暗記が基本で、聞き返しても厳しい言葉を浴びせられた過去があるとのことで、仕事は受け手がメモを取り作業を繰り返し身体で覚えるという考えが主軸でした。
（彼女の、人の話を遮り余談や脱線が多いという行為も、周囲から厳しい言葉を浴びた原因のような気もしていますが・・・）

今は令和です。
人手不足も叫ばれる中、日本人が採用されるとは限りません。また、令和の新入社員が昭和お局の洗礼に耐えられるとも思えません。業務の外注化をする可能性だってあります。
業務の見える化ができていない場合、そういった相手に口頭伝承で業務を伝えるのでしょうか。相手はおそらく困ってしまいます。
やはりマニュアル化は重要なのです。

Ｅさんの言葉を真に受けるのであれば、彼女は業務マニュアルを見たことも作ったこともないようです。ならばその見本を作成し、内容チェックをお願いする形でマニュアルを作る手順にＥさん本人を巻き込でしまえば、手順も伝わるし、最終的に作り方を知らないとは言えない状況になるのではないかと思いました。
苦手意識からの拒絶もあるかなと考えましたが、Ｅさんは「仕事ができる私」をさりげなく（でもなく）主張されるので、上司にマニュアル化の許可を取った上で「会社のためにマニュアル作成に協力してほしい」と、私が頼る形を取れば前任者でもあるため逃げることはできません。

私自身も業務マニュアルの定型を知っているわけではないので手探りですが、「これあったらいいな」と思う資料を作り、それをまとめたものをマニュアルとすることにしました。

まとめると以下の通り。

《Ｅさんへの対策》
・日本人以外の採用があった場合、現状では対処できないことを伝える
・業務の資料を作成し、チェックをしてもらう（巻き込む）
・１つ資料ができたら上司に見せて継続の許可を取る
・マニュアル化をＥさんの業務の一つにしてしまう

これらを実行してみました。

【実行】実際にやってみた

Ｅさんは一日に数度、昔話を始めます。
私の頃は・・・、昔は・・・、など、自身が体験した武勇伝です。
ある日、同様に引き継ぎの昔話が始まりました。彼女の機嫌が良かったため、私は思いきって日本人以外の採用の可能性を話し、その人がこの業務をできるか問いかけました。
答えは「できないでしょう」でした。
最初は、考えすぎだと笑われましたが、人口減少と外国人労働者の増加から、あり得ない話しではないことを伝えると、近所に海外の方が引っ越してきている話しを始めました。
心当たりがあったようで、全面否定はされませんでした。
マニュアルの必要性に関する、引っかかりの一つは作れたように感じたので、それ以上は話しを広げることをしませんでした。

マニュアル化は以下の手順で進めています。（現在も進行中）
１、全体フローの作成
２、使用システムの仕様の一覧作成
３、各業務パターン一覧作成
４、必要資料のチェックリスト作成
５、詳細フローの作成
６、手順書の作成

「１、全体フローの作成」は本当にざっくりフローです。
「締日に書類をまとめる→システムに登録→別部署へ提出」程度の大枠です、それを各事業分、全体の流れが見える事を主として作成します。

「２、使用システムの仕様の一覧作成」は、自分が業務で使うシステムでは何がどの項目でできて、自分の業務で使用する機能であるかどうかを表にした物です。
これを作ると、どこに何があるのか自分で探すことができます。

「３、各業務パターン一覧作成」はパターン一覧です。一つの業務でもいくつかのバリエーションが有り、それが絡み合ってパターンが複数発生するので、それをマトリクス表にします。
パターンの種類が多くても無限にあるわけではないので、一覧にして可視化することで共有が楽になります。

「４、必要資料のチェックリスト作成」は必要な書類とその必要項目を明確にし、チェックするための表です。
各部署からの必要書類が揃っているか、記載漏れがないかをチェックしているのですが、種類が多いとどうしても漏れが発生します。漏れがあるとシステムに登録できず、確認や再度提出依頼をしなければいけないため時間がかかります。この大きなムダをなくすために、必要な項目を可視化して無心でチェックできるようにします。

「５、詳細フローの作成」は「１、全体フローの作成」の詳細版です。細かい流れを把握するために作ります。
場合によっては不要かもしれません。

「６、手順書の作成」は業務を行うためのツールを操作する手順書です。操作マニュアル的な物です。
これは１～５が明確になってから最後に作ります。画面キャプチャーした画像に、赤枠や矢印などで操作の順番などを記し、基本操作を可視化します。

この順序や内容が正しいかどうかはわかりません。
もし違っていたら、都度振り返って見直して、軌道修正しながら進めていこうと考え「とりあえず進める」事を意識しました。

現状の進捗は４辺りになります。
１と２をやっていた２ヶ月間は、Ｅさんに「ムダな事をしている」「意味がないのにね」など、嫌味を言われながらの作業でした。
ですが３を作成している辺りから、今までＥさんの中で整理ができていなかったものが表で見えるようになると、「こんなにパターンがあったのね！」とマニュアル化に関心を示すようになり、４にとりかかった頃には否定はしなくなりました。
他部署との連携も、３と４の表を共有したことでスムーズに行えるようになり、業務の負荷も軽減されました。これにより生まれた時間を使い、５と６も進めていこうと思っています。

また、３を作った頃に上司との面談も有り、作った表を見せながらＥさんの対処とマニュアル化についての許可を貰いました。

現在進行中のため、今後うまくいくかは未知数ですが、会社のためと自分の収入確保のために、これからも継続してゆっくり改善していこう！！

と、思っていました。

穏便に進めていこうと努力していたのに・・・ついに私の堪忍袋が破裂してしまいました・・・

あ～あ・・

続きます。